KUMPULAN 2 JAWATAN KUASA AUDIT DALAMAN KOPERASI SERBAGUNA DAMAI BERHAD SELANGOR

Pengerusi :

Hj. Ahmad Razan b. Zainal

Setiausaha : Mardhiah bt Mujahid Anggota : Nor Izar bt Mohd Zain Muhd Izzuddin b. Che Khalid Nor Syamira bt Ismail Din b. Chabok

LAPORAN JAWATANKUASA AUDIT DALAMAN

Rujukan Kami (2): JKAD 4/10 Tarikh : 11 Februari 2004 Anggota Lembaga Koperasi Koperasi Serbaguna Damai Berhad, Kawasan Perumahan Taman Damai, No. 77, Jalan Damai 3\Taman Damai, 43000 Kajang, Selangor Darul Ehsan Tuan, LAPORAN JAWATANKUASA AUDIT DALAMAN BAGI TEMPOH 1 TAHUN MULAI 1 JANUARI HINGGA 31 DISEMBER 2003

Bahawa kami anggota Jawatankuasa Audit Dalaman Koperasi Serbaguna Damai Berhad mengikut kehendak Undang-Undang Kecil Koperasi dan PeraturanPeraturan Koperasi 1995, mengemukakan laporan kepada pihak tuan hasil dari pengauditan dalaman yang telah dijalankan pada 1 Februari hingga 7 Februari 2004.

2. Laporan yang dibuat adalah berasaskan kepada hasil pengauditan terhadap hal-ehwal kewangan, pentadbiran dan aktiviti-aktiviti koperasi bagi tempoh 1 tahun mulai 1 Januari 2003 hingga 31 Disember 2003.

3.

Sehubungan dengan itu kami mendapati: 3.1 Penemuan : Didapati penyediaan Resit Rasmi (RR) tidak peraturan. Bendahari tidak menandatangani RR0171 bertarikh 3.1.2003, RR0172 bertarikh RR0174 bertarikh 7.1.2003 dan RR0175 8.1.2003. mengikut kelulusan 6.1.2003, bertarikh

Cadangan

: Pastikan semua Resit Rasmi disediakan mengikut peraturan iaitu mendapat pengesahan penerimaan oleh Bendahari.

3.2 Penemuan

: Didapati penerimaan jumlah tambang bas bulan Januari 2003 tidak mencukupi,tambang diterima hanya sebanyak RM700 daripada pemandu bas, Nasir b. Ismail melalui RR0173 bertarikh 7.1.2003. : Bendahari hendaklah menyemak jumlah tambang bas, dan oleh kerana didapati terkurang bayaran,hendaklah membuat tuntutan tambahan RM50 daripada pemandu bas.

Cadangan

3.3 Penemuan

: Didapati jumlah belian tunai kedai runcit Koperasi yang diterima dari jurujual, Faridah Sulaiman melalui RR0174 bertarikh 7.1.2003 berjumlah RM4766 dan sepatutnya hanya RM4676. : Bendahari hendaklah menyemak jumlah sebenar belian tunai supaya tepat dan betul, dan hendaklah dibuat pembetulan.

Cadangan

3.4 Penemuan

: Didapati penerimaan tunai belian kedai runcit lewat diterima daripada jurujual, iaitu lewat 4 hari melalui RR0174 bertarikh 7.1.2003. : Semua penerimaan tunai belian kedai sepatutnya diserahkan pada hari yang sama.

Cadangan

3.5 Penemuan

: Didapati penyediaan voucher bayaran ( BB) tidak tepat, iaitu BB1/1 bertarikh 3.1.2003, BB2/1 bertarikh 4.1.2003, BB4/1 bertarikh 10.1.2003 tidak tepat. : Bendahari hendaklah memastikan setiap urusniaga yang dijalankan adalah betul dan tepat.

Cadangan

3.6 Penemuan

: Didapati voucher bayaran BB tidak mendapat kelulusan oleh Pengerusi, Setiausaha dan Bendahari serta tidak mendapat pengesahan penerimaan iaitu BB1/1 bertarikh 3.1.2003,BB2/1 bertarikh 4.1.2003,BB 4/1 bertarikh 10 .1.2003, BB5/1 bertarikh 12.1.2003 dan BB6/1 bertarikh 14.1.2003.

Cadangan

: Kesemua voucher bayaran hendaklah mendapat kelulusan oleh Pengerusi, Setiausaha dan Bendahari. Dan pastikan juga penerima menandatangani pengesahan penerimaan.

3.7 Penemuan

: Didapati ada dokumen yang tidak berkaitan dengan tahun semasa iaitu BB2/1 bertarikh 4.1.2000 dan invois 4628 bertarikh 8.1.2000. : Pastikan semua dokumen dikemaskini mengikut tahun semasa.

Cadangan

3.8 Penemuan

: Didapati pembayaran tidak dibuat terus kepada pembekal tetapi melalui Pemandu Bas BB4/1 bertarikh 10.1.2003. : Bayaran sepatutnya dibuat terus kepada Pembekal.

Cadangan

3.9 Penemuan

: Didapati dokumen sokongan tidak dilampirkan bagi pembayaran BB5/1 bertarikh 12.1.2003 dan BB6/1 bertarikh 14.1.2003. : Pastikan semua ALK yang hadir menandatangani penerimaan elaun bagi setiap mesyuarat yang dihadiri, dapatkan invois yang belum diterima.

Cadangan

3.10 Penemuan

: Penyediaan buku tunai dibuat dengan lengkap dan kemas. Kesalahan yang didapati adalah catatan tarikh bagi BB1/1 adalah tidak betul. : Setiap catatan dalam buku tunai mesti tepat dan betul.

Cadangan

3.11 Penemuan

: Didapati penyediaan Lejar Am bertepatan dengan peraturan kecuali LA 42 dimana catatan sepatutnya dibuat pada ruangan debit bukannya kredit. : Bendahari hendaklah memastikan catatan dibuat dengan betul.

Cadangan

3.12 Penemuan

: Didapati buku daftar keanggotaan tidak lengkap dan dikemaskini. Diantaranya senarai anggota tidak direkodkan sepenuhnya, kesilapan pada no.ic dan kesilapan pada senarai nombor keanggotaan. : Setiausaha hendaklah memperbaiki buku daftar dengan tambahan maklumat iaitu pekerjaan,tarikh terhenti anggota,dan mengemaskini maklumat anggota mengikut Akta Koperasi 1993 Fasal 15.

Cadangan

4. Diharapkan perkara-perkara yang dibangkitkan di atas, dapat diberi perhatian dan tindakan sewajarnya oleh pihak tuan. Kerjasama tuan dan juga semua pekerja koperasi diucapkan terima kasih.

Sekian.

Ahmad Razan
HJ AHMAD RAZAN BIN ZAINAL Pengerusi Jawatankuasa Audit Dalaman Koperasi Serbaguna Damai Berhad

s.k. Pengarah Jabatan Suruhanjaya Koperasi Malaysia (SKM) Negeri Selangor.