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Breve resea de la empresa Breve descripcin del producto: Caractersticas, beneficios de su uso, modelos, variedades, formato de venta. Breve mencin de las certificaciones de la calidad del producto o el proceso productivo de la empresa: ISO, HACCP, BPM, o normativas exigidas por el pas de destino para el producto en cuestin, como las Directivas de la Comunidad Europea o los estndares de calidad de la FDA en Estados Unidos, entre otros. Capacidad productiva de la empresa (mensual o semanal) . Garantizar la entrega puntual del producto de manera continua. Lista de precios FOB o CIF en dlares de los EE.UU. Datos de contacto del encargado de la negociacin y venta del producto, con frecuencia este cargo recibe el nombre de: Export Manager. Adjuntar catlogo con las especificaciones tcnicas del producto: Dimensiones, peso, contenido nutricional, modo de uso, envase, etiquetado, etc...
Cuando enve el mensaje asegrese de enviar copias nicamente a las personas que necesiten ver el mensaje, es decir, personalice lo ms que pueda su correo direccionndolo, en lo posible, nicamente al importador (investigue siempre el nombre y el cargo de la persona a la cual se va a dirigir). Uno de los principales criterios que se debe tener en cuenta a la hora de redactar el correo es ponerse en el lugar del importador y pensar: Por qu este producto es bueno para mi o mi empresa? o Cmo se beneficia mi negocio al comprar este producto?. En todo momento debe apuntar a despertar el inters y la decisin de compra en el importador. En cuanto a los archivos adjuntos procure no enviar adjuntos demasiado pesados dado que estos pueden tardar mucho en bajar o su peso puede superar la capacidad de almacenaje de la cuenta de correo del importador, con lo que se arriesga a que el mensaje no llegue a destino. IDIOMA En lo posible el idioma en que se redacte el mensaje debe corresponder al idioma del pas en que se encuentra el importador, de lo contrario puede utilizar el idioma ingls. Las traducciones deben ser realizadas por profesionales a fin de no cometer errores ortogrficos que afecten la imagen de su empresa, en este sentido, puede solicitar ayuda a las embajadas, cmaras de comercio e institutos de idioma. DATOS DE CONTACTO DEL ENCARGADO DE LA NEGOCIACIN Firme el e-mail con su nombre, cargo, nombre de la empresa, e-mail, telfonos de contacto, fax de contacto, y sitio web de la empresa. SEGUIMIENTO Conteste de inmediato sus mensajes, generalmente dentro de las 24 horas siguientes. Cuando est ausente de su lugar de trabajo, use la funcin de respuesta automtica para que los emisores estn al tanto de cuando regresar o con quin pueden ponerse en contacto durante su ausencia.
Recuerde siempre que el correo electrnico es solo uno de los medios de comunicacin que su empresa dispone para contactarse con un potencial cliente en el extranjero, el cual se complementa perfectamente con un seguimiento de la oferta va telfono. Toda vez que enve un mensaje electrnico procure no terminar el correo con frases vagas o abiertas como: Quedamos a la espera de sus comentarios, sino que intente escribir con frases que incentiven a la accin como: Lo llamar a su oficina el prximo viernes a las 10:00 AM para conocer sus impresiones y comentarios sobre nuestra propuesta o Es posible continuar nuestras conversaciones va telfono?, Que da y a qu hora podra contactarlo para conocer sus impresiones?.