FUNDACION SIIGO ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS

FLUJOGRAMAS O FLUXOGRAMAS

ELABORADO POR: KAROL ISABEL BARBOSA FONSECA MARTHA LILIANA BARBOSA HERNNDEZ YOISAIRA ANDREA CRUZ MORENO LOREN JULIETH CARVAJAL LADINO

BOGOT D.C, 15 DE ABRIL DE 2012

Tabla de Contenido

Introduccin.............................................................................................................2

2 Definicin Utilidad y objetivos............................................................................. .2 3 Ventajas..............................................................................................3 4 Desventajas...4 5 Recomendaciones ........................................................................................4 6 Presentacin..4 7 Diseo y elaboracin.5 8 Clasificacin...........................6 9 Ejemplos.............................8 10 Smbolos utilizados en los diagramas de flujo 1 American Society of Mechanical Enginners (ASME)..... ...................................11 2 American National Standard Institute (ANSI)................................................... 14 3 Deutches Institute Normung E.V (DIN)................15 4 Norma ISO 900 ................16 5 12 Smbolos del Flujo grama de Ingeniera de Operaciones y de Administracin

Y Mejora de la Calidad del Proceso (DO).........18 Diagramas integrados de flujo (DIF) en las versiones de YourdonDe Marco y Gene & Sarson..................................................................................19 11 Bibliografa................................................................................................. ............ ........21
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INTRODUCCIN

En este trabajo se evidenciar un informe a cerca de flujogramas, su importancia, su manejo segn sus distintas normas como: la ANSI, DO, DIF, ISO 9000, DIN Y ASME, tambin encontrara algunas ventajas y desventajas, tipos de flujogramas segn su presentacin o formato, algunos consejo para la elaboracin de estos. De este informe se aprenden muchas cosas, como la utilizacin adecuada a conocer y elaborar un flujograma, saber conceptos . La expresin de los procesos o procedimientos en un diagrama de flujo genera valor agregado para la institucin, pues la representacin grfica de los mismos permite que sean analizados por los que tienen a su cargo su realizacin y adems por otros actores interesados; quienes podrn aportar nuevas ideas para cambiarlos y mejorarlos.

FLUJOGRAMAS O FLUXOGRAMAS

DEFINICIN: los flujo gramas son diagramas que emplean smbolos grficos para representar etapas de un proceso se usan, de esta manera para poder entender los diferentes movimientos entradas por ejemplo la entrada de mercanca y la salidas de a sus clientes UTILIDAD: herramienta de utilidad porque a travs de las diferentes fases de anlisis y organizacin que se construye el flujograma, en el ordenamiento de cada proceso y su finalidad dada a distinguir y a entender fcilmente ODJETIVOS Dar a conocer la organizacin, elementos, y procedimientos en la elaboracin de flujogramas segn el manejo en sus diferentes normas

VENTAJAS QUE OFRECEN LA ELABORACIN DE FLUJOGRAMAS

De uso: facilita su empleo De destino: permite la correcta identificacin de actividades De interaccin: permite acercamiento y coordinacin De simbologa: disminuye la complejidad y accesibilidad De comprensin e interpretacin: simplifica su comprensin

DESVENTAJAS:

la salida tras el smbolo de decisin pueden ser difciles de seguir si hay diferentes caminos los diagramas complejos o complicados al elaborarlos no existen normas especficas que permita incluir todos los detalles que el usuario desee

RECOMENDACIN PARA EL USO DE SMBOLOS no utilizar en un mismo lado smbolo varias lneas de entrada y salida no haber ms de una lnea de unin entre dos smbolos por claridad las lneas de unin se deben representar con lnea recta los smbolos deben tener un tamao uniforme

RECOMENDACIONES PARA EL USO Y APLICACIN DE SMBOLOS La redaccin del contenido del smbolo debe ser realizada con frases breves y sencillas Evitar usar siglas anotando el nombre completo de las unidades administrativas El smbolo de documentos debe contener el nombre original de la forma que se utilice El smbolo de conector puede ser alfabtico o numrico, pero debe coincidir en los conectores de entrada y salida Cuando existen una gran cantidad de conectores, es conveniente adicionar un color al smbolo DISEO Y ELABORACIN DE FLUJOGRAMAS La informacin para identificar cada diagrama debe ser la siguiente:

Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales. Nombre del departamento o los departamentos involucrados. Nombre de la persona que prepar el diagrama. Nmero de personas o puestos involucrados. Nmero de pasos.

Identificar cada columna con el nombre de la persona o puestos que realiza cada uno de los pasos. Representar las formas o documentos, mediante rectngulos proporcionales a las formas o documentos representados. Sin embargo como lo principal es la claridad, esta convencin puede eliminarse empleando solamente el buen juicio. Cada forma debe representarse siempre por un rectngulo de las mismas dimensiones.

 Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un tringulo negro en la esquina inferior derecha. Cuando las dimensiones del rectngulo lo permitan, es conveniente poner el nombre de la forma en cada paso que aparezca. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un nmero en la esquina superior derecha. Para el original siempre se colocar el nmero uno; y las siguientes copias tendrn numeraciones ascendentes. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen. Cuando se transportan dos o ms papeles, que van unidos, ya sea con grapa o broche o en sobre, se renen los rectngulos identificando cada uno de ellos. El movimiento se presenta por una sola lnea. Cuando se muevan juntos, pero no unidos, el transporte se representa por medio de lneas para cada forma o grupo de formas. La secuencia demuestra haciendo que las lneas de transportes tengan una ligera tendencia hacia abajo. El orden cronolgico de los pasos se representa por el orden en que aparecen los rectngulos, de arriba hacia abajo. Debe identificarse cada paso con un nmero y hacer una pequea descripcin del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la accin. Si es posible hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha proporcionado la informacin.

PRESENTACIN DE LAS FORMAS EN EL DIAGRAMA: Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectngulos, imitando hasta donde sea posible la forma y tamao de las originales reducidas a escala, indicando en la parte superior y al centro el nombre con una sola palabra. Las formas con copias deben representarse como sigue. Cuando se tenga que hacer una distribucin de formas, se recomienda empezar con la ms alejada para evitar que se crucen. Toda forma debe demostrar cual fue su origen. La nueva forma se marca con un tringulo en la orilla inferior izquierda y con ello se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el proceso. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra hoja o a otra parte de la misma hoja, la liga de procesos se muestra mediante "conectores" que consisten en dos crculos con la letra W, uno en el punto en que se cort el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia.

EJEMPLOS:

.CONSTRUCCION DE LOS DIAGRAMAS:

FLUJOGRAMA NORMA ASME:

Existen dos smbolos de diagramas de flujo conocidas con el nombre de ASME y ANSI a pesar de la aceptacin que ha tenido esta simbologa es muy limitada por qu no ha surgido un smbolo que satisfaga todas las necesidades ASME relaciona ms a factores

Actividades Puestos de trabajo Tiempo Trabajo

Se utilizan los siguientes smbolos:

PASOS A SEGUIR PARA LA ELABORACION DE UN FLUJOGRAMA SEGN LA NORMA ANSI

VENTAJAS DE ASME Nocin clara y precisa de la sucesin de etapas Frecuencia relativa de cada operacin Cantidad de pasos del tramite Demoras Cantidad de traslados Oportunidad de controles

DESVENTAJAS No muestra los documentos utilizados No muestra los puestos de trabajo donde se realizan las operaciones

REGLAS DE DIAGRAMACION Se presentan cinco columnas que cada una es para una operacin y los cdigos se relacionan mediante lneas Decir el procedimiento a diagramar: diagramas separados Describir cada paso: descripcin breve en la columna Anotar tiempo de distancia, puesto de trabajo y formularios. Seleccionar el smbolo: se relaciona entre s a travs de lneas rectas Sumar cantidades: de operaciones, traslados, controles, demoras y archivos Ejemplo de flujograma norma ASME

FLUJOGRAMAS NORMA ANSI

ha desarrollado un smbolo que sea empleado en procedimientos electrnicos para el manejo de datos para representar los flujos de informacin, la cual se han adaptado algunos smbolos para la elaboracin de los diagramas de flujo dentro del trabajo de administracin de la empresa Es una organizacin privada que administra y coordina la normalizacin voluntaria y las actividades relacionas a la evaluacin de conformidad en EE.UU

SIMBOLOGIA NORMA (DIN) PARA LA ELABORACION DE FLUJOGRAMAS

SIMBOLOGIA SEGN NORMA ISO 9000 PARA LA ELABORACION DE FLUJOGRAMAS

EJEMPLO NORMA ISO 9000

SMBOLOS DE LA NORMA (DO) PARA ELABORAR DE DIAGRAMAS DE FLUJO

Aunque no es muy comn para la representacin de procesos rutinarios en instituciones pblicas o privadas.

PROCESO: proceso dentro del flujo PROCESO EXTERNO: representa una accin que hace una persona que no pertenece a la empresa DECISIN: es el punto en el cual se pueden decidir entre una u otra decisin. TEMA: indica realizacin de una actividad.

PROCEDIMIENTO: indica la realizacin de una operacin o actividad. FUNCIN ORGANIZACIONAL: representa organizada que s que se debe realizar. una funcin

LNEAS DE FLUJO: indica la forma en que se conectan de forma organizada.

SIMBOLOS DE LA NORMA (DIF) PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO

El smbolo DIF no es muy frecuente en el campo administrativo.

ESTILO TOUR DON-DE MARCO

PROCESO: operacin o actividad dentro del proceso.

ENTIDAD EXTERNA: realizacin de un proceso fuera de la institucin. ARCHIVO: indica depsito permanente de un documento o informacin dentro de un archivo. LNEA DE FLUJO: conecta los smbolos sealados al orden en que se deben realizar. ESTILO SARSON GANE Y PROCESO: operacin o actividad dentro del proceso.

ENTIDAD EXTERNA: realizacin de un proceso fuera de la institucin. ARCHIVO: indica depsito permanente de un documento o informacin dentro de un archivo. LNEA DE FLUJO: conecta los smbolos sealados al orden en que se deben realizar.

ESTILO TOUR DON-DE MARCO

EJEMPLO ESTILO GANE Y SARSON

CONCLUSIN Los Flujogramas a los cuales tambin se les llama diagrama de flujo y muy rara vez fluxogramas, son grficos que sealan el movimiento, desplazamiento o curso de alguna cosa, que bien puede ser una actividad, un formulario, un informe, materiales, personas o recursos.

BIBLIOGRAFIA:

Segn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1.997 Slideshare American National Standard Institute (ANSI) Smbolos del Flujo grama de Ingeniera de Operaciones y de Administracin Y Mejora de la Calidad del Proceso (DO) Deutches Institute Normung E.V (DIN) Diagramas integrados de flujo (DIF)

Norma ISO 9000 American Society of Mechanical Enginners (ASME)

KAROL ISABEL BARBOSA FONSECA Presidenta YOISAIRA ANDREA CRUZ MORENO Gerente MARTHA LILIANA BARBOSA HERNNDEZ Vicepresidenta LOREN JULIETH CARVAJAL LADINO Abogada