MANAJEMEN SURAT DI SEKOLAH

catatan seorang staff administrasi sekolah

Semenjak bertugas dan bekerja sebagai Staf Administrasi di TK-SD Islam Al-Azhar 32 Padang banyak pengalaman baru yang saya dapatkan, administrasi tidak hanya sekedar surat masuk atau surat keluar , namu lebih dari itu diataranya manajemen keuagan sekolah yang terdiri dari RAPBS ( Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah ) RAPBS ini disusun untuk satu tahun pelajaran. Agar anggaran tidak devisit diakhir tahun pelajaran diperlukan pengaturan dan manajemen dari setiap mata anggaran. Pekerjaan menyusun anggaran dikerjakan oleh Staf Administrasi dengan bantuan kepala sekolah, anggaran disusun berdasarkan kebutuhan belanja ditahun yang akan berjalan. Selain itu seorang staf administrasi sekolah harus paham dengan manajemen surat masuk dan surat keluar, setiap surat yang masuk harus dibuatkan disposisinya kepada kepala sekolah. Disposisi adalah suatu lembaran yang berisi tentang keringkasan dari surat yang masuk. Setiap surat masuk dan surat keluar harus dicatat pada suatu buku, yaitu buku agenda surat menyurat. Berikut penjelasan tentang surat masuk dan surat keluar 1. contoh format buku agenda surat keluar :

Keterangan : 1. Tanggal diisi dengan kappan surat tersubut dikeluarkan 2. Alamat diisi dengan alamat yang dituju 3. Keringkasan isi ditulis hal dari surat tersebut

2. Agenda surat masuk dan contohnya :

Keterangan : 1. 2. 3. 4. Untuk nomor diisi dengan nomor surat, itu biasanya berurutan Sipengirim diisi dengan alamat siapa yang mengirim surat Tanggal diisi dengan tanggal surat yang masuk Nomor diisi sesuai dengan nomor surat yang mengirim

Selain ada buku agenda untuk surat masuk dan surat keluar, juga ada namaya lembar disposisi, seperti yang sudah saya jelaskan diatas lembar disposisi adalah suatu lembaran pengantar dari surat yang masuk ke instansi kita, lembar disposisi berisi keringkasan tentang surat yang masuk. Setelah surat diberi dispose barulah surat tersebut diserahkan kepada kepala sekolah. Berikut contoh dari lembar disposisi tersebut :

Contoh format disposisi

Keterangan : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Surat dari diisi dengan alamat surat yang masuk Tanggal surat lihat di surat yang masuk Nomor surat lihat di surat yang masuk Perihal (sama) Tanggal terima disi dengan kappan surat itu diterima No agenda lihat di buku agenda surat masuk Ditujukan kepada lihat di surat masuk Untuk tabel disi oleh kepala sekolah

Selanjutnya setiap surat masuk dan keluar harus mempunyai tempat penyimpanan, yaitu sebuah Odner Combo ini berguna untuk menyimpan surat masuk yang sudah diberi disposisi oleh kepala sekolah, selain itu setiap surat keluar harus dibuat rangkap untuk di arsipkan, ini berguna sebagai pegangan kita jika suatu saat diperlukan. Finaly!!!!!!! Bekerja sebagai staf administrasi bagi saya adalah sebuah pekerjaan sejujurnya membosankan, karena kita hanya berhadapan dengan ha-hal yang sama setiap hari dan setiap tahunnya. Tidak banyak perbedaan yang terjadi. Sehingga kita bisa copas untuk membuat suatu surat, tinggal mengganti tanggal saja.. kalau bisa memilih maka saya akan memilih untuk menjadi seorang pendidik atau guru. Mudahmudah cita-cita saya akan menjadi kenyataan.. AMIIIIN