Msprojectdersnotlari Duzenlenmis

Microsoft Project Kursu Ders Notlar
M i c r o s o f t P r o j e c t 2 0 0 3 D e r s N o t l a r
AND Proje Ynetim, Danmanlk Hizmetleri ve Ticaret
Proje Ynetimi Sertifikasyon Program iin Hazrlanmtr.
Microsoft Project Kursu Ders Notlar Aada, Proje Ynetimi Eitim Programnda verilen baz konular okuyucunun bilgilerini tazelemek zere zetlenmitir. Daha geni bilgi eitim programlarnda verilen Katlmc Notlar dokmannda bulunabilir. PROJE TANIMI :
Proje esiz bir rn ya da hizmet yaratmak iin geici bir aba giriimidir. Aproject is defined as a temporary endeavor to deliver a unique product or service. Proje Ynetim Sistemi le Yantlamaya altmz Konular; 1. Somut, llebilen kt ve sonular yaratan projeler retmek 2. Proje kapsamndaki belirlemek grevlerin kimler tarafndan tamamlanacan
3. Her grevin ne zaman yaplaca ve ne kadar sreceini tanmlamak 4. Her bir grevin ne kadara mal olaca belirlemek 5. Baz grevler planland ekilde tamamlanamazsa ne olacan ngrmek 6. Proje ile ilgili olan kiilere projenin ayrntlarnn en iyi ekilde nasl iletileceinin belirlenmesi Bu kapsamda tm proje boyunca anlk ve gelecee dnk deerlendirmeler yaplr. (Ex ante) Evaluations : n gr (n izleme)
(Ex post) Evaluations : deerlendirme PROJE YNETM NEDR? Projeyle ilgili taraflarn (Paydalar) gereksinim veya beklentilerini karlamak veya onlarn zerine kmay salamak zere bilgi, beceri, ara ve teknikleri uygulama bilimi ve sanatdr. Paydalarn ortaya koyduu gereksinimleri salamak veya onlarn stne kmak rekabeti isteklerin dengelenmesiyle olmaktadr: Kapsam, zaman, maliyet, kalite ve dier proje hedefleri Farkl mteri veya proje sahiplerinin istekleri Tanmlanm veya tanmlanmam gereksinimler (beklentiler)
Proje ynetiminin dier bir tanm: BL YNET ve BRLETR - DENETLE Program: Birden fazla projenin btn olup, ilgili projelerin birlikte tek tek ynetiminden daha ok yarar salamak zere koordineli ynetimini kapsar. Portfy: Projelerle birlikte kurumun dier sre giden almalaryla birlikte ele alnp stratejik hedeflere gre deerlendirildii btncl bir yapy tanmlar. Alt Projeler: Daha iyi ynetim salamak zere ana iin alt paralara blnmesinden oluan projelerdir. Projenin Baarganlk Performans, (Kapsam, Kalite ve ilevsellik) Maliyet ve Zaman hedefleri arasnda fonksiyonel bir iliki vardr. 2
Microsoft Project Kursu Ders Notlar f (performans, maliyet, zaman) = c (Ama ve Hedefler) Bu iliki projeden projeye, proje iinde ise zaman zaman deiir. Proje ynetiminin temel ilevi bu hedefler arasndaki deiiklii deerlendirerek zmlemek ve ynetmektir.
ZAMAN (time)
MALYET (cost)
BAARGANLIK (scope, quality, functionality) Kapsam: 1. rn/Hizmet Kapsam: Gereksinim ve beklentiler 2. Proje Kapsam: Proje kapsamnda yaplacak tm almalar (bte, kalite, i program, kaynaklar, riskler gibi) PROJE BERATI Proje Berat, bir program ya da projenin kurum iinde resmi balama onayn belgeleyen bir dokmandr. Nasl hazrlanr? Proje yneticisinin bal bulunduu rgt tarafndan i yetkilendirmeye hizmet etmek amacyla oluturulan bir dokmandr. Proje yneticisinin bu dokman oluturmas beklenmemekle birlikte; ifade ve tercihlere ilikin olarak nerileri/girdileri alnabilir. Uygulamada st ynetim proje yneticisinden onaylanmak zere dokman hazrlamasn isteyebilir. Bu durumda, proje yneticisine yetki, kaynak kullanm ve dier ynetim personeliyle iliki anlamnda snrlarn belirlemesinde byk bir serbestlik verilmi olur.
Nerede kullanlr? Proje Berat, projenin nemli bilgilerini dokmante etmek, proje iin salanacak kaynaklarn belirlenmesi, ibirlii ve bu kaynaklarn salanmas amacyla kullanlan bir aratr.
Microsoft Project Kursu Ders Notlar Berat, projeyle ilgili raporlama ilikisini, ilevsel ynetim organizasyonundan beklenen taahht dzeyini belirlemekle balamaldr. Ayn zamanda, proje yneticisi tarafndan takm elemanlar ile olan ilikisini ve salanan bu iliki altndaki yetkiyi glendirmek zere kullanlan bir dokmandr.
Hangi artlarda uygulanr? Proje Berat, st ynetimin mutlaka destek ve onayn gerektiren belirgin bir aba dzeyi iin uygulanmaldr. Proje yneticisi tarafndan yetkisinin tannmas ve destek gerektiren her trl durumda kullanlabilir. rgt iinde geni bir uygulama alan bulurken; rgt dnda snrl fayda salar.
Kim onaylar? Proje Berat, en azndan ilevsel ynetim dzeyinde ya da ideal olarak rgt hiyerarisi iinde ilevsel ynetimden daha st dzeydeki ynetici tarafndan onaylanmaldr. Ayn zamanda, projeye kaynak salamakla sorumlu ilevsel yneticiler tarafndan da anlalmal ve kabul grmelidir.
PROJE PLANLAMA SREC Proje beratnn yaynlanmasndan sonra bu beratla atanan proje yneticisi kendisine verilen yetki ve sorumluluklar erevesinde bir proje planlama ekibi oluturur ve aadaki ekilde gsterilen sreler iinde temel sorularn cevaplarn arar. Bu sorularn cevaplar Proje Ynetim Plan iinde temel bazlara karlk gelecek ekilde yantlanr.
SZLEME "NASIL" A yaps
Kapsam Tanmlama
"KM" Organizasyon
"KM" "NE" YAPAR "NE" DA ve Tanmlar Sorumluluk Matrisi "NE ZAMAN" Program
TL/$
"NE KADAR" Bte Plan
TANIMLARI
"NE OLUYOR" Sapma zmlemeleri
Microsoft Project Kursu Ders Notlar MS Project 2003 bu sorularn yantlarn bulmamza yardmc olan bir aratr. Yazlmlar birer ama deil projelerin planlama, izleme ve deerlendirme srelerinde kullanlan yardmc birer aratr. Yazlmlar tek bana kullanyor olmak o kurum veya irkette proje ynetimi srelerinin uyguland anlamna gelmez. Her kurum kendi ihtiya ve beklentilerine gre program/proje srelerini tanmlar ve yardmc yazlmlarla bu srelerin hzl ve gvenilir yrtlmesine yardmc olur. YEN PROJE TANIMLAMAK
1. Adm :
File mensnden Newi tklyoruz.
2. Adm :
(Blank Projecte tklayarak) Bo proje ayoruz
Proje aldktan sonra adm adm projenin zelliklerini tanmlayacaz.
Microsoft Project Kursu Ders Notlar 1. BLM DEFINE PROJECT
1. Adm 2. Adm
(Define the projecte tklyoruz.) proje ana tanmlamalar
: Projenin balang tarihi girilir. (nemli) ve bir sonraki ileme geilir. (Save and go to Step 2)
3. Adm
: Projenin internet aracl ile oklu kullanma alp almayacan belirlemek iin aadaki ekran kullanlr. (biz lokal kullanacamz iin No seeneini belirledik.) ve bir sonraki ileme geilir. (Save and go to Step 3)
Not: (Go back to step 2 ile bir nceki adma geri dnlebilir.)
Microsoft Project Kursu Ders Notlar 2. BLM DEFINE GENERAL WORKING TIMES
alma takviminin belirlenmesi.
Tanm : Define general working times: alma saatleri tanmlama
1. Adm
: alma takviminin tipi belirlenir. (Standart, 24 saat vardiyal, gece alma) (Biz standart setik.) ve bir sonraki ileme geilir. (Save and go to Step 3) 8
Standart alma gnlerinde de istediimiz deiiklii yapabiliriz. (rnein, Cumartesi gnleri allacak ekilde belirleyebiliriz.) Ayrca, gnlk alma saatleri de ayarlanabilir.
2. Adm : Standart takvimde olmayan lkeye zel tatil gnleri ilenerek takvim tamamlanr. Bunun iin Change Working Time seilir.
Takvimde tatil gnleri seilip; Nonworking time iaretlenir.
3. Adm
: Gnlk ve haftalk alma saati ile aylk alma gn ayarlar yaplr. (Biz programn setii gibi braktk.) ve bir sonraki ileme geilir. (Save and go to Step 5)
10
stenirse define additional calendars seilerek ek takvim ayarlar da yaplabilinir.
11
Microsoft Project Kursu Ders Notlar 3. BLM PROJE GREVLERNN (ETKNLKLERN) GRLMES LIST THE TASK IN THE PROJECT (nemli bir blm) Bu blme gemeden nce Dalm Aac (DA) ve Tanmlar (T) dokmanlarnn hazrlanm olmas beklenmektedir. Yanl bir eilim olarak bu iki sre tamamlanmadan yazlmda etkinlikler tanmlanmaya balanr. DA ve T yukrdaki sre tanmlarnda belirtildii gibi Ne yaplacak? sorusunun cevabn verir. Bu nedenle ayr bir dokmanda projenin nce DA oluturulmaldr. DA iin bavuru dokman Proje Beratdr. Proje Beratnn Proje/rn/Hizmet tanm blmnde yer alan ktlar (teslimat kalemleri deliverables) DA oluturmada genel ereveyi tanmlamas asndan yol gsterici olacaktr. Dalm Aac (DA), proje kapsamn tanmlayan ve dzenleyen bileenlerin rne veya hizmete gre gruplanmasdr. Her azalan dzey daha fazla detayda proje elemannn tanmn temsil eder. Her DA elaman iin ayr bir tanmlayc belirlenir. Bu tanmlayclara genel bir ad olarak "Maliyet Kodu" olarak adlandrlmakta ve genelde maliyet merkezine karlk gelmektedir. En alt dzeydeki DA elaman i paketi olarak tanmlanr. Her i paketi iin bir sorumlu (rgt veya birey) belirlenir ve resmi olarak atanr. paketi tanmlar genelde DA Szlnde toplanarak i paketi tanmlar oluturulur. Tanmlar aadakileri ierir; Proje hedefleri in tanm Kaynaklar (insan, altyap, makine, ..) Bte snrlar Proje teknik zellikleri nemli eki talar program Girdiler ve ktlar (sorumlular ve kabul kriterleriyle birlikte)
Tanmlar iin eitim program iinde verilen ablonlar kullanlmaldr. Program bileenlerinin ele alnd almalarda ise bileen dzeyinde hazrlanm Tanmlarndan yola klarak detayl tanmlalar yaplarak kaynaklar belirlenir. tanmlar iinde yer alan Girdi ve ktlar projenin kontrol noktalarn gstermesi bakmndan nemli olup izleme ve deerlendirme bunlara gre yaplr. Bu kontrol noktalar genelde sfr sre ve kaynak ieren birer eki ta (milestone) olarak tanmlanr. tanmlarndan yola klarak hazrlanacak Etkinlik Listesi kaynak, sre ve aba bilgilerini ierdiklerinden aadaki almalara gemeden nce oluturulmasnda yarar vardr. zellikle sre ve abann bire bir rtmedii durumlarda bunun nemi daha da n plana kmaktadr. rnek vermek gerekirse: Bir onay yazsnn alnma sreci sre olarak 5 i gn srebilir ancak bu etkinlik iin harcanacak fiili aba 3 saat (onay iin inceleme) srebilir. Byle bir rnekte sre girilip (5 gn) kaynak
12
Microsoft Project Kursu Ders Notlar atandnda o i iin planlanan toplam aba 5 gn X 8 saat/gn olarak 3 saat yerine 40 saat kacaktr.
Gerekleen Grevlerin Tanm 1- Sra asndan 2- Sre asndan 3- Kaynak gereksinimleri i. nsan kaynaklar (Human Resources) ii. materyal kaynaklar (Materail Resources)
grevleri tek tek yazyoruz. MP otomatik olarak 1 gn atad. Gnleri gerekli ekilde dzelteceiz. Sreleri tanmlarken i gn ile takvim gnn ayrmak gerekecektir. gn haftada 5 gn, takvim gn is haftada 7 gn olarak alnr. Girilen sreler otomatik i gn olarak alglanr. Bunu takvim gn olduunu belirlemek iin d yerine ed (elapsed time) yazmak yeterli olacaktr. rnein yurt dndan getireceiniz bir malzemenin temin sresi 1 ay ise bu i programna takvim gn olarak girilmelidir. Sre iin dier birimleri de saat, hafta, yl olarak da girebilirsiniz. rnein tm sreleri ay olarak girmek istiyorsanz bunu Options mensnden dzeltebilirsiniz. Bylece her srenin yanna ay yazmaktan kurtulursunuz.
13
Dnm noktalar bir blm iin bittii noktalardr. 0 i gn girildiinde MP bunu dnm noktas olarak alr. 0 i gnn dnda da istediimiz bir satr dnm noktas haline getirebiliriz. Bunlar, yukarda da deindiimiz gibi Tanmlarnda yer alan Girdi ve ktlara karlk gelmelidir.
Bir grevin stne ift tklayp Task Information penceresinden Advenced sekmesi tklanarak yukardaki gibi grevi Mark task as milestone e ek atarak dnm noktas haline getirebiliriz. Grev tanmlarmz aadaki gibi oldu.
14
YNELENEN (TEKRARLANAN) BR GREV OLUTURMAK Birok proje, durum raporlar yaratmak ve yaynlamak, proje toplantlar gerekletirmek ya da rutin kalite denetimleri gibi tekrarlanan grevler gerektirir. Bu tr etkinlikler zaman ve kaynak gerektirdii iin proje planlamasnda mutlaka dikkate alnmaldr. Bu tr bir grev eklemek iin Insert mensnden Recurring Task sein, aadaki grnt oluacaktr:
15
Burada, Personel Planlama Toplantlarnn her hafta Pazartesi gn 2 saat srecek ekilde planlad ve ilk toplantnn 14 Mart 2005 tarihinde balayp 10 hafta sonra tamamlanaca (10 kez tekrarlanaca) bilgisini elde ederiz. Programndaki grnm aadaki gibi olacaktr.
Bu toplantlara katlacak personeli de belirleyip atayabilirsiniz.
16
Microsoft Project Kursu Ders Notlar GREV SRELERNDE BELRSZLK imdiye kadar girdiimiz sreler belirli (deterministik) srelerdi. Eer sre tahminlerinde belirsizlik varsa ve yaplacak? Bunun iin PERT (Program Evaluations and Review Technique) olarak tanmlanan bir teknii kullanrz. Havaclk sanayi iin gelitirilmitir. ARGE projelerinde sklkla kullanlr. Belirsizlikleri dikkate alr. 3 tahminde bulunulur: yimser (TO), Olmas Muhtemel (TM), Ktmser (TP) Her etkinlik iin beklenen zaman ve standart sapma hesaplanr. Her etkinlik zaman ekseni zerinde BETA dalm gsterir. Beklenen proje sresi normal dalm ile yaknsallatrlr (ortalama ve standart sapma) Beklenen Zaman TE=(TO+4TM+TP)/6 Standart Sapma SD=(TP-TO)/6
Greceli Olma Olasl
Olmas Muhtemel (Kritik Yol Hesaplamalarnda Kullanlan) PERT Arlkl Ortalama {TE=(TO+4TM+TP)/6} BETA Dalm En yi Durum En Kt Durum Olas Getiri
PERT kullanm iin View Toolbars PERT Analysis iaretlenmi olmaldr. PERT zmlemesini tm proje iin yapabileceiniz gibi belli bir i grubundaki belirsizlii gidermek iinde kullanabilirsiniz. Beklenen Zaman formlnde yer alan katsaylar (1, 4 ve 1) toplam 6 olacak ekilde ayarlayabilirsiniz (3, 2, 1 gibi). Yine formlde yer alan 6 says ve standart sapma hesaplamalarn Toplam Kalite Ynetiminde vurgulanan 6 Sigma kavramyla ilikili olduunu unutmayn. Projenizin %99,7 gvenirlilik snrlar iinde tamamlanmasn ngryorsanz 6 sigmalk alan tanmlamanz gerekecektir. Aada iyimser, muhtemel ve ktmser tahminleri girebileceiniz rnek tablo verilmitir.
17
Bu deerlere gre iyimser, muhtemel ve ktmser senaryolar zerinde allabilir.
18
Microsoft Project Kursu Ders Notlar PROJE BALIKLARININ AYARLANMASI File mensnde Properties seilerek raporlamalarda kullanlacak balklar ve zet rapor kriterleri belirlenir.
19
20
Microsoft Project Kursu Ders Notlar 4. BLM ORGANIZE TASK INTO PHASES (Grev ilikileri) GREVLER ARASI LKLER ncl Grevler (Predecessors) Ardl Grevler ( Successors) Grevleri ilikilendirirken kullanlan yntemler, Yukardan aa (Top-down Plannig) Aadan Yukar (Bottom- up Planning) (nerilen Yntem) zet Grevler (Summary Task)
ncl Grev
Start Balang
Finish Biti Ardl Grev
Start Balang
Finish Biti
Grevler aras ilikilerde 4 eit tanmlama yapmak mmkndr. 1. Finish to-start Biti- Balang (Bir grevin balamas iin dierinin bitmesi gereklidir.)
2.
Start-to-start
Balang-balang (ayn anda balayabilen grevler)
3. Finish-to-Finish Biti-biti (ayn anda bitecek grevler)
21
Microsoft Project Kursu Ders Notlar 4. Start-to-Finish Balang-biti (ncl grev balarken bir sonraki grevin bitmesi gerekir)
Grev Bloklama (ncelikle grevleri kendi iindeki btnle gre bloklama ilemi yapyoruz.)
Bu seenek ile bloklama ilemlerini yapmak iin gerekli ekran aadaki gibi alr.
22
Bloklamak iin soldaki butonlar kullanabiliriz. Bunun iin en az iki grev seilecek. Daha dorusu blok grevleri seeceiz. Soldaki buton (1) yardmyla bunlar bloklayacaz Yaptmz blou iptal etmek iin yine grevleri seip alttaki (2) butonu kullanabiliriz. Bundan sonra grevler aras ilikilendirmelere geebiliriz.
Bu ekranda solda iliki butonlar grlmektedir. Sada istenilen grevler seildikten sonra bu butonlar yardmyla istenilen grev ilikisi atanr. Burada da ikiden ok satr seilerek grev ilikisi tek hamlede yaplabilir.
23
Soldaki grevlere dikkat edilirse 4. grev ekli olan start to finish ilikisi iin buton yoktur. O tip bir iliki gerekiyor ise grev satr zerine ift tklanr ve alan pencerede (1) numaral Predecessors sayfas seilir. (2) ncl grev seilir. (3) iliki listesinden start to finish seilir.
Grev tablomuz aadaki gibi ekillenmeye balad.
24
Ctrl tuu ile istee bal atlayarak satrlar seilebilir. Ana balklar byle ilikilendirebiliriz.
25
Microsoft Project Kursu Ders Notlar Sadaki takvimi
seimi ile dilimleri deitirebiliriz. Gnlk, haftalk vs grnmler yapabiliriz. View mensndeki deiik grnmlerden faydalanarak farkl bak alar getirebiliriz.
26
Microsoft Project Kursu Ders Notlar Aadaki men seimi ile proje ile ilgili balang tarihi vs ilemleri deitirilebilir.
NOT: Yeni satr eklemek iin grev satrnda istenilen satrda mous n sana tklanarak New Task seilebilir
27
Microsoft Project Kursu Ders Notlar BOLLUK (LEAD TIME) VE GECKME (LAG TIME) ZAMANLARININ GRLMES Grev ilikileri, iin yaplaca sray yanstmaldr. Doru grev ilikileri kurduktan sonra, ncl ve ardl grevlerin balang ve biti tarihleri arasnda (bolluk olarak adlandrlan) rten ya da geciken (gecikme olarak adlandrlan) zamanlar girerek olannz dzenleyebilirsiniz. ki grev arasnda biti-balang ilikisi olduunu varsayalm: Bolluk, ardl grevin ncl grev bitmeden nce balamasna neden olur. Gecikme, ardl grevin onun ncl grevi tamamladktan sonra herhangi bir zamanda balamasna neden olur. Aadaki grevi ilk olarak biti-balang ilikisini kullanarak planladmz varsayalm:
Grev 8 balamadan nce, grev 7de uygulanan boyann kurumas iin fazladan bir gne gereksiniminiz var. Grev 7nin sresine bir gn eklemek istemiyorsunuz, nk o gn gerek i olumayacak. Bunun yerine, grev 7 ve grev 8 arasn bir gnlk gecikme girilecek.
Bu ilemi grev 8 zerine gidip Task Information penceresini ap Predecessor blmndeki Lag ksmna +1 yazarak da yapabilirsiniz. Bununla birlikte grev 9, grev 8 yar yarya tamamlandnda balayabilir; bunun olmas iin grev 8 ve grev 9 arasna bir %50lik bolluk gireceksiniz:
veya:
28
GREV SINIRLAMALARINI AYARLAMAK MPde girdiiniz her grevin ona uygulanan baz snrlamalar vardr. Snrlamam bir grevin balang ya da biti tarihlerini ve bu grevlerin yeniden planlanabilecei dereceyi denetler. snrlama tr vardr:
Esnek snrlamalar (Flexible constraints). MP, bir grevin balang ya da biti tarihlerini deitirebilir ancak sresini deitirmez. rnein yer seimi mmkn olan en ksa srede (as soon as possible) balayabiliyorsa bu snrlama tr En Erken (ASAP) olarak adlandrlr. MPde varsaylan snrlama trdr.
29
Microsoft Project Kursu Ders Notlar Esnek olmayan snrlamalar (Inflexible constraints). Grev belirli bir tarihte balamal ve bitmelidir. rnein yer seimi mutlaka belirli bir tarihe kadar bitirilmesi isteniyorsa bu tr bir snrlama sz konusudur. Yar esnek snrlamalar (Semi-flexible constraints). Grevin balang ya da biti tarihi snrlamas vardr. Ancak bu snrlama iinde, MP grevin balang ve biti tarihlerini deitirmek iin planlama esnekliine sahiptir. Aadaki tabloda sekiz tr grev snrlamas ve anlamlar verilmitir:
Bu snrlama kategorisi Esnek Bu snrlama trlerini ierir En erken As Soon As Possible (ASAP) En ge As Late As Possible (ALAP) Yar esnek lk balama tarihi Start No Earlier Than (SNET) Son balama tarihi Start No Later Than (SNLT) lk biti tarihi Finish No Earlier Than (FNET) Son biti tarihi Finish No Later Than (FNLT) Esnek olmayan Balatlmas gereken tarih Must Start On (MSO) Bitirilmesi gereken tarih Must Finish On (MFO) Ve bu anlama gelir Project, bir grevi mmkn olan en ksa srede olumas iin planlar. Projenin balang tarihinden zamanlanan tm yeni grevlere uygulanan varsaylan snrlama trdr. Project, bir grevi mmkn olan en ge srede olumas iin planlar. Projenin biti tarihinden zamanlanan tm yeni grevlere uygulanan varsaylan snrlama trdr. Project, bir grevi belirlediiniz snrlama tarihinde ya da sonra balamas iin planlar. Bir grevin belirli bir tarihten nce balamayacana emin olmak iin bu snrlama trn kullann. Project, bir grevi belirlediiniz snrlama tarihinde ya da nce balamas iin planlar. Bir grevin belirli bir tarihten sonra balamayacana emin olmak iin bu snrlama trn kullann. Project, bir grevi belirlediiniz snrlama tarihinde ya da sonra bitmesi iin planlar. Bir grevin belirli bir tarihten nce bitemeyeceinden emin olmak iin bu snrlama trn kullann. Project, bir grevi belirlediiniz snrlama tarihinde ya da nce bitmesi iin planlar. Bir grevin belirli bir tarihten sonra bitemeyeceinden emin olmak iin bu snrlama trn kullann. Project, bir grevi belirlediiniz snrlama tarihinde balamas iin planlar. Bir grevin belirli bir tarihte balayacandan emin olmak iin bu snrlama trn kullann. Project, bir grevi belirlediiniz snrlama tarihinde bitmesi iin planlar. Bir grevin belirli bir tarihte biteceinden emin olmak iin bu snrlama trn kullann.
nemli: Yeni balayan Project kullanclar genellikle grevlerin balang ve biti tarihlerini girme eilimindedirler. Ancak bunu yapmak lk Balama Tarihi ya da lk Biti Tarihi gibi yar esnek snrlamalar uygular. Bu, kullanclarn Projectin zamanlama motorundan yararlanmasn engeller.
30
Microsoft Project Kursu Ders Notlar KAYNAK PLANLAMASI (OLDUKA NEML BR BLM) Projenin doru ekilde zaman maliyet analizlerinin ve tahminlerinin yaplabilmesi iin gerekli bir blm. Kaynaklarn Tanm: 1. alma Kaynaklar : ( Work Resources) Kiiler : (People resources)
Donanmlar : (Equipment resources) (rnek alt yap) (tketilemeyen kaynaklar; printer) 2. Malzeme (donanm) Kaynaklar : (Material Resources) Tketilebilir kaynaklardr. (toner) Personel Kaynaklar: isimle olduu gibi unvan ile de belirtilebilir. Murat ztrk Ynetmen Anketrler
31
View mensnden Resource Sheet seimi ile sadaki listede grnmeyen stunlarn grnmesini salyoruz.
Max.units kolonunun grnts istenirse tools + options men seenei kullanlarak deitirilebilir.
32
33
Microsoft Project Kursu Ders Notlar MALYET BELRLEME (Projenin can alc noktalarndan bir tanesi de maliyet ynetimidir.) YTL ayarlar iin; Tools mensnden Options seenei tklandnda, symbol blmnde para biriminde deiiklik yapabiliriz. (TL YTL)
34
Microsoft Project Kursu Ders Notlar Std Rate: Tanmlanm standart maliyetlerdir. Saat creti olabilecei gibi haftalk veya aylk cretler de girilebilir. Over Rate: Fazladan alma creti (mesai d). Bu blm o kaynan projenin yrtlmesi srasnda fazla mesai yapt dnemler iin proje maliyetlerinin hesaplanmasnda kullanlr. Gerekleme bilgileri girilirken Gerekleen fazla mesai saati yazlr, proje maliyeti fazla mesai oran ile arplarak bulunur. Cost / Use: O kaynan kullanm maliyetidir. Kaynan kullanm bana maliyeti varsa bu blm doldurulur. Genlikle Amortisman harcamalar iin ayrlmtr. Amortisman giderleri genellikle iilik maliyet cretleri iine GG olarak yedirilmitir. Accrue At: cretlerin gerekleecei zamanlar (start, prorated, end) belirler alanlarn saat cretleri belirledik.
Materyallerin creti birim creti olarak alnr. Onlarda saat creti sz konu deildir.
Ayrca cret tipini de seme ansmz var. Balang, nceden belirlenmi, biti creti gibi
35
Projede alan kiilerin alma saatlerini istee (gereksinimlere) gre deitirebilmek iin ; yine Tools mensnden Change Working Time seenei tklanarak, Bir satr seip alma saatlerini zel olarak tanmlayabiliriz.
36
Alan ekrandaki takvimde alma saatlerini deitirebiliriz. Proje iinde yaplacak demeleri (nakit klar) da bu tabloda Avans demeleri gibi kaynak balklaryla gsterilebilir.
37
Microsoft Project Kursu Ders Notlar KLER (KAYNAKLARI) GREVLERE ATAMAK (Maliyet belirledikten sonra grevlerle alacak olan kiileri eletirme ilemi yapacaz.)
Bu seimden sonra grevi seip Assing resource (1) linki ile eletirmeleri yapabiliriz. Bir ie birden fazla kaynak atayabiliriz (2). Atadmz kaynak (3) de grlen diagramada yansr. Ayrca kaynak atadka o kaynakla ilgili i yk (4) de zetlenerek gsterilir.
38
Microsoft Project Kursu Ders Notlar Aadaki linke tklayarak kaynak atama grmn daha kullanl olan bir ekrana evirebiliriz
Bir kaynaa fazla grev atarsak bunu bize uyar olarak dndrr.
39
Microsoft Project Kursu Ders Notlar Fazla grev atadmz kiiden grevi almak iin aadaki grev satrn seip soldaki seimi yaparz.
Bu sayede grev dalmn ve atanan kiileri tekrar dzenleyebiliriz. Bir greve birden ok kaynak atayabiliriz.
40
Microsoft Project Kursu Ders Notlar Bir greve birden ok kaynak atarsak bize aadaki gibi uyar vererek, atanan kaynak orannda iin biti sresini azaltlmasn ya da sreyi ayn brakmamz ister. Sreyi ksaltmyorsak kaynaklar dier ilerle birlikte aralarda bu ii de yapacak anlamndadr. (Gnde 2 saatlerini bu ie ayracaklar gibi.) Burada dikkat edilirse Effort driven kutusu iaretlenmitir. Proje aba kullanml zamanlama mantn kullanr. Bu, atadnz kaynak says gz ard edilerek grevin balangtaki i deerinin (work) sabit kalmas anlamna gelir. Bu tr zamanlamann en belirgin etkisi, siz bir greve ek kaynaklar atarken grev sresinin azalmasdr. MP, yalnzca grevlere kaynaklar atadnzda ya da onlar grevden kaldrdnzda bu mant kullanr. Bu durumda grnm aadaki gibidir:
41
Microsoft Project Kursu Ders Notlar GREV BLMEK Beklenmeyen bir durumda (mesela kar tatili oldu) grevi blmek (telemek) gerekebilir.
Bunu yapmak iin;
grev bandnn zerine maus un sana tklayarak Split Task seeriz. Daha sonra bar n zerinde maus basl tutarak ekip istediimiz yerde brakarak blme ilemini yapabiliriz.
42
Microsoft Project Kursu Ders Notlar GREV TRLERN DETRMEK Bir grevin alma deerini hesaplamak iin aadaki forml kullanlr: alma (Work) = Sre (Duration) * Birim (Unit veya kaynak miktar) Bu formldeki her deer bir grev trn (task type) karlar. Grev tr, dier iki deer deiirse, zamanlama formlnn deerinden hangisinin sabit kalacan belirler. Sre, grevi yerine getirmek iin gereken toplam sredir. Grevdeki tm kaynak atamalarnn alma sresine baklarak hesaplanr. alma, grevi veya atamay tamamlamak iin gereken adam-saat veya abadr. Grevin toplam almas, tm atamalarn almasnn toplamdr. Atama birimleri, kaynan saatlerinin greve atanan sresidir. Birden ok kaynak, rnein 3 uzman mhendis atamak iin, atama birimini %300 veya 3 olarak ayarlamanz gerekir.
Varsaylan grev tr sabit birimlerdir (Fixed Units). Bir grevin sresini deitirdiinizde, MP almay yeniden hesaplar. Ayn ekilde bir grevin iini alma saatini (work) deitirirseniz sre (duration) yeniden hesaplanr. Her iki durumda da birim (unit) deeri deimez. Kaynak miktar (unit) sabit ise bu seenein kullanlmas tavsiye edilir. Sabit sreli (Fixed Duration) veya Sabit almal (Fixed Work) bir grev iinde parametreler deitike MP almay yeniden hesaplar. Grev sresini kesin (sabit) almak istenirse Sabit Sre, ilik saati kesin (sabit) almak istenirse de Sabit alama seenekleri iaretlenmelidir. Sabit alma seenei iin aba kullanml (effort driven) seenei kapal olmaldr. Grevlerinize uyacak doru tr hangisidir? Bu, yazlmn bu grevi nasl planlamasn istediinize baldr. Aadaki tablo herhangi bir grev tr iin bir dierinin deiim deitirdiinizde . etkilerini zetlemektedir.
Sre Sabit Sre Sabit Birim Birim alma
MP yeniden hesaplar
alma alma Birim alma Sre Sre Sre Sre
Grevin Tr Bu ise
Sabit Birim alma
43
Microsoft Project Kursu Ders Notlar RAPORLAMA Birok rapor program tarafndan otomatik olarak retilir. Bu raporlara ulamak iin View mensnden Reports satr seilir.
Buradaki farkl rapor butonlar kullanlarak birok rapora ulalabilir. rnek bir rapor grnts;
44
Microsoft Project Kursu Ders Notlar Yazdrmay bilmenin yan sra neyi yazdracanz bilmek de nemlidir. Farkl proje bilgilerine ihtiyac olan paydalar olabileceini gz ard etmeyin. Proje ayrntlarn proje ortaklarna en iyi hangi grnm ve raporlarn iletileceinin bir zeti aadadr:
Bu proje orta Proje sponsoru veya mteri En ok bunlarla ilgileniyorsa Tm projenin sre bilgileri Tm projenin maliyet bilgileri Ya bu yazdrlm grnm Proje zet grevi grntlenen Gantt Grafii, zet grevler iin szlm Proje zet grevi grntlenen ve Maliyet tablosu uyarlanm Grev Sayfas zleme tablosu uygulanm zleme Gantt Grafii Takvim ya da Kaynak Kullanm grnml, belirli bir kaynak iin szlm Kaynak Sayfas, Kaynak Grafii ya da Kaynak Kullanm A Diyagram, Ayrntl Gantt Grafii ya da zleme Gantt Grafii Ya da bu yazdrlm raporu verin Proje zeti
Maliyet kategorisindeki Bte ya da dier raporlar Proje zeti, Tamamlanan Grevler ya da Yaknda Balayacak Grevler Yaplacaklar Listesi, kim Ne Yapyor ya da Kim Neyi Ne Zaman Yapyor Kaynak Kullanm, Kim Ne Yapyor ya da Atamalar kategorisindeki dier raporlar Kritik Grevler
baladktan sonra planlama durumu Projedeki grevlere atanan kaynaklar Kuruluunuzdaki kaynak yneticileri (levsel Blm Yneticileri) Kuruluunuzdaki dier proje yneticileri Atandklar grevler
Kaynaklarnn projedeki iinin amac
Planlama mant, kritik yol ve grev ilikileri
Yazcdan kt almadan nce Dosya Sayfa Dzeni seenei ile ktnz dzenleyebilirsiniz. Aada Gantt Grafii iin bir rnek verilmitir.
45
Microsoft Project Kursu Ders Notlar PROJECT ACTUALS (Projenin fiili durumu) Yneticinin Grevleri: Grevleri tamamlamak planlanandan daha fazla maliyete mi geliyor ? Grevler planlanan zamanda m tamamlanyor ? sorulara cevap arar. Riskli grevleri ayrntl izlemek gerekir. Grevler genel veya ayrntl olarak izlenebilir. Projede her ey planland ekilde yrmesi her zaman %100 gereklemez. Bunun iin proje yneticisi kaynaklarla koordineli almal ve bitirme yzdelerini izlemesi gerekir. imdiye kadar proje plan yapld. Bundan sonra Gerekleen aktivitelerle plan karlatrma ilemleri yapacaz. Gerekleen ilere gre ilerin zamannda olup olmad, aksysan grevlere kaynak aktarm gibi karalar alnmas gerekebilir. ler ilerledike projenin zamannda bitip bitmeyecei ngrlmesi gerekir. VARIANCE (SAPMA) : Kaynak asndan inceleme. Artan kaynaklarn tespiti ile kaynak aktarmlar veya yetersiz kaynak incelemeleri iin kullanlan blmdr. Grevleri izlerken genel olarak izlenecek grevler vardr, ayrntl izlenecek (riskli) grevler vardr. BASELINE : Tm grevler henz %0 dr. Dardan Dosya eklemek
Insert mensnden Object tklanr. Bu zellikle Tanmlarn grmek iin i gruplar baznda nerilir.
46
Grevlerle ilgili dokmanlar bu ekilde aacmza yerletirebiliriz. nsert Object mensnde, Create from file seenei seildikten sonra browsea tklanr ve bilgisayarmzda kaytl olan rapor dosyas seilip onaylanr. Ve Linke ek atlarak dosyamzn plan zerinde ikon eklinde grlmesi salanr.
47
Microsoft Project Kursu Ders Notlar Projenin tm zamann gsteren zet bar;
bu bar
men seenei ile alan pencerede
seimi ile grlr.
48
Microsoft Project Kursu Ders Notlar Projenin baseline tarihi (projenin tasarland an.) Bu projede btn iler %0 olduu andr. Projenin bu tarihi iin balama tarihine ne kadar yakn ise proje o kadar baarl gzkr.
Proje temelini (baseline) aadaki durumlarda kaydetmelisiniz: Proje plannn olabildiince oluturdunuz. (Ancak, bu i baladktan sonra projeye ek grev, kaynak ya da atamalar ekleyemeyeceiniz anlamna gelmez; genellikle bu kanlmazdr.) Grevin tamamlanma yzdesi gibi fiili deerleri henz girmediniz Tek bir planda en fazla 11 tane proje temelini kaydedebilir, gelimeleri deiik bazlara gre karlatrabilirsiniz. SAPMALAR BASELINE TARHNE GRE HESAPLANIR. Bugnn tarihine gre projenin planlanan grevlerinin hepsi bitmi olsun. Bunu ilemek iin,
seiminden sonra,
49
btn proje seimi yaplp Ok butonu tklanrsa o gne kadar grevler bitti eklinde iaretlenir. Bundan sonra grnm aadaki gibi olur.
Bundan sonra sapmaya a bakalm.
50
Ortaya kan tabloda sapma kolonunu inceleyebiliriz. Bu projede her ey yolunda gittii iin herhangi bir sapma olmad. Hepsi sfr kt.
51
Birinci grevden bir kii eksilttik. Dolaysyla kaynak kullanmndan kara getik. Sapma bu durumda aadaki gibi oldu.
Yukardaki Cost grnmne gemek iin aadaki gibi men seimi yaptk.
Tm proje yerine istediimiz grevi gncelletirmek iin;
52
Microsoft Project Kursu Ders Notlar men seimi yaplr. Daha sonra aadaki gibi tamamlanma % sini deitirebiliriz.
Bunu yaptktan sonra grnm aadaki gibi seersek % li etiketler grnr.
Ktphane Aratrma grevimiz tamamlanmam a dnd. Grevin planlanan deil de gerekten balama ve biti tarihlerini manuel olarak girdiimizde sapmalar aadaki gibi deiti. ounlukla bu olur zaten. Planlanandan sapmalar olur. Gerek tarihler girildiinde sapmalar takip edilir.
53
Bundan sonra rnein kat malzemesine ift tklayarak bu malzemenin ne kadar kullanldn vs bilgilerini aadaki gibi grebiliriz.
54
55
Microsoft Project Kursu Ders Notlar PROJELER N FL DEERLER (GEREKLEEN) GRMEK Plan gncel tutmann bir yolu da her grev iin gerekte olan kaydetmektir. Her grevin fiili balang, biti, alma ve sre deerlerini kaydedebiliriz. Bu deerleri girdiimizde MP zamanlamay gnceller ve grevin tamamlanan yzdesini hesaplar. Aadaki kurallar kullanlr: Grevin fiili balang tarihi girildiinde MP fiili balang tarihine uymas iin planlanan balang tarihini tar. Grevin fiili biti tarihi girildiinde MP biti tarihine uymas iin planlanan biti tarihini tar ve grevi %100 tamamlamaya ayarlar Grevin fiili alma deeri girildiinde MP kalan alma belirlemek iin grev sresini yeniden hesaplar. Grevin fiili sresi girildiinde, planlanan sreden kyasla MP kalan sreyi belirlemek iin fiili sreyi planlanan sreden karr. Grevin fiili sresi girildiinde, planlanan sreye eitse MP grevi %100 tamamlamaya ayarlar. Grevin fiili sresi girildiinde, planlanan sreden uzunsa MP fiili sreye uymas iin planlanan sreyi ayarlar ve grevi %100 tamamlamaya ayarlar. zleme blmesinde Projedeki ilerlemeleri izlemek iin hazrlk yap balantsna girdiimizde karmza seenek kar: Her zaman tamamlanan iin yzdesini girerek izle Her zaman Gerekleen fiili alma ve kalan alma girerek izle Her zaman Gerekleen iin iilik saatini girerek izle zlemeyi, Aralar (Tools) mensnden zleme (Tracking) seeneinde Grevleri Gncelletir (Update Tasks) iaretlenerek her bir grevi yukarda sralanan seenein de grlecei Grevleri Gncelletir tablosuna geilir. Grnm aadaki gibidir.
56
Microsoft Project Kursu Ders Notlar CRITICAL PATH (Kritik Yol) Birbirine bal olarak (biri bitince dierinin balayaca) grevlerden en uzun olan yola kritik yol denir. Kritik grevleri grmek iin;
View den More Views seimi yaplr. Alan pencerede Detail Gantt seip Apply edersek kritik grevleri krmz bar rengi ile grrz.
Kritik grevlerde olabilecek bir gecikme, direkt olarak projenin biti tarihini geciktirecektir.
57
Microsoft Project Kursu Ders Notlar Bizim projemizde tm grevler finish to start olduundan yol tamamen kritik yol haline geldi. rnein aadaki grevleri start to start a getirince kritik yol gzergah doal olarak deiti.
Bekleme Sresi Ekleme; Kaynaklar verimli kullanmak iin bazen bekleme sreleri eklemek kaynak maliyetini azaltabilir. rnein Dnya Bankasna raporu incelemeleri iin gnderdiimizde 2 gnlk bekleme sresi olsun. Bu durumda raporun dzenlemelerini yapacak kiinin alma sresini uzatmadan bir baka adan maliyeti artrmadan 2 gn proje sresine eklenebilir.
2 gn bekleme ekledik.
58
Microsoft Project Kursu Ders Notlar KAZANILMI DEER NCELEMESYLE BAARGANLII LMEK Proje sresince grev ve kaynak sapmasna bakmak nemli bir proje ynetim etkinliidir ancak, projenin uzun sreli durumuna ilikin tam bir bilgi vermez. Planlanan ve gerekleen deerler arasndaki fark (sapma) Gerekleen iin miktar (kazanm) ortaya konmadan tek bana bir anlam tamaz. Aada Kazanlm Deer Ynetimine ilikin temel bilgiler verilmi olup MP uygulamas bu bilgiler erevesinde ele alnmtr. Bu nedenle ncelikle kavram anlalmal daha sonra yazlm zerinde uygulama yaplmaldr. Bir projede deiiklikler ya da sapmalar kanlmazdr. Ancak bunlar ne kadar ge ortaya karsa dzeltilmesi o kadar zor ve pahal olarak gerekleir. Kontrol edilmedii takdirde kk deiiklikler bile bir projenin gerek zaman izelgesi gerekse maliyetini olumsuz ynde etkilerler. Deiiklikler nlenemeyeceine gre, yneticinin yapaca en iyi ey deiikliklerin sisteme verilme ve tamamlanma srecini kontrol etmektir. Projelerde teknik, zaman ve maliyet performanslarnn tmleik bir biimde takibi kritik neme sahip. Bir rnekle aklayalm: Bir yeni rn gelitirme projesini ynetiyorsunuz. Balang koullarnz unlar: Proje sresi: 24 ay Proje btesi: 1 Milyon YTL Teslimat plannza gre 1. yl sonunda 2 ve 2.yl sonunda 2 adet prototip sistem teslim etmeniz gerekiyor. Projede 12 ay getikten sonra gelinen noktada 350 Bin YTL harcam olduunuzu ve 1 adet prototip sistemin hazr olduunu gryorsunuz. Takvime gre %50, bteye gre %35, teslim edilecek sistem saysna gre %25 tamamlanma grlyor. Peki, gerekte proje ne durumda? Tamamlandnda ne durumda olacak? Bu sorularn cevabn Kazanlm Deer Ynetimini (KDY) kullanarak bulabiliyoruz. KDY projelerde; Teknik performansa (planlanan iin ne kadarnn tamamlanabildii, v.b.), Takvim performansna (projenin planlanan tamamlanma tarihine gre ne kadar ileride ya da geride olduu, v.b.) ve Maliyet performansna (planlanan btenin ne kadar altnda kalnd ya da ne kadar ald, v.b) ynelik lm sonularnn birletirilmesini ve tek bir gsterimle ifade edebilmesini salayan bir proje izleme ve kontrol yntemi. KDY, projelerin kapsamnn, btesi ve sresiyle ilikili biimde tanmlanmasn ve takibini salamakta. Bu sayede henz dzeltmek iin vakit varken projede yolunda gitmeyen eyler olduuna dair erken uyar elde edilebilmekte, dolaysyla proje baarmlar zerinde nemli iyileme salanmakta. Ayrca bu yntem ile proje yneticileri; maliyet ve teknik performans bir arada ve alanlar, st ynetim ve mteriler, ksaca tm paydalar tarafndan kolay anlalabilir biimde ifade edebilme olanana kavumaktalar. KDY, proje yneticileri iin bir ynetim tekniidir. Hemen bu noktada ne olmadn da belirtmek uygun olur: KDY bir muhasebe sistemi deildir. Muhasebe sistemlerinin 59
Microsoft Project Kursu Ders Notlar hayata geirilmesinde dikkate alnmas gerekir ancak kabul edilmi muhasebe prensiplerine ve kanuni zorunluluk olan tek dzen hesap planlarna ters dmez. KDY, proje programnn herhangi bir zaman kesitinde, bir referans performans tabanna gre, btenin ne kadarnn harcand ya da ne kadar zaman getii sorularnn tesinde, iin hangi dzeyde gerekletii sorusuna cevap verir. KDY ayn zamanda projenin sonunda zamanda ve btede gerekleecek sapmalar iin nceden uyar verir. KDY sreci aadaki admlardan olumaktadr:
KDY tekniinin uygulanabilmesi iin ncelikle bir referans performans tabannn oluturulmu olmas gerekir. Bu, bir i dalm aacna uygun i tanmlamalarnn, zamanlama izelgesinin yaplm, bte datmnn gerekletirilmi, proje ynetimi iin performans lm tabannn belirlenmi olmas demektir.
Projenin izleme aamasnda, zamann herhangi bir kesitinde KDYnin cevap arad sorular ve bunlarn KDY terminolojisindeki teknik karlklar aadaki tabloda verilmitir:
60
Microsoft Project Kursu Ders Notlar Soru u ana kadar ne kadar i gerekletirilmeliydi? Ne kadar i gerekletirildi? Gerekletirilen i kaa mal oldu? Maliyet sapmas (MS) nedir? Takvim sapmas (TS) nedir? Toplam iin kaa tamamlanmas planlanyordu? Toplam iin kaa tamamlanmas bekleniyor? KDY Terimi Planlanan in Btelenen Maliyeti (PBM - Performans lm Deeri) Gerekleen in Btelenen Maliyeti (GBM Kazanlm Deer) Gerekleen in Gerekleen Maliyeti (GGM) MS = GGM GGM (Negatif say maliyet art demek) TS = GBM PBM (Negatif say i takviminin gerisinde demek) Btelenen Toplam Maliyet (BTM) Tahmini Toplam Maliyet (TTM)
Basit bir rnek olarak bltenin en banda verdiimiz projedeki verileri kullanarak bir analiz yapmaya alrsak aadaki ekli elde ederiz:
Burada ilk gzmze arpan, ilk yln sonunda planlanan btenin altnda kalmamzn hi de sevinilecek bir durum olmad. nk kazanlm deer analizimizde, her bir prototipin tamamlanmas ile toplam iin drtte birinin tamamlandn varsaydmzda (hesaplama kolayl asndan byle alyoruz; gerekte farkl kriterler mevcut), ilk yln sonunda 350 Bin YTL harcamamza ramen Kazanlm Deerin yalnzca 250 Bin YTL olduunu gryoruz. Daha da vahim bir durum, 1 ylda 2 prototip karmay planlarken yalnzca 1 prototip karabilmiiz. Bu da bitite ciddi oranda bir zaman sapmas iin alarm sinyallerinin almas iin yeterli. Artan maliyete raz olsak bile proje teslimatn byk bir ihtimalle zamannda yapamayacaz. Bu durum proje ynetiminde problem/mesele ynetimi ve deiiklik ynetimi gibi yntemlerin devreye alnmasnn tipik nedenlerinden biri. 61
Microsoft Project Kursu Ders Notlar Eer nlem alnmazsa bu projede bititeki tahmini toplam maliyetin 1,4 Milyon YTL olmas ve teslimatn 48 aya doru gecikmesi ihtimali var. KDY sisteminde deer kazanmann Gerekleen iin niteliine gre ok eitli yntemleri mevcut. Bunlar 3 ana grup altnda ele alnyor: Ayr ayr llebilen iler (kapsam ve hedefleri takvime balanabilen, rnein i paketlerine ayrtrlabilen iler) Ayr ayr llebilen bir baka iin bir oran eklinde ifade edilebilen iler (rnein gelitirme mhendislii iiliinin belirli bir orannda teknik destek iilii gerekletii varsaym) Periyodik olarak belirli oranda bir deerin kazanld varsaylan iler (rnein 10 aylk bir projede, proje ynetimi ilerinin her ay eit olarak 0,1 orannda deer kazandnn varsaylmas). Ayr ayr llebilen ya da ayrtrlm olarak ifade edilen tipte iler iin kazanlm deer ekilde planlanp izlenebiliyor: Deer atanm ara hedef ynteminde anlaml ara hedefler ve bunlarn gereklemesi durumunda kazanlacak deer belirlenebiliyor. Standart saat yntemi genelde retim hesaplarnda kullanlyor ve bte standart saat plan ile senkron hale getirilerek planlama yaplyor. retim gerekletike karlk gelen standart saat ile orantl bir deerin kazanld varsaylyor. Dierleri kadar tercih edilmeyen nc yntem ise bir i veya i grubu iin ynetim tarafndan atanan yzde tamamlanma deerine gre kazanlm deerin hesaplanmas. Tmleik Maliyet/Program Kontrol Sistemi - Deerlendirme Planlanan in Btelenen Maliyeti (PBM) : lk planlamada, o deerlendirme annda gerekleecei ngrlen i iin btelenen deerdir. Gerekleen in Btelenen Maliyeti (GBM) : Deerlendirme annda gerekleen i iin planlama aamasnda btelenen deerdir. (Kazanlm Deer) Gerekleen in Gerekleen Maliyeti (GGM) : Deerlendirme annda Gerekleen i iin muhasebe kaytlarnda gerekleen deerdir. Btelenen Toplam Maliyet (BTM) : lk planlamada, iin bitiinde (%100 tamamlanma iin) ngrlen toplam deerdir. Tahmini Toplam Maliyet (TTM): Mevcut deerlendirmeler nda ve gelimelerin yn dikkate alnarak, %100 tamamlanma iin ngrlen yeni toplam deerdir. Sapma zmlemeleri (Kazanlm Deer) Maliyet Sapmas = Kazanlm Deer - Gerek Maliyet = Gerekleen in Btelenen Maliyeti - Gerekleen in Gerekleen Maliyeti Program Sapas = Kazanlm Deer - Btelenen Deer
62
Microsoft Project Kursu Ders Notlar = Gerekleen in Btelenen Maliyeti - Planlanan in Btelenen Maliyeti Maliyet Performans ndisi = Kazanlm Deer / Gerek Maliyet >1 yi (Planlanan Maliyetin Altnda) MPI= GBM / GGM =1 ngrlen Btede <1 Kt (Planlanan Maliyetin stnde) Program Performans ndisi = Kazanlm Deer / Btelenen Deer >1 yi (Programn nnde) PPI= GBM / PBM =1 ngrlen Programda <1 Kt (Programn Gerisinde)
TT/SRT SHM YY TB
SBS
MALYET
Rapor Dnemi PGM PBM YGM MS PS
ZAMAN SBS: Szleme Bte Snr SHM: Szleme Hedef Maliyet YY: Ynetim Yedei MS: Maliyet Sapmas TB: Tamamlama Btesi PBM: Planlanan in Btelenen Maliyeti TT: Tamamlanma Tahmini (M) YGM: Yaplan in Gerekleen Maliyeti SRT: Son Revize Tahmin (Y) PGM: Planlanan in Gerekleen Maliyeti PS: Program (Zaman) Sapmas
Sapma Analizleri Yzde Sapma Maliyet Sapmas (Yzde) = (MS/GBM)*100 Program Sapmas (Yzde) = (PS/PBM)*100 Tahminler Tamamlanma Tahmini (TT) = (Toplam Tahmini Maliyet - GBM)/MPI Tamamlanmadaki Tahmini Maliyet (TTM) = TT + GGM Maliyet Sapma Projeksiyonu (MSP) = TTM - Toplam Tahmini Maliyet
Bu genel bilgilerden sonra imdi MP zerinde KDY uygulamasna bakalm.
63
Microsoft Project Kursu Ders Notlar KDY almalarna balamadan nce proje programnzn tamamlanm ve baseline olarak kaydedilmi olmas gerekir (Tools mens Track Save Baseline) Bunun dnda grev ve atamalardaki fiili (actuals) almalarn kaydedilmi ve MPin belirli bir zamana dek gerek proje almasn hesaplayabilmesi iin durum tarihinin (Status date) ayarlanm olmas gerekmekte. Daha sonra, Gster (View) mensnden Tablo ve Dier Tablolar tkladnzda KDY iin karnza seenek kacaktr: Earned Value: Planlanan, gerekleen ve kazanlan tamamlanma tahminlerinin yer ald deerlendirmedir. deerlere gre
Earned Value Cost Indicators: Deerlendirmenin maliyet sapmas zerinden yapld, harcama ve gereklemenin karlatrld tablolardr. Earned Value Schedule Indicators: Deerlendirmenin takvim sapmas zerinden yapld, planlanan iler ve gereklemenin karlatrld tablolardr.
ID 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37
Task Name
BCWS
BCWP
SV
SV%
SPI
Dec '04 17 Jan '05 M T W T
07 Feb '05 F S S
28 Feb '05 21 Mar '05 M T W T F
11 A S
Aratrma Projesi 1
1 Literatr Tarama ve A 1.1 Ktphane Ara 1.2 Ana Kavramlar 1.3 rnek ndikatrle 1.4 Soru Kadn H 1.5 Aratrma nces 2 Anketrler Eitimi ve 2.1 ntest 2.2 Soru Kadn R 2.3 Anket Formlarn 2.4 Anketr Eitimi v 3 Saha almas 3.1 Koordinasyon 3.2 Anketlerin Topla 3.3 Yanl Anketlerin 3.4 Saha almas 4 Veri Girii ve Analiz 4.1 SPSS Veri Taba 4.2 SPSS Data Entr 4.3 Data Cleaning 4.4 Data Recoding 4.5 SPSS Crosstab 4.6 Frekans Tablola 4.7 Veri Girii ve An 5 Raporlama 5.1 Taslak Rapor Ha 5.2 Final Rapor Haz 5.3 Raporu Sun 5.4 Gelen Comment 5.5 Raporu Finalize 5.6 Final Raporu G 5.7 Final RaporTam 6 Kapan Paneli 6.1 Katlmclar Dav 6.2 Panel 6.3 Final Dzenleme
31.529,92 YTL
5.800,00 YTL 1.400,00 YTL 1.200,00 YTL 1.200,00 YTL 2.000,00 YTL 0,00 YTL 1.010,00 YTL 480,00 YTL 320,00 YTL 210,00 YTL 0,00 YTL 4.320,00 YTL 2.400,00 YTL 1.600,00 YTL 320,00 YTL 0,00 YTL 6.799,92 YTL 1.599,92 YTL 800,00 YTL 800,00 YTL 800,00 YTL 1.600,00 YTL 1.200,00 YTL 0,00 YTL 10.400,00 YTL 3.200,00 YTL 4.000,00 YTL 400,00 YTL 800,00 YTL 1.600,00 YTL 400,00 YTL 0,00 YTL 3.200,00 YTL 2.000,00 YTL 1.200,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL
23.854,92 YTL
4.925,00 YTL 525,00 YTL 1.200,00 YTL 1.200,00 YTL 2.000,00 YTL 0,00 YTL 1.010,00 YTL 480,00 YTL 320,00 YTL 210,00 YTL 0,00 YTL 4.320,00 YTL 2.400,00 YTL 1.600,00 YTL 320,00 YTL 0,00 YTL 6.799,92 YTL 1.599,92 YTL 800,00 YTL 800,00 YTL 800,00 YTL 1.600,00 YTL 1.200,00 YTL 0,00 YTL 6.800,00 YTL 3.200,00 YTL 3.600,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL
-7.675,00 YTL
-875,00 YTL -875,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL -3.600,00 YTL 0,00 YTL -400,00 YTL -400,00 YTL -800,00 YTL -1.600,00 YTL -400,00 YTL 0,00 YTL -3.200,00 YTL -2.000,00 YTL -1.200,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL
-24%
-15% -62% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% -34% 0% -10% -100% -100% -100% -100% 0% -100% -100% -100% 0% 0%
0,76
0,85 0,38 1 1 1 0 1 1 1 1 0 1 1 1 1 0 1 1 1 1 1 1 1 0 0,65 1 0,9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 K Kaan ERDOAN;G Kaan ERDO Kaan ERDO Kaan ERD Kaan Kaan E 04.04 Murat ZTRK Murat ZTRK Murat ZTRK Murat ZTRK Murat ZTRK Murat ZTRK 10.03 Genel Koordinatr Anketr 1 Anketr 2 16.02 Anketr 1 Anketr 2 Anketr 3;Kat[10 A4 kat] 28.01 Fatma ERDOAN Fatma ERDOAN Fatma ERDOAN Fatma ERDOAN 20.01
Bu rnee gre 24.04.05 tarihi itibariyle (Status date) projede 31.529 YTL i planlanm buna karlk 23.845 YTLlik fiili i yaplmtr. Program sapmas 7.675 YTLdir. Eksi deer olmas i programmzn gerisinde olduumuzu bununda parasal deerinin 7.675 YTL olduu grlmektedir. Bu sapmann hangi grevlerden kaynakland alt detaylara baklarak grlebilir. Program sapma oran ise (SV%) %24dr. Dier bir nemli gsterge de Zaman Performans Gstergesidir (SPI). SPI
64
Microsoft Project Kursu Ders Notlar burada 0,76 kmtr. Bunu u ekilde yorumlayabiliriz: durum tarihine gre tamamlanmasn planladmz her bir YTL iin yalnzca 0,76 YTLsi tamamlanmtr. imdi de maliyet gstergelerine bakalm:
ID 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 Task Name BCWS ACWP BCWP CV CV% CPI BAC EAC VAC
Aratrma Projesi 1
1 Literatr Tarama ve A 1.1 Ktphane Ara 1.2 Ana Kavramlar 1.3 rnek ndikatrle 1.4 Soru Kadn H 1.5 Aratrma nces 2 Anketrler Eitimi ve 2.1 ntest 2.2 Soru Kadn R 2.3 Anket Formlarn 2.4 Anketr Eitimi v 3 Saha almas 3.1 Koordinasyon 3.2 Anketlerin Topla 3.3 Yanl Anketlerin 3.4 Saha almas 4 Veri Girii ve Analiz 4.1 SPSS Veri Taba 4.2 SPSS Data Entr 4.3 Data Cleaning 4.4 Data Recoding 4.5 SPSS Crosstab 4.6 Frekans Tablola 4.7 Veri Girii ve An 5 Raporlama 5.1 Taslak Rapor Ha 5.2 Final Rapor Haz 5.3 Raporu Sun 5.4 Gelen Comment 5.5 Raporu Finalize 5.6 Final Raporu G 5.7 Final RaporTam 6 Kapan Paneli 6.1 Katlmclar Dav 6.2 Panel 6.3 Final Dzenleme
31.529,92 YTL
24.079,92 YTL
23.854,92 YTL
-225,00 YTL
-225,00 YTL -225,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL
0%
-4% -42% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%
0,99 31.529,92 YTL

0,96 0,7 1 1 1 0 1 1 1 1 0 1 1 1 1 0 1 1 1 1 1 1 1 0 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5.800,00 YTL 1.400,00 YTL 1.200,00 YTL 1.200,00 YTL 2.000,00 YTL 0,00 YTL 1.010,00 YTL 480,00 YTL 320,00 YTL 210,00 YTL 0,00 YTL 4.320,00 YTL 2.400,00 YTL 1.600,00 YTL 320,00 YTL 0,00 YTL 6.799,92 YTL 1.599,92 YTL 800,00 YTL 800,00 YTL 800,00 YTL 1.600,00 YTL 1.200,00 YTL 0,00 YTL 10.400,00 YTL 3.200,00 YTL 4.000,00 YTL 400,00 YTL 800,00 YTL 1.600,00 YTL 400,00 YTL 0,00 YTL 3.200,00 YTL 2.000,00 YTL 1.200,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL
31.827,31 YTL
-297,39 YTL
-264,97 YTL -600,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL 0,00 YTL
Bu rnee gre 24.04.05 tarihi itibariyle (Status date) projede 31.529 YTL i planlanm (BCWS) buna karlk 23.845 YTLlik i gerekletirilmi (BCWP), fiili harcama ise 24.079 YTL (ACWP) olmutur. ACWP muhasebe kaytlarndaki fiili harcanan miktar gstermektedir. Bu projede maliyet sapmas 225 YTLdir. Olduka dk olan bu sapmann toplam proje zerine etkisi ihmal edilecek dzeydedir (CV%si toplam projede %0 kmtr). Burada dikkat edilmesi gereken nemli bir nokta da BAC, EAC, VAC ve TCPI deerleridir. imdi bunlar yorumlayalm: BAC Budget At Completion: Tamamlanma btesidir. Toplam btede onaylanm bir deiiklik yoksa BCWS=BAC olup burada da iki deer ayndr (31.529 YTL). Bu, bir grev, zet grev ya da projenin toplam temel maliyetidir. EAC Estimate At Completion: Tamamlanma tahminidir. Bu deer maliyet sapmasn bu eimle (%0,01) devam etmesi durumunda projenin kaa tamamlanaca bilgisini verir ve toplam btenin Maliyet Performans Gstergesine (CPI = 0,99066) blnmesiyle elde edilir (31.827,31 YTL). bitimindeki toplam sapma ise (VAC) 297,39 YTLdir (225 YTL deil). Dikkat edilirse i bitimindeki sapma deeri (VAC) ile rapor tarihindeki sapma deeri (CV) ayn deildir. Bu unu gsterir: Eer nlem alnmazsa bu kadarlk bir sapma ayn eilimle devam ettiinde daha fazla bir bedele karlk gelecektir. Sapma ne kadar kk de olsa nlem alnmad takdirde etkileri byk olabilir. nlemler risk ynetimi iinde ayrca deerlendirilmelidir. 65
Microsoft Project Kursu Ders Notlar TCPI ise tamamlanan performans endeksidir (To Complete Performance Index) Bu endeks deeri, durum tarihinde kalan almann kalan bteye orann gsterir. rnekte bu deer 1,03dr. Birden byk olduu iin projeyi daha dk maliyetle gtrdmz anlamn tar. Grld gibi KDY size sadece sorunun nereden kaynaklandn ve bu eimle devam ederse nasl sonulanaca hakknda bilgi verir. Dzeltme nlemlerini almak risk ynetimi iinde deerlendirilmelidir. Sapmalar dzeltilemeyecek kadar bykse, i program yeniden yaplp ayr bir baseline olarak kaydedilmelidir. Ancak ilk planlama sonucu oluan baseline da silinmemeli proje sonunda ayr bir deerlendirme yaplmaldr. Temel KDY Kriterleri ve neriler Kriter1: Projenin kapsamn (hedeflerini ve teslim edilecek ktlarn) mutlaka tanmlamalsnz. KDY asndan kapsamn tanmlanmas ok kritiktir. Ancak birok projede bu kritere uygun davranlmaz. Bu tr projeler bu aamada, yani kapsamn tanmlanmas aamasnda kalmakta, proje alanlarnca daha ileri gitmek red edilmektedir. Bu gibi durumlarda ynetim kapsamn tanmlanmasndan vazgemekte, proje basite (ilkel biimde) planlanan maliyete karlk gerekleen maliyet zerinden takip edilmeye allmaktadr. Bu nleyici bir ynetim tarz deildir. Kazanlm deer performansn lerek gerek anlamda projeyi ynetecekseniz projenin kapsamnn %100 lsnde tanmlanm olmas gerekir. Bir projenin kapsamnn %100nn ne olduunu bilmeden tamamlanan iin btnn yzde ka olduunu syleyebilmek mmkn deildir. KDYde srekli olarak tamamlanm olan almalarn/iin, gerekletirilmesi onaylanm iin ve bu i iin ynetimce onaylanm olan (harcama yetkisi verilmi olan) btenin iindeki payna odaklanlr. Baz zel ayrntlar bilmeden yeni bir iin tanmlanmas da mmkn deildir. Bu amala proje ynetiminin elindeki en faydal aralardan biri projenin Dalm Aac (Work Breakdown Structure)dr. DA, gerekletirilecei tahmin edilen tm almalar bir DA erevesinde nnze yaymak ve her bir bileeni llebilir i paketlerine ayrmak yoluyla yeni projede ne lde emek harcanmas gerektiinin hesaplanmasn salamaktadr. Ayrca projenin DAsnn yeterince projeyi tasvir eder hale geldiinin kabul edilmesi, projenin planlanmasnda olduka kritik olan yap/satn al analizleri, risk deerlendirmeleri, almalar takvime balama, gerekli kaynak tahminleri ve bte yetkilerinin verilmesi gibi almalar ierecek dier admlara geilmesini mmkn klmaktadr. Kriter 2: Belirlenen ilerin her birinin kimin tarafndan gerekletireceini (kritik almlar da ierecek ekilde) mutlaka tanmlamalsnz. Bir projede hangi iin kimler tarafndan yaplacana karar verilmesi nemli bir almadr. Deneyimli alanlar ii, deneyimsiz olanlara gre ok daha ksa srede ve daha iyi yaparlar. Ancak deneyimli elemanlarn firmaya maliyeti de daha yksektir. Deneyimli eleman istihdam ounlukla firmalar iin iyi bir yatrmdr. Ancak firmann uzmanlk alan dnda kalan bir konuda kritik yeni bir teknolojinin gelitirilmesi gereken projelerde ihtiya duyulan nitelikteki igcnn ya da rnn firma dndan temin edilmesi yoluna gitmek gerekmektedir. Bu aamada yap/satn al kararlar verilmesi, proje iin satn
66
Microsoft Project Kursu Ders Notlar alnmas gerekecek kalemlerin belirlenmesi projenin kapsamnn tanmlamasnda nemli alt balklar olarak gndeme gelmektedir. Herhangi bir unsurun firmann zkaynaklar yerine dardan temin edilmesi farkl bir sreci ve nemli baz koullar da beraberinde getirmektedir. Hukuki balantlar kurulmakta; almalar, imzalanan resmi anlamalar/szlemeler uyarnca yrtlmektedir. Bu aamada ihtiyacnz tam olarak karlamayan eyleri satn almak zere taahhtte bulunmusanz ya da projede gereksinimler deimise bunlar ancak ek demelerle ihtiyacnza uygun biime getirilebilir ya da satn alma ileminin tmyle yenilenmesi gerekebilir. Bu nedenle firma dndan temin edilecek kalemler ne kadar nce belirlenir ve sorumluluklar ne kadar bata atanrsa bu i paketleri o kadar iyi ynetilebilir. Benzer biimde firma iinde bte kullanm fazla resmi formaliteye ihtiya duymadan gerekletirilebilir. Ayrca herkes ayn bordro sistemine bal olduundan deme zaman ile iin tamamlanma zaman arasnda esneme pay vardr. Ancak firma dndan temin edilen ilerde byle bir pay sz konusu deildir. Son olarak ilgili proje i paketi ister projeyi gerekletiren kurulu iinde yaplsn isterse dardan temin edilsin mutlaka bir takip sistemi olmal; ilerleme mutlaka llmeli, kazanlan deere karlk gerekleen maliyet srekli takip edilmeli ve raporlanmaldr. Kriter 3: Tanmlanan ii mutlaka planlamal ve bir takvime balamalsnz. Kazanlm deer yntemi, onayl kaynaklarn da (btelerin de) iine gml olduu iyi bir takvim (zaman izelgesi) olarak dnlebilir. Bu takvim, proje yneticisi tarafndan performans taban (baseline) olarak Planlanan Deerin, ilgili herkes tarafndan grlmesini ve izlenmesini salayacak ekilde onayl kapsam, zaman araln ve tamamlanan ilere bal olarak kazanlan bteyi yanstr. Birbirine bal ve birbirini etkileyen ilerin neler olduu da bu takvimde belirtilebildiinden proje iin kritik yolun hangi i admlarndan getii yanstlabilmektedir. Bu kritik yolun (ve yakn kritiklikteki dier yollarn) eksi deerler alan takvim sapmalar ile ilikili olarak son derece dikkatle ynetilmesi gerekmektedir. nk eksi deerler projede belirlenen performans tabanna gre geride kalndn iaret etmektedir. Bu geciken i admlarnn kritik yol zerinde olmas durumunda ya da yksek risk tayan ilerden olmalar durumunda projenin baaryla tamamlanabilmesi iin mutlaka dikkatle ynetilmeleri gerekir. Kriter 4: Gereken kaynaklara ynelik tahminler yapmal ve bte kullanm yetkilerini resmi onaya balamalsnz. Projenin kapsam tam olarak tanmlandnda, planlandnda ve takvime balandnda bir sonraki adm tanmlanan tm i admlar iin kaynak gereksinimlerinin kestirilmesidir. Baz projeler kapsam-takvim-bte sralamasn takip ederken bazlar kapsam-bte-takvim sralamasn takip eder. Genelde kstl kaynaklarla gerekletirilen yazlm projelerinde elde mevcut insan kaynandan yola klarak takvim belirlenmektedir. Kapsamn nce tanmlanmas kouluyla her iki sralama da dorudur. DAda yer alan her bir i paketi iin hem iin gerekletirilmesini hem de olas deiikliklere ynelik ek gereksinimleri ierecek ekilde kaynak tahmini yaplmaldr. Talep edilen kaynaklar daha sonra st ynetimce deerlendirilir ve kabul gren deerler bte kullanm yetkisi olarak 67
Microsoft Project Kursu Ders Notlar onaylanr. DAdaki i paketlerinin bteleri asla ynetim rezervi ya da kontenjanlar iermemelidir. Bu tr rtl kaynaklar varsa, proje yneticisi tarafndan ayrlmal ve sahiplenilmelidir. Planlanan Deerin takvime balanan i + onayl bteden olutuu; benzer ekilde Kazanlan Deerin tamamlanan onayl iler + bunlarn onayl btelerinden olutuu kural unutulmamaldr. Bylece kazanlan deeri planlamak ve sonrasnda lmek iin tanml tm i admlarnn zaman izelgesinin oluturulmasnn yan sra herhangi bir i admn tamamlamak iin gerekli onayl btenin de tanmlanmas gerekmektedir. Tm onayl btelerin kullanm onay, projenin geerli/gncel performans tabanna gre verilir. Kriter 5: Planlanan Deeri Kazanlan Deere dntrmek zere metrikler belirlemelisiniz. Planlanan deerin baaryla kazanlan deere dntrlp dntrlemediini belirlemek zere takvimde belirlenen performans taban zerinde llebilir (dorulanabilir) metrikler belirlenmelidir. 40 yl akn sredir kullanlan KDYde proje performansn lmek zere eitli yntemler bulunmutur. Ancak bunlar arasnda en geni kabul grenler paral lm yaklam kullanlanlardr. Proje takvimi zerinde belirli arlk deeri atanan ara hedeflere ulalmasyla bu noktalara atanan deerler kazanlan deer olarak ilem grr. Benzer ekilde belirli arlk deeri verilen i admlarnn raporlama dneminde ulam olduklar tamamlanma oranlar, ilgili dnemde bunlara denk gelen toplam deerin kazanld anlamna gelir. Kriter 6: Performans lm iin bir referans performans taban oluturmal ve bu taban zerinde Denetim Hesaplar olarak adlandrlacak ynetim noktalar belirlemelisiniz. Kazanlan deer yntemi tmleik bir proje performans tabannn (baseline) belirlenmi olmasna ihtiya gstermektedir. Tmleiklikten kast, performans tabannn hem takvim boyutunda hem de onayl bte boyutunda tanm iermesidir. KDYde ynetim kontrol noktalar sadece DA zerinde seilen baz elemanlarda yer alr. Tmletirme, belirlenmi bu DA elemanlar baznda yaplmaldr. Bu noktalar ana projenin alt blmleri, alt projeler ya da proje ekipleri gibi dnlebilir. Gerek kazanlan deer performans lmleri denetim hesaplar olarak seilen bu noktalarda yaplr. Toplam proje performans herhangi bir DA dzeyinde yer alan tm denetim hesaplarnn toplamndan oluur. Kriter 7: Projede oluan dorudan maliyetlerin tmn, kuruluun genel hesap planlarna uygun olarak ve onayl performans taban bteleriyle tutarl biimde kaydetmelisiniz. Bu kriter, proje yneticilerinin projelerinde ka para harcanm olduundan srekli haberdar olmalarn salamak amacyla tanmlanmtr. Bu basit gereksinim bile baz kurulularca karlanmas son derece zor bir gereksinim olarak deerlendirilmektedir. Bunun nedeni firmalarn ounun proje baznda deil fonksiyonel birimler baznda organize olmu olmalar ve buna bal olarak proje performansna odaklanma yeteneklerini yitirmi olmalardr. lerdeki ilerleme ancak projede oluan dorudan maliyetler ile belirlenebilir. Bu nedenle kazanlan deer 68
Microsoft Project Kursu Ders Notlar yntemini kullanan bir projede en nemli tek metrik CPI (Maliyet Performans Endeksi)dir. KDY kullanan projelerde kazanlan deer lmlerinin haftada bir yaplma eilimi vardr. Ancak dolayl maliyetler, satn alnan mallar, seyahat v.b. harcamalar genelde haftalk bazda olumadndan haftalk dnemlerle yaplan performans lmleri ancak o hafta boyunca firma iinde dorudan projeye ayrlan iilik saati zerinden yaplabilir. Kriter 8: Maliyet ve takvim boyutlarnda projenin performans taban planndan sapmalar belirlemek zere kazanlan deer performansn srekli olarak izlemelisiniz. Kazanlan deer ynteminde eksi deerlerdeki maliyet sapmas kazanlan deerin planlanandan az oluunu, eksi deerlerdeki takvim sapmas ise kazanlan deerin gerekleen maliyetten az olduunu iaret eder. Bu nedenle ynetim dikkatini asl bu istisnalara, yani performans taban planndan sapld tespit edilen noktalara vermelidir. KDY istisnalarla ynetim olarak da tanmlanabilir. Takvimin gerisinde kalnd tespit edilen i admlarnn kritik yol zerinde olmas durumunda veya i admlarnn proje asndan yksek risk tamas durumunda geri kalan i admlarnn tekrar planlanan izgiye oturtulabilmesi iin emek harcanmas gerekir. Bte asndan benzer durumun yaanmas, proje btesinin almakta olduunu ifade eder. Ancak btedeki ama, takvimdekinin aksine, genellikle geri kazanlamayan bir kayp (maliyet) dourur. Yzde oran olarak ifade edilen ama miktar proje zerinde ykc etki oluturacak dzeye ulamad srece durumu yumuatmak zere acil ve kapsaml giriimlerde bulunmak gerekmemektedir. Projede maliyet etkinlik faktr (CPI) her proje yneticisi ve portfy yneticisi tarafndan izlenmesi gereken nemli dier bir metriktir. Proje sonunda bakldnda kazanlan deer maliyet etkinlik orann istikrarl bir ekilde %20lik snr iinde tutulduunun gzlemlenmesi muhtemelen en byk kazantr. Kriter 9: Kazanlan deer verisini kullanarak gerekleme performansna bal olarak proje sonundaki maliyet bilgilerini tahmin etmeli ve gerektii zaman dzeltici faaliyetleri balatmalarn salayacak ekilde st ynetimi bu bilgilerden haberdar etmelisiniz. Kazanlan deer ynteminin en nemli faydalarndan biri, projenin tamamlanabilmesi iin gereken toplam parasal kaynak hakknda hzl ve bamsz tahmin yapabilme yetenei kazandrmasdr. Bu avantajdan yararlanarak toplanan veri zerinde proje sonunda maliyetin ne olacana ynelik analizler ve tahminler yaplmal; elde edilen sonular st ynetime aktarlmaldr. Ulalan performans st ynetimin beklentilerinin gerisindeyse bu durumun dzeltilmesi iin st ynetimin giriimde bulunmas salanr. Kriter 10: Deiiklikleri onaylayarak ya da reddederek kapsam ynetmeli ve proje performans tabann onaylanan deiikliklere uygun olarak gncellemelisiniz. Proje boyunca nerilen tm yeni deiiklikler ne lde iyi ynetilirse, proje banda izilen proje performans tabanna, ancak o lde uyulabilir. nerilen deiikliklerin onayl performans tabanna yanl yanstlmas durumunda performans taban hzla geersiz hale gelebilir. Bu nedenle yeni deiiklik nerileri mmkn olduunca hzl
69
Microsoft Project Kursu Ders Notlar bir ekilde ele alnarak, performans tabanna ekleme/eklememe kararlar hzla verilmelidir. Balangtaki performans tabannn geerliliinin srmesi iin her deiiklik mutlaka kontrol edilmelidir. Onayl performans tabannn dzeltilmesi, en az proje balangcnda proje kapsamnn belirlenmesi kadar nemli bir almadr.
70
Quick Reference
Getting Started with Project
To start Project Standard
1 On the Windows taskbar, click the Start button. 2 On the Start menu, point to All Programs (in Microsoft Windows XP) or Programs (in previous versions of Windows), point to Microsoft Office, and then click Microsoft Office Project 2003.
To start Project Professional and work offline

1 On the Windows taskbar, click the Start button. 2 On the Start menu, point to All Programs (in Microsoft Windows XP) or Programs (in previous versions of Windows), point to Microsoft Office, and then click Microsoft Office Project 2003. 3 If the Project Server Security Login dialog box appears, click Cancel. 4 In the Project Server Accounts dialog box, under Choose account select My Computer, and then click Work Offline.
To create a project plan from a template

1 In the Getting Started task pane, click Create a new project. 2 In the New Project task pane, under Template, click On my computer. 3 In the Templates dialog box, click the Project Templates tab. 4 Click the template you want, and then click OK.
To switch to a different view

1 On the View menu, click the name of the view you want. 2 If the view is not listed, click More Views, and in the More Views dialog box, click the name of the view you want, and click the Apply button.
To view a report in the Print Preview window

1 On the View menu, click Reports. 2 Click a report category, or to see all reports, click Custom, and then click the Select button. 3 Select the report you want, and then click the Select or Preview button.
To create a new project plan using the Project Guide

1 On the File menu, click New. 71
Microsoft Project Kursu Ders Notlar 2 In the New Project task pane, under New, click the Blank Project link. 3 In the Tasks pane, click the Set a date to schedule from link (in Project Standard) or the Define the project link (in Project Professional). 4 In the Date box, enter the projects start date. 5 At the bottom of the pane, click Done (in Project Standard) or the Save and go to Step 2 link (in Project Professional).
To set nonworking days using the Project Guide

1 On the Project Guide toolbar, click the Tasks button. 2 In the Tasks pane, click the Define general working times link, and then follow the instructions that appear on your screen.
To enter properties about a Project plan

1 On the File menu, click Properties. 2 In the Properties dialog box, click the Summary tab, and then enter the information you want.
72
Creating a Task List

To enter tasks using the Project Guide
1 On the Project Guide toolbar, click the Tasks button. 2 In the Tasks pane, click the List the tasks in the project link, and then follow the instructions that appear on your screen.
To enter task durations

1 In the Gantt Chart view, click a cell in the Duration column. 2 Type the task duration, and then press F.
To enter a milestone
1 On the Entry table, enter a name for the milestone, and then press D. 2 In the Duration field, type 0d, and then press F.
To organize tasks into phases using the Project Guide

1 On the Project Guide toolbar, click the Tasks button. 2 In the Tasks pane, click the Organize tasks into phases link, and then follow the instructions that appear on your screen.
To link tasks using the Project Guide

1 On the Project Guide toolbar, click the Tasks button. 2 In the Tasks pane, click the Schedule tasks link, and then follow the instructions that appear on your screen.
To enter task notes and hyperlinks using the Project Guide

1 On the Project Guide toolbar, click the Tasks button. 2 In the Tasks pane, click the Link to or attach more task information link, and then follow the instructions that appear on your screen.
To check a project plans duration and other statistics

1 On the Project menu, click Project Information. 2 In the Project Information dialog box, click the Statistics button.
To see an entire project plan in the timescale in the Gantt Chart view
1 On the View menu, click Zoom. 2 Click Entire project, and then click OK.
73
Setting Up Resources
To set up people and equipment resources using the Project Guide
1 On the Project Guide toolbar, click the Resources button. 2 In the Resources pane, click the Specify people and equipment for the project link, and then follow the instructions that appear on your screen.
To set up people and equipment resources

1 On the View menu, click Resource Sheet. 2 In the Resource Name field, enter the resources name. 3 In the Type field, click Work. 4 In the Max. Units field, type or click the maximum capacity of this resource to accomplish any task. 5 Enter whatever other resource information would be useful to your project. 6 Repeat steps 2 through 5 for each resource.
To set up material resources

1 On the View menu, click Resource Sheet. 2 In the Resource Name field, enter the material resources name. 3 In the Type field, click Material. 4 In the Material Label field, enter the unit of measure you want to use for this resource. For example, you might measure cement in pounds or tons. 5 In the Std. Rate field, enter the cost per unit of measure for this material resource. 6 Enter whatever other resource information would be useful for your project. 7 Repeat steps 2 through 6 for each resource.
To enter resource pay rates

1 On the View menu, click Resource Sheet. 2 In the Std. Rate field, enter the resources pay rate, including the duration of a pay period. 3 If the resource should accrue overtime pay, enter his or her overtime pay rate in the Ovt. Rate field. 4 If the resource accrues a per-use cost, enter that amount in the Cost/Use field. 5 In the Accrue At field, click the method by which the resource accrues cost. 6 Repeat steps 2 through 5 for each resource. 74
To adjust working time for individual resources

1 On the Tools menu, click Change Working Time. 2 In the For box, click the name of the resource whose working time you want to change. 3 In the calendar below the Select Date(s) label, click the date range or day(s) of the week for which you want to adjust working time. 4 Under Set selected date(s) to, click the options you want.
To document resources with resource notes

1 Switch to a resource view such as the Resource Sheet view. 2 Click the name of the resource for which you want to create a note. 3 On the Standard toolbar, click the Resource Notes button. 4 In the Resource Information dialog box, type the note you want associated with this resource.
75
Assigning Resources to Tasks

To assign resources using the Project Guide
1 On the Project Guide toolbar, click Resources. 2 In the Resources pane, click the Assign people and equipment to tasks link, and then follow the instructions that appear on your screen.
To assign resources using the Assign Resources dialog box

1 On the Standard toolbar, click Assign Resources. 2 In the Gantt Chart view, click the name of the task to which you want to assign a resource. 3 In the Resource Name column of the Assign Resources dialog box, click a resource, and then click the Assign button.
To control how Project schedules the work on a task after assigning an additional resource
1 Assign an additional resource to a task. 2 Click the Smart Tag Actions button, and choose the action you want.
To assign material resources to tasks

1 On the Standard toolbar, click Assign Resources. 2 In the Gantt Chart view, click the name of the task to which you want to assign a resource. 3 In the Resource Name column of the Assign Resources dialog box, click a resource, and in the Units column, enter the number of units of the material resource you want to assign. 4 Click the Assign button.
76
Formatting and Printing Your Plan

To create a custom view
1 On the View menu, click More Views. 2 In the More Views dialog box, do one of the following: To create a view, click the New button. Click Single view or Combination view in the Define New View dialog box, and then click OK. To redefine a view, click the view's name, and then click the Edit button. To create a new view based on another view, click the view's name, and then click the Copy button. 3 In the View Definition dialog box, choose the options you want.
To format Gantt bars with the Gantt Chart Wizard

1 On the Format menu, click Gantt Chart Wizard. 2 Follow the instructions that appear on your screen.
To draw a text box on a Gantt chart

1 On the View menu, point to Toolbars, and then click Drawing. 2 On the Drawing toolbar, click the Text Box button, and then drag a small square anywhere on the chart portion of a Gantt Chart view. 3 In the square you just drew, type the text you want.
To format a category of text in a view

1 On the Format menu, click Text Styles. 2 In the Item to Change list, click the type of text you want to format. 3 Select the font and other formatting options you want.
To format selected text in a view

1 Click the cell that contains the text you want to format. 2 On the Format menu, click Font. 3 Select the font and other formatting options you want.
To edit a reports header

1 On the View menu, click Reports. 2 Click a report category, or to see all reports, click Custom, and then click the Select button.
77
Microsoft Project Kursu Ders Notlar 3 Select the report you want, and then click the Select or Preview button. 4 On the Print Preview toolbar, click the Page Setup button. 5 In the Page Setup dialog box, click the Header tab, and select the options you want.
78
Tracking Progress on Tasks

To save a baseline using the Project Guide
1 On the Project Guide toolbar, click the Track button. 2 In the Track pane, click the Save a baseline plan to compare with later versions link, and then follow the instructions that appear on your screen.
To display the Variance table in the Task Sheet view

1 On the View menu, click More Views to display the More Views dialog box. 2 In the Views box, click Task Sheet, and click the Apply button. 3 On the View menu, point to Table: Entry, and click Variance.
To track a project as scheduled

1 On the Tools menu, point to Tracking, and click Update Project. 2 In the Update Project dialog box, make sure the Update work as complete through option is selected. In the adjacent date list, type or click the date you want, and click OK.
To enter a tasks percent complete using the Project Guide

1 On the Project Guide toolbar, click the Track button. 2 In the Track pane, click the Prepare to track the progress of your project link. 3 Click the Save and go to Step 2 link. 4 Click Always track by entering the Percent of Work Complete, and then click the Save and Finish link at the bottom of the Setup Tracking pane. 5 In the Track pane, click the Incorporate progress information into the project link. 6 In the % Work Complete field for a task, type or click the percent complete value you want, and then press Enter.
To enter actual values for tasks using the Project Guide

1 On the Project Guide toolbar, click the Track button. 2 In the Track pane, click the Prepare to track the progress of your project link. 3 Click the Save and go to Step 2 link. 4 Click Always track by entering the Actual Work Done and Work Remaining, and then click Save and Finish. 5 In the Track pane, click the Incorporate progress information into the project link. 6 In the Actual Work field for a task, type or click the actual work value you want, and then press Enter.
79
To enter actual start dates and durations of tasks

1 Click the task for which you want to enter actual values. 2 On the Tools menu point to Tracking, and then click Update Tasks. 3 In the Start field in the Actual box on the left side of the Update Tasks dialog box, type or click the start date you want. 4 In the Actual dur field, type or click the duration value you want, and then click OK.
80
Fine-Tuning Task Details

To change task relationships
1 Click the successor task whose predecessor relationship you want to change. 2 On the Standard toolbar, click the Task Information button. 3 In the Task Information dialog box, click the Predecessors tab, and then select the options you want.
To enter lead and lag time between predecessor and successor tasks
1 Click the successor task whose lead or lag time with a predecessor you want to change. 2 On the Standard toolbar, click the Task Information button. 3 In the Task Information dialog box, click the Predecessors tab. 4 In the Lag field for a predecessor task, enter the value you want (enter a positive value for lag time, or a negative value for lead time).
To change the task relationship between tasks

1 Click the successor task whose relationship with a predecessor you want to change. 2 On the Standard toolbar, click the Task Information button. 3 In the Task Information dialog box, click the Predecessors tab. 4 Click in the Type column for a predecessor task, and click the type of task relationship you want.
To apply a constraint to a task using the Project Guide

1 On the Project Guide toolbar, click the Tasks button. 2 Click the Set deadlines and constrain tasks link, and then follow the instructions that appear on your screen.
To view a projects critical path

1 On the View menu, click More Views. 2 In the More Views dialog box, click Detail Gantt, and then click the Apply button.
To interrupt work on a task

1 On the Standard toolbar, click the Split Task button. 2 Move the mouse pointer over the tasks Gantt bar where you want to start the split, click, and then drag to the right.
To create a new base calendar

81
Microsoft Project Kursu Ders Notlar 1 On the Tools menu, click Change Working Time. 2 In the Change Working Time dialog box, click the New button. 3 In the Name box, type a name for the base calendar. 4 Click Create new base calendar, or click Make a copy of and then choose the base calendar on which you want to base the new calendar. 5 Click OK. 6 In the Selected Date(s) box, click the days of the week for which you want to change working and nonworking time. 7 Under Set selected date(s) to, click Nonworking time for those days you want to mark as nonworking time. 8 For working days, in the From and To boxes, enter the working time you want.
To apply a task calendar to a task

1 In the Gantt Chart view, click a task. 2 On the Standard toolbar, click the Task Information button. 3 In the Task Information dialog box, click the Advanced tab. 4 In the Calendar box, choose the task calendar you want to apply. 5 If you want the task calendar to override resource calendar settings, click the Scheduling ignores resource calendars box.
To change a task type

1 In the Gantt Chart view, click a task. 2 On the Standard toolbar, click the Task Information button. 3 In the Task Information dialog box, click the Advanced tab. 4 In the Task Type box, click the task type you want.
To enter a deadline date using the Project Guide

1 On the Project Guide toolbar, click the Tasks button. 2 In the Tasks pane, click the Set deadlines and constrain tasks link, and then follow the instructions that appear on your screen.
To enter a fixed cost

1 On the View menu, point to Table: Entry, and then click Cost. 2 In the Fixed Cost field for the task you want, type or click an amount, and press D. 3 In the Fixed Cost Accrual field, choose a method, and then press F.
82
To create a recurring task

1 In the Gantt Chart view, click the task above which you want to insert a recurring task. 2 On the Insert menu, click Recurring Task. 3 In the Recurring Task Information dialog box, select the options you want.
83
Fine-Tuning Resource and Assignment Details

To create multiple pay rates for a resource
1 Switch to a resource view such as the Resource Sheet view. 2 Click the name of the resource for whom you want to create an additional pay rate. 3 On the Standard toolbar, click the Resource Information button. 4 In the Resource Information dialog box, click the Costs tab. 5 Under Cost rate tables, the resources initial pay rate information appears on tab A. Click one of the other tabs, and then enter the rate information you want. 6 To apply different cost rate tables, pick the one you want in the Cost Rate Tables field when you are in a usage view.
To create multiple pay rates that apply at different times

1 Switch to a resource view such as the Resource Sheet view. 2 Click the name of the resource for whom you want to create an additional pay rate. 3 On the Standard toolbar, click the Resource Information button. 4 In the Resource Information dialog box, click the Costs tab. 5 Click the tab of the rate you want to edit. 6 In the second or later row of the Effective Date column, enter the date the new pay rate is to take effect. 7 In the Standard Rate column (and, if applicable, the Overtime Rate or Per Use Cost columns), enter either a dollar amount or a positive or negative percentage of the existing pay rate. If you enter a percentage value, Project will calculate the new pay rate amount.
To customize a resources availability over time

1 Switch to a resource view such as the Resource Sheet view. 2 Click the name of the resource whose availability you want to change. 3 On the Standard toolbar, click the Resource Information button. 4 In the Resource Information dialog box, click the General tab. 5 In the Resource Availability grid, enter the date ranges and unit values you want.
To delay the start of an assignment

1 On the View menu, click Task Usage or Resource Usage. 2 Click the assignment you want to delay.
84
Microsoft Project Kursu Ders Notlar 3 On the Standard toolbar, click the Assignment Information button. 4 In the Assignment Information dialog box, click the General tab. 5 In the Start box, type or click the date on which you want the selected resource to start work on the assignment, and then click OK.
To apply a contour to an assignment

1 On the View menu, click Task Usage or Resource Usage. 2 Click the assignment for which you want to contour to an assignment. 3 On the Standard toolbar, click the Assignment Information button. 4 In the Assignment Information dialog box, click the General tab. 5 In the Work Contour box, click the contour you want, and then click OK.
To apply a different cost rate to an assignment

1 On the View menu, click Task Usage or Resource Usage. 2 Click the assignment for which you want to apply a different cost rate table. 3 On the Standard toolbar, click the Assignment Information button. 4 In the Assignment Information dialog box, click the General tab. 5 In the Cost Rate Table box, type or click the rate table you want to apply to this assignment, and then click OK.
To enter a material resource consumption rate on an assignment

1 In the Gantt Chart view, click the name of the task to which you want to assign a material resource. 2 On the Standard toolbar, click the Assign Resources button. 3 In the Assign Resources dialog box, in the Units field for the material resource, type the consumption rate you want in the format quantity/time period. For example, to specify 20 feet per hour, type 20/hr. 4 Click the Assign button.
85
Fine-Tuning the Project Plan

To view resource allocations over time using the Project Guide
1 On the Project Guide toolbar, click the Report button. 2 In the Report pane, click the See how resources time is allocated link, and then follow the instructions that appear on your screen.
To manually resolve assignment units
resource
overallocations
by
changing
1 On the View menu, click More Views, click Resource Allocation, and then click the Apply button 2 In the Resource Name column, click the name of an assignment for the resource you want to work with. 3 On the Standard toolbar, click the Assignment Information button. 4 In the Assignment Information dialog box, click the General tab. 5 In the Units box, enter the unit value you want, and then click OK.
To level overallocated resources

1 On the Tools menu, click Level Resources, and then choose the leveling options you want. 2 Click Level Now.
To examine project costs and display the project summary task

1 On the View menu, click More Views, click Task Sheet, and then click the Apply button. 2 On the Tools menu, click Options. 3 In the Options dialog box, click the View tab. 4 Under the Outline options for label, select the Show project summary task check box, and then click the OK button. 5 On the View menu, point to Table: Entry, and click Cost.
To check a projects finish date

1 On the Project menu, click Project Information. 2 In the Project Information dialog box, click the Statistics button.
86
Organizing and Formatting Project Details

To sort data in a view
1 Switch to the view or table you want to sort. 2 On the Project menu, point to Sort, and then click the field by which you want to sort the view. To specify a custom sort, click Sort By, and in the Sort dialog box, choose the options you want.
To group data in a view

1 Switch to the view or table you want to group. 2 On the Project menu, point to Group By: No Group, and then choose the criteria by which you want to group the view. To specify different grouping options, click Customize Group By, and then choose the options you want in the Customize Group By dialog box.
To turn AutoFilter on or off

On the Formatting toolbar, click the AutoFilter button.
To filter data in a view

1 Switch to the view you want to filter. 2 On the Project menu, point to Filtered For, and click More Filters. 3 In the More Filters dialog box, choose the filter you want, and then click the Apply button.
To create a custom filter

1 On the Project menu, point to Filtered For: All Tasks (for task views) or All Resources (for resource views), and then click More Filters. 2 In the More Filters dialog box, click the New button. 3 In the Filter Definition dialog box, select the options you want.
To remove a filter
On the Project menu, point to Filtered For:<filter name>, and then click All Tasks (for task views) or All Resources (for resource views).
To create a custom table

1 On the View menu, point to Table: Entry, and then click More Tables. 2 In the More Tables dialog box, do one of the following: To create a new table, click the New button. To redefine a table, click the table's name, and then click the Edit button.
87
Microsoft Project Kursu Ders Notlar To create a new table based on another table, click the table's name, and then click the Copy button. 3 In the Table Definition dialog box, choose the options you want.
To create a custom view

1 On the View menu, click More Views. 2 In the More Views dialog box, do one of the following: To create a view, click the New button. Select the Single view or Combination view option in the Define New View dialog box, and then click OK. To redefine a view, click the view's name, and then click the Edit button. To create a new view based on another view, click the view's name, and then click the Copy button. 3 In the View Definition dialog box, choose the options you want.
88
Printing Project Information

To see the page setup options for views
1 Switch to a view you want. 2 On the File menu, click Page Setup.
To see the page setup options for reports

1 On the View menu, click Reports. 2 In the Reports dialog box, click Custom, and then click the Select button. 3 In the Custom Reports dialog box, click a report, and then click the Setup button.
To preview a view before printing

On the File menu, click Print Preview.
To work in the Print Preview window

1 On the File menu, click Print Preview. 2 Do one of the following: To navigate between pages of a multi-page print job, click a page navigation button. To zoom out to see all pages of a print job, click the Multiple Pages button. To change page setup options such as header or legend text, click the Page Setup button, and choose the options you want. To display the Print dialog box and set other options, or to print what you see in the Print Preview window, click the Print button.
To print a predefined report

1 On the View menu, click Reports. 2 In the Reports dialog box, click the category of report you want, and then click the Select button. 3 In the dialog box that appears next, click the specific report you want to print, and click the Select button. 4 In the Print Preview window, click Print.
To edit a predefined report

1 On the View menu, click Reports. 2 In the Reports dialog box, click the category of report you want, and then click the Select button (or for custom reports, click the Preview button). 89
Microsoft Project Kursu Ders Notlar 3 In the dialog box that appears next, click the specific report you want to edit, and then click the Edit button. 4 In the dialog box that appears next, choose the options you want.
90
Publishing Project Information Online

To save a snapshot of a view as a GIF image
1 Set up the view with the specific details (such as the table, filter, or group) you want. 2 On the Standard toolbar, click the Copy Picture button. 3 Under the Render Image label, click To GIF image file, and then specify the file name and location you want. 4 Select whatever other options you want, and click OK.
To customize how Project saves a Web page

1 On the File menu, click Save As Web Page. 2 Specify the file name and location you want, and click the Save button. 3 In the Export Wizard, select the options you want.
91
Sharing Project Information with Other Programs

To copy text from a Project table to the Windows Clipboard
1 Set up the table to display only the data you want to copyfor example, apply a fitler or insert or hide columns. 2 Select the range of data you want to copy. 3 On the Edit menu, click Copy Cell, Copy Task, or Copy Resource.
To copy a snapshot of a view to the Windows Clipboard

1 Set up the view with the specific details (such as tables, filters, or groups) you want. 2 On the Standard toolbar, click Copy Picture. 3 In the Copy Picture dialog box, click either For screen, to optimize the snapshot for online viewing, or For printer, to optimize it for printing. 4 Select whatever other options you want, and then click OK.
To create a new Project summary report for Word, PowerPoint, or Visio

1 On the View menu point to Toolbars, and click Analysis. 2 On the Analysis toolbar, click the Copy Picture to Office Wizard button, and then follow the instructions that appear on your screen.
To open a file in a different format in Project

1 On the File menu, click Open. 2 In the Files of type box, click the file format you want. 3 Locate and click the specific file you want to open, and then click the Open button. 4 If the file you selected is not in Project format, the Import Wizard appears. Follow the instructions that appear on your screen.
To save a Project file in a different format

1 On the File menu, click Save As. 2 In the Save As dialog box, click the location, and enter the file name you want. 3 In the Save as type box, click the format you want, and then click the Save button. 4 Follow the instructions that appear on your screen in the Export Wizard.
92
Tracking Progress on Tasks and Assignments

To update a baseline
1 On the Tools menu, point to Tracking, and then click Save Baseline. 2 In the Save Baseline dialog box, select the baseline you want to update. 3 Under For, click either Entire project or Selected tasks.
To enter task-level or assignment-level actual work values

1 On the View menu, click Task Usage. 2 On the View menu, point to Table: Usage, and then click Work. 3 Enter the actual work values you want for a task or assignment in the Actual column.
To enter daily (or other time periods) actual work values per task or assignment
1 On the View menu, click Task Usage. 2 Click the name of the task or assignment for which you want to enter actual values. 3 On the Standard toolbar, click the Go To Selected Task button. 4 On the Format menu, point to Details, and click Actual Work. 5 In the timescale grid, enter the task or assignment value you want in the Act. Work field.
To reschedule uncompleted work

1 On the Tools menu, point to Tracking, and then click Update Project. 2 Click Reschedule uncompleted work to start after, and in the date box type or click the date you want.
93
Viewing and Reporting Project Status

To identify tasks that have slipped in a view
On the View menu, click Tracking Gantt.
To filter for tasks that have slipped

1 On the Project menu, point to Filtered For: All Tasks, and then click More Filters. 2 In the More Filters dialog box, click Slipping Tasks, and then click the Apply button.
To see schedule variance

On the View menu, point to Table: Entry, and then click Variance.
To see task costs in a view

1 On the View menu, click More Views. 2 In the More Views dialog box, click Task Sheet and then click Apply. 3 On the View menu, point to Table: Variance, and click Cost.
To see task costs and overbudget tasks using the Project Guide
1 On the Project Guide toolbar, click the Report button. 2 In the Report pane, click the See project costs link. 3 In the Project Costs pane under Apply a filter, click Cost Overbudget.
To sort resources by cost

1 On the View menu, click Resource Sheet. 2 On the View menu, point to Table: Entry and click Cost. 3 On the Project menu, point to Sort, and click Sort By. 4 In the Sort dialog box, in the Sort By box, click Cost, and then select the Descending option. 5 Make sure the Permanently renumber resources check box is cleared, and then click the Sort button.
To sort resources by cost variance

1 On the View menu, click Resource Sheet. 2 On the View menu, point to Table: Entry and click Cost. 3 On the Project menu, point to Sort and click Sort By. 4 In the Sort dialog box, in the Sort By box, click Cost Variance.
94
Microsoft Project Kursu Ders Notlar 5 Make sure the Permanently renumber resources check box is cleared, and then click the Sort button.
95
Getting Your Project Back on Track

To edit resource assignments work values
1 On the View menu, click Resource Usage. 2 In the Work column, edit the values you want.
To replace one resource with another

1 On the View menu, click Task Usage. 2 Click the Task Name column heading. 3 On the Standard toolbar, click the Assign Resources button. 4 In the Assign Resources dialog box, in the Resource Name column, click the name of the resource you want to replace, and then click the Replace button. 5 In the Replace Resource dialog box, click the name of the replacement resource, and click OK.
To filter for critical tasks

On the Project menu, point to Filtered For: All Tasks, and then click Critical.
To enter overtime work values in the Task Form

1 On the View menu, click Gantt Chart. 2 On the Window menu, click Split. 3 Click anywhere in the Task Form, on the Format menu, point to Details, and then click Resource Work. 4 In the Ovt. Work column for the resource to which you want to assign overtime work, enter the number of hours of overtime work you want.
96
Applying Advanced Formatting

To format bar styles in a Gantt chart view
1 On the Format menu, click Bar Styles. 2 In the Bar Styles dialog box, select the options you want.
To display horizontal gridlines on the chart portion of a Gantt chart view

1 On the Format menu, click Gridlines. 2 In the Lines to change box, make sure that Gantt Rows is selected, and then in the Type box, click the type of line you want.
To format bars in the Calendar view

1 On the View menu, click Calendar. 2 On the Format menu, click Bar Styles. 3 In the Bar Styles dialog box, select the options you want.
97
Customizing Project
To copy a custom element from one project plan to another through the Organizer
1 First open the project plan that contains the custom element (such as a custom table), and then open the project plan to which you want to copy the custom element. 2 On the Tools menu, click Organizer. 3 Click the tab name that corresponds to the type of custom element you want to copy. 4 In the <Custom Elements> available in drop-down list on the left side of the Organizer dialog box, click the name of the project plan that contains the custom element. 5 Click the Copy button.
To record a macro
1 On the Tools menu, point to Macro, and then click Record New Macro. 2 In the Macro name box, enter a name for the macro (no spaces allowed). 3 In the Store macro in box, click This Project to store the macro in the active Project plan, or Global File to store it in the global template. 4 Click OK. 5 Perform the actions you want recorded in the macro. 6 On the Tools menu, point to Macro, and then click Stop Recorder.
To run a macro
1 On the Tools menu, point to Macro, and then click Macros. 2 In the Macro name box, click the name of the macro you want to run, and then click the Run button.
To edit a macro in the Visual Basic Editor

1 On the Tools menu, point to Macro, and then click Macros. 2 In the Macro name box, click the name of the macro you want to edit, and then click the Edit button. 3 In the Visual Basic Editor, edit the macro. 4 On the File menu in the Visual Basic Editor, click Close and Return to Microsoft Project.
To create a custom toolbar

1 On the Tools menu, point to Customize, and then click Toolbars.
98
Microsoft Project Kursu Ders Notlar 2 Click the Toolbars tab. 3 Click the New button. 4 In the Toolbar Name box, type the toolbar name you want, and then click OK.
To add a command to a custom toolbar

1 On the Tools menu, point to Customize, and then click Toolbars. 2 Click the Commands tab. 3 In the Categories list, click the category you want. 4 Drag the command you want from the Commands list to the custom toolbar.
To edit the graphic image and text that appears on a custom toolbar button
1 On the Tools menu, point to Customize, and then click Toolbars. 2 Click the Commands tab. Click the custom button you want to modify on the custom toolbar. 3 Click the Modify Selection button, and then point to Change Button Image. 4 In the list of images that appears, click the image you want. 5 Click Modify Selection, and in the Name box, type the text you want for the custom button name.
99
Measuring Performance with Earned Value Analysis

To set the project status date
1 On the Project menu, click Project Information. 2 In the Project Information dialog box, in the Status Date box, type or click the status date you want, and click OK.
To view earned value schedule indicators

1 On the View menu, click More Views. 2 In the More Views dialog box, click Task Sheet and then click Apply. 3 On the View menu, point to Table: Entry, and click More Tables. 4 In the More Tables dialog box, click Earned Value Schedule Indicators, and click the Apply button.
To view earned value cost indicators

1 On the View menu, click More Views. 2 In the More Views dialog box, click Task Sheet and then click Apply. 3 On the View menu, point to Table: Entry, and click More Tables. 4 In the More Tables dialog box, click Earned Value Cost Indicators, and click the Apply button.
100
Consolidating Projects and Resources

To create a resource pool
1 Create a new project plan. 2 Save the new project plan that will become a resource pool. 3 Open one of the project plans you want to make a sharer plan. 4 On the Tools menu, point to Resource Sharing, and click Share Resources. 5 Under Resources for <Sharer Plan Name>, click Use resources. 6 In the From list, click the name of your resource pool, and click OK to close the Share Resources dialog box. 7 If you have more than one sharer plan, open another sharer plan. 8 Repeat steps 3 through 7 for the other sharer plans.
To view assignment details in the resource pool

1 On the View menu, click Resource Usage. 2 In the Resource Name column, click the name of a resource. 3 On the Window menu, click Split to display the Resource Form.
To update a resources working time in the resource pool

1 Open the resource pool as read-write. 2 On the View menu, click Resource Usage. 3 In the Resource Name column of the Resource Usage view, click the name of the resource whose working time you want to change, and click the Resource Information button. 4 In the Resource Information dialog box, click the Working Time tab. 5 In the calendar below the Select Date(s) label, drag the vertical scroll bar or click the up or down arrow buttons until the month and year you want appears. 6 Click the dates you want to designate as nonworking time. 7 Under Set selected date(s) to, click Nonworking time, and click OK to close the Resource Information dialog box.
To update working time for all sharer plans from the resource pool
1 Open the resource pool as read/write. 2 On the Tools menu, click Change Working Time.
101
Microsoft Project Kursu Ders Notlar 3 In the Change Working Time dialog box, in the For box, click the base calendar you want to change, for example Standard (Project Calendar). 4 In the calendar below the Select Date(s) label, drag the vertical scroll bar or click the up or down arrow buttons until the month and year you want appears, and then click the specific days you want to make nonworking time. 5 Under Set selected date(s) to, click Nonworking time. 6 Click OK to close the Change Working Time dialog box.
To link new project files to the resource pool

1 Open the resource pool as read/write. 2 On the Standard toolbar, click the New button. 3 On the Tools menu, point to Resource Sharing, and click Share Resources. 4 In the Share Resources dialog box, under Resources for <File Name>, click Use resources. 5 In the From list, click the name of the resource pool, and click OK to close the Share Resources dialog box. 6 Save the sharer plan and resource pool.
To edit a sharer plan and update the resource pool

1 Open a sharer plan. 2 When prompted, open the resource pool. 3 In the sharer plan, make changes to assignments. 4 On the Tools menu, point to Resource Sharing, and click Update Resource Pool.
To create a consolidated project plan

1 On the Standard toolbar, click the New button. 2 Save the new project plan. 3 On the Insert menu, click Project. 4 In the Insert Projects dialog box, locate and click the project plan you want to insert into the consolidated project plan. To select multiple plans, hold down the Ctrl key while you click the name of each plan. 5 Click the Insert button.
To create task dependencies between projects

1 Open the two project plans between which you want to create a task dependency. 2 Switch to the project plan that contains the task you want to make the successor task. 102
Microsoft Project Kursu Ders Notlar 3 On the View menu, click Gantt Chart. 4 Click the name of the task you want to make the successor task. 5 On the Standard toolbar, click the Task Information button. 6 Click the Predecessors tab. 7 In the ID column, click the next empty cell below any other predecessor tasks, and enter the name of the predecessor task from the other project file in this format: Filename\Task ID. 8 Press Enter, and click OK to close the Task Information dialog box.
103
Planning Work with Project Server

Note These procedures require Project Professional with access to Project Server.
To create a new plan based on a template (project manager activity)

1 In Project Professional, on the File menu click New. 2 In the New Project pane, under Templates click On my computer. 3 In the Templates dialog box, click the Project Templates tab, and double-click the template you want.
To run the Resource Substitution Wizard (project manager activity)

1 In Project Professional, open an enterprise project plan that contains generic or work resources that you want to replace. 2 On the Tools menu, click Substitute Resources 3 In the Resource Substitution Wizard, follow the instructions that appear on your screen.
To publish a project plan to Project Server (project manager activity)

1 In Project Professional, develop a project plan to the point that you are ready to publish it to Project Server. 2 On the Collaborate menu point to Publish, and then click All Information. 3 To republish updated information, on the Collaborate menu point to Publish, and then click New and Changed Assignments.
104
Tracking Work with Project Server

Note These procedures require Project Professional or Project Web Access with access to Project Server, or Outlook with the Outlook integration add-in installed from Project Server.
To report task changes through Project Web Access (resource activity)

1 Log in to Project Web Access. 2 Click the Tasks tab to display the Tasks Center. 3 In the Tasks Center, record the actual work, percent complete, or other task status you want. 4 Click Update All.
To report upcoming nonworking time through Project Web Access (resource activity)
1 Log in to Project Web Access. 2 Click the Tasks tab to display the Tasks Center. 3 Click the Notify your manager of time you will not be available for project work in the pane on the left. 4 Record the type of nonworking time you want to report, and then click Submit.
To manage tasks through the Outlook calendar (resource activity)

1 Start Outlook and display the calendar. 2 Do one of the following: To import new or updated task assignments, click the Import New Assignments button on the Project Web Access toolbar. To record progress on an assignment, double-click the assignments appointment in the calendar, click the Project Web Access tab, and record the values you want.
To accept task changes from resources (project manager activity)

1 Log in to Project Web Access. 2 Click the Updates tab to display the Updates Center. 3 For the task changes you want to accept, click in the Accept? column and in the dropdown list that appears click Accept. 4 Click Update.
105
Microsoft Project Kursu Ders Notlar 5 After Project Server updates the affected plans in Project Professional, evaluate the impact of the task changes on the overall schedule.
To see multi-project status and drill into a specific project (executive or other stakeholder activity)
1 Log in to Project Web Access. 2 Click the Projects tab to display the Project Center. 3 Change the display options or active view to see the projects published to Project Server. 4 To display information for a specific project, in the Project Name column click the name of the project youd like to see.
106
Managing Risks, Issues, and Documents with Project Server

Note These procedures require Windows SharePoint Services integrated with Project Server.
To create a new risk (executive, project manager, or resource activity)

1 Log in to Project Web Access. 2 Click the Resources tab, and then select a project with which you want to associate a risk. 3 Enter the risk information you want.
To create a new issue (executive, project manager, or resource activity)

1 Log in to Project Web Access. 2 Click the Issues tab, and then select a project with which you want to associate an issue. 3 Enter the issue information you want.
To upload a document (executive, project manager, or resource activity)

1 Log in to Project Web Access. 2 Click the Documents tab, and then select a project with which you want to associate a document. 3 In the document library, click Upload Document, and locate the document you want
107

Msprojectdersnotlari Duzenlenmis

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Msprojectdersnotlari Duzenlenmis

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Microsoft Project Kursu Ders Notlar

SZLEME "NASIL" A yaps

"NE KADAR" Bte Plan

"NE OLUYOR" Sapma zmlemeleri

File mensnden Newi tklyoruz.

(Blank Projecte tklayarak) Bo proje ayoruz

Proje aldktan sonra adm adm projenin zelliklerini tanmlayacaz.

Microsoft Project Kursu Ders Notlar 1. BLM DEFINE PROJECT

(Define the projecte tklyoruz.) proje ana tanmlamalar

Microsoft Project Kursu Ders Notlar

alma takviminin belirlenmesi.

Tanm : Define general working times: alma saatleri tanmlama

Microsoft Project Kursu Ders Notlar

Microsoft Project Kursu Ders Notlar

Takvimde tatil gnleri seilip; Nonworking time iaretlenir.

Microsoft Project Kursu Ders Notlar

stenirse define additional calendars seilerek ek takvim ayarlar da yaplabilinir.

Microsoft Project Kursu Ders Notlar

Microsoft Project Kursu Ders Notlar

Microsoft Project Kursu Ders Notlar

Bu toplantlara katlacak personeli de belirleyip atayabilirsiniz.

Microsoft Project Kursu Ders Notlar

Bu deerlere gre iyimser, muhtemel ve ktmser senaryolar zerinde allabilir.

Microsoft Project Kursu Ders Notlar

Finish Biti Ardl Grev

Balang-balang (ayn anda balayabilen grevler)

3. Finish-to-Finish Biti-biti (ayn anda bitecek grevler)

Microsoft Project Kursu Ders Notlar

Microsoft Project Kursu Ders Notlar

Grev tablomuz aadaki gibi ekillenmeye balad.

Microsoft Project Kursu Ders Notlar

Microsoft Project Kursu Ders Notlar Sadaki takvimi

Microsoft Project Kursu Ders Notlar

Microsoft Project Kursu Ders Notlar

Microsoft Project Kursu Ders Notlar

Microsoft Project Kursu Ders Notlar

Microsoft Project Kursu Ders Notlar

Bunu yapmak iin;

alma alma Birim alma Sre Sre Sre Sre

Sabit Birim alma

Kaynaklarnn projedeki iinin amac

Planlama mant, kritik yol ve grev ilikileri

Microsoft Project Kursu Ders Notlar

men seenei ile alan pencerede

seimi ile grlr.

Microsoft Project Kursu Ders Notlar

Bundan sonra sapmaya a bakalm.

Microsoft Project Kursu Ders Notlar

Microsoft Project Kursu Ders Notlar

Tm proje yerine istediimiz grevi gncelletirmek iin;

Bunu yaptktan sonra grnm aadaki gibi seersek % li etiketler grnr.

Microsoft Project Kursu Ders Notlar

Microsoft Project Kursu Ders Notlar

Rapor Dnemi PGM PBM YGM MS PS

Bu genel bilgilerden sonra imdi MP zerinde KDY uygulamasna bakalm.

Dec '04 17 Jan '05 M T W T

28 Feb '05 21 Mar '05 M T W T F

0,99 31.529,92 YTL

Microsoft Project Kursu Ders Notlar

To start Project Professional and work offline

To create a project plan from a template

To switch to a different view

To view a report in the Print Preview window