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quest-ce que le temps ? Et comment le grer ? Comment allons nous les rpartir ? Quils sont les critres de classer et de planifier nos activits? La dmarche de gestion du temps ?
comment le grer?
Grer son temps veut dire ne pas le gaspiller, tre mieux organis, travailler plus vite et plus efficacement. Il appartient, donc, au gestionnaire, et lui seul,de bien grer son temps de travail pour obtenir une efficacit maximum. Par exemple, pour une semaine de travail, on na que 40heures, ce qui reprsente 8 heures par jour, le gestionnaire doit tre parfaitement organis pour rpartir son travail au sein de cet horaire sil ne veut pas se laisser dborder, ce qui fait, souvent, mal effet et laisse
Dans la vie, au sein dune entreprise, on entend, trs souvent, parler du terme chance qui reprsente la date dexcution des obligations et des diverses transactions, par exemple, paiement dune dette.
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En valuant lurgence et limportance de chaque activit, on peut les caractriser comme suit : Matrice de la gestion de temps:
Urgent
Pas urgent
Important
Crises Prvention Problmes pressants Analyse de nouvelles occasions Planification Entretien du rseau Rcration Interruptions tlphoniques Correspondance Runions Perte de temps Activits plaisantes et inutiles qui ne permettent la ralisation daucun objectif.
Pas Important
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Selon le tableau prcdent ,il existe quatre types dactivits: 1-Urgent et important
Les tches urgentes et importantes doivent tre entreprises le plus tt possible et cest, idalement, vous qui devrez les prendre en charge.
2- Peu urgent mais important Il sagit dactivits importantes pour lavenir de lentreprise mais qui peuvent attendre. 3- Urgent mais peu important Ce sont les activits dlguer aux collaborateurs.
Mthode de NERAC :
Noter les activits et les chances ; Evaluer la dure ncessaire ; Rserver une marge de scurit ; Arbitrer les priorits ; Contrler et rectifier.
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Premire tape
1/ Janalyse : Quest-ce que jai faire? Lister tout ce que jai effectuer; Quel est mon temps disponible? valuer le temps dont je dispose.
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Deuxime tape
2/ Jeffectue des choix : Dans quel ordre dois-je mener mes activits? Ya-t-il des actions urgentes, importantes, longues, difficiles, fatigantes, dsagrables, Cest dfinir des priorits dans ce qui est raliser, respecter les contraintes dautorit dans lexcution des tches. Comment dfinir les priorits? A partir de la liste des activits effectuer : Dfinir lurgence et limportance : ce sont les deux critres de base pour dfin les priorits. Les tches urgentes et importantes sont raliser dabord. valuer la dure prvisible : il est essentiel dvaluer la dure prvisible des actions entreprendre, pour leur effectuer un budget de temps. Ceci permet davoir une vision plus claire pour les planifier. Ordonner la liste et affecter un numro dordre chaque activit en fonction d priorits dfinies. Ceci permettra de savoir dans quel ordre on va les planifier.
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Troisime tape
3/ Je planifie :
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Quatrime tape
4/ Je contrle : Tout planning est une prvision de lorganisation de son temps.
Les croque-temps
Appels tlphoniques imprvus ou trop longs. Interruptions ou drangements (collgues ou visiteurs entrant limproviste). Porte ouvertes devoir de disponibilit . Personnel insuffisamment form ou comptent. Les runions trop frquentes, trop longues ou inutiles. Objectifs flous, priorits changeantes Absence de plan de travail quotidien. Travaux en cour non achevs. Perfectionnisme. Manque dordre, bureau mal rang. Dlgation insuffisante. Intrts disperss et trop nombreux Manque dinformations mauvaises communications. Incapacit de dire non . Tendance de repousser le traitement des conflits. Lenteurs dans la prise des dcisions. Fatigue, surmenage, stress.
TP A FAIRE
Les activits organises par les entreprises sont souvent rptitives, ce qui permet dtablir des listes-types de tches quil suffit dadapter la situation. On peut distinguer les activits rgulires qui conditionnent la bonne marche de lentreprise et les activits qui se produisent occasionnellement. ORGANISATION DUNE REUNION : Rdiger et diffuser le compte-rendu Fixer lobjet de la runion Etablir la liste des participants Fixer la date Fixer le lieu Rserver la salle de runion Convoquer les participants Prvoir la prise de notes Prparer la salle de runion (Mobilier et matriel, dcoration, fournitures, boissons.) Prparer les documents et les dossiers distribuer
La suite de TP
T.A.F :
Dans la liste des tches de lorganisation dune runion : 1-Etablir un ordre de priorit des diffrentes tches
Conclusion
Il semble bien que le temps soit une denre prcieuse qui conditionne lorganisation de nos activits.