Controlo de alimentao e bebidas

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Definio e Objectivos

O controlo de alimentao e bebidas um eficaz instrumento de gesto, atravs do qual pode ser avaliado o desempenho de qualquer operao de comidas e bebidas, relacionando indicadores de gesto previamente estabelecidos com valores reais. Esta anlise permite tomar medidas correctivas, minimizando os desvios entre os valores estimados e os valores 9/28/12

O controlo de F&B visa, recolher, organizar, tratar e apresentar a informao necessria, s chefias, recomendando eventuais medidas correctivas apropriadas para cada situao.

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EXEMPLO:

Se num determinado Bar est definido que a capacidade de uma garrafa de Vodka de 15 doses, e se verificam constantemente vendas inferiores ao seu potencial, impe-se a aplicao de medidas para resolver este assunto.

Ser que o barman est a servir as doses estipuladas? Estar ele a facturar uma marca e a vender outra?

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Todos os produtos utilizados nas operaes de f&b, matrias primas ou produtos acabados, devem ser alvo de um controlo permanente e sistemtico em todas as fases do seu circuito, desde a sua compra at ao seu consumo, de forma a garantir o seu melhor desempenho.
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A no existncia ou ineficcia dos sistemas de controlo, reflectem-se em:

Compras ineficientes Favoritismos na escolha de fornecedores Desvio de mercadorias Excesso de desperdcios Deteriorao de produtos Excesso de stocks Fixao incorrecta dos preos de venda no facturadas

9/28/12 Vendas

Para um controlo eficaz, devem considerar-se os seguintes pressupostos:

Definio clara dos objectivos (ratios de custos, nveis de rentabilidade, qualidade dos produtos e do servio, standards de produtividade, etc.) Meios para obter a informao necessria ( equipamento e software informtico) Definio de normas e de procedimentos de trabalho

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Controlo

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Controlo = Meio disposio para que os fins possam ser atingidos, e assim, todos os intervenientes possam beneficiar.

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Controlo

Aumentar a qualidade Aumentar a rentabilidade Prevenir inefecincia Prevenir os roubos

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O Controlo no ciclo das mercadorias

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1 Fase: Compra

Verificao da aquisio dos produtos nas melhores condies de preo e de qualidade Controlo da qualidade, do preo, da quantidade e do estado de conservao das mercadorias recebidas Verificao do acondicionamento dos

2 Fase: Recepo

3 Fase: Armazenagem
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4 Fase: Distribuio

Controlo da transio dos produtos dos armazns para as diferentes seces de produo e venda, conforme requisies internas. Verificao da confeco dos pratos conforme padres de qualidade estabelecidos ( dosagens, apresentao, etc..). Anlises de ratios de custos

5 Fase: Produo

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6 Fase: Venda ou Consumo

Como implementar um sistema de controlo

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Actualmente existem vrias opes informticas que se adaptam a todo o tipo de unidades, desde o mais pequeno restaurante, at maior cadeia de hotis. A escolha deve ser alvo de estudo criterioso e dever ter em conta os seguintes princpios:
1. 2. 3. 4.

Exactido Tempo til Objectividade Prioridade

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5. Custo efectivo

Exactido: Os dados obtidos (custos e vendas) devem ser rigorosos. Tempo til: Tem de ser capaz de projectar a apresentao de uma informao, diria, semanal, mensal, semestral ou anual, consoante a necessidade Objectividade: O melhor sistema, no o mais fcil, ou o mais complicado, o 9/28/12

Prioridade Deve relevar os factores mais importantes para obter os resultados desejados. Custo efectivo O investimento e a manuteno deste sistema dever ser menor que o valor proveniente da reduo dos custos. Flexibilidade O sistema deve ser flexvel e permitir mudanas
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Aceitao O pessoal envolvido na

O Controlador de F&B

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Dever depender hierarquicamente do director financeiro ou do director geral e nunca do director de f&b. Dever estar autorizado, em qualquer momento, de verificar chegada de mercadorias, servio de cozinha, restaurarnte e bar, procedimentos de facturao e etc. essencial que este, mantenha com os chefs das vrias seces uma excelente relao profissional, e que estes compreendam a importncia 9/28/12 da sua funo para atingir os

Qualidades do controlador de f&b

Perspiccia Determinao Disciplina Capacidade de trabalho Honestidade Integridade Rigor Persistncia

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A Compra de Mercadorias

Consiste em abastecer a empresa Conseguir produtos, tendo em conta:

preo Qualidade Quantidades Pagamento Prazo de entrega

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Importncia da compra

A compra muito importante pois:

Envolve elevadas despesas Define o custo e a qualidade do produto final

Exemplo: Um cozinheiro no pode ser um excelente profissional se trabalhar com produtos de m qualidade.

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O chefe de compras

O chefe de compras

Responsavel por todas as aquisies Elevados conhecimentos tcnicos

Distino entre qualidade de produtos Sazonalidade Leal e honesto Resistir ao suborno Atento a novos produtos e novos fornecedores.

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A politica de compras

A politica de compras deve assegurar o bom funcionamento da operao com o menor investimento (7 momentos) 1 Ponto de encomenda Momento para dar ordem de compra.
Depois de estipular um stock minimo (sm), em funo do seu consumo mdio 9/28/12 dirio (cmd) e do seu tempo de

Assim, quando o produto atinge o sm a altura de encomendar sm=cmd*ta

Exercicio: Qual o stock mnimo de garrafas de vodka, sabendo que o consumo mdio dirio de 10 garrafas e o tempo de aprovisionamento de 5 dias?
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2 - Quantidades a comprar

Depende da previso da ocupao, do histrico

de consumo e do consumo mdio dos diferentes produtos. Para isso necessrio informao atempada e rigorosa da: Recepo: Pequenos almoos Grupos F&B
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Reservas de mesa

3 - Rotao das existncias em armazm inventory turnover

um importante indicador de gesto, pois avalia a eficcia do servio de compras. Quanto mais elevada a rotao de stocks, melhor o funcionamento da casa. Definio: a quantidade de vezes que uma ou mais mercadorias so adquiridas e consumidas num determinado perodo de tempo. Turnover = consumo mensal : stock mdio* 9/28/12

O turnover ideal de 4 vezes, mas pode ser superior ou inferior. O investimento em stock desaconselhvel, no entanto, em situaes de redues de preo, ofertas especiais, promoes, ou constituio de garrafeiras, devemos repensar a situao.
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4 Prazos de pagamento

Pagamento a prazo

No h investimento em mercadorias. 30, 60 e 90 dias

Pronto Pagamento

Benefcios

Redues de preo Ofertas de produto

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5 Escolha do fornecedor

Muito Importante Mais do que 1 fornecedor para cada produto Alternar entre fornecedor Relao win-win Escolher aqueles que apresentem melhor equilbrio:

Qualidade Preo Condies de pagamento Prazo de entrga

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Fornecedor ideal aquele que apresenta o melhor produto, ao mais baixo preo, com prazo de pagamento mais alargado e entrega o mais rapidamente possvel.

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6 Produtos armazenveis e de consumo imediato

Definio de quais os produtos que sero para fazer stock e quais os de consumo imediato. Exemplo:

Prdutos em stock

Conservas, compotas, bolachas, massas, arroz, cereiais, bebidas, congelados etc

Produtos de consumo imediato:

Peixe, carne, lacticineos, legumes, frutas e po

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7 Autorizao para a compra

Embora o chefe de compras tenha autonomia para realizar todas as compras. O director de f&b dever analisar todos os documentos. O director financeiro deve verificar toda a documentao relacionada

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Documentao de apoio

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Ficha de especificao de produto Produto: Lombo de Novilho

Aplicao: Qualidade: Estado: Observaes: Fornecedores: Scarnes Cdigo informtico: Restaurante Navegantes Nacional Fresca At 35% desperdcio Fonseca, Talho Nao, 00765

Este documento permite identificar com exactido que produto pretendo adquirir, minimizando as falhas de comunicao interna/externa, aumentando a eficincia. 9/28/12

Ficha de fornecedor
Nome do fornecedor: Nome do Vendedor: Morada: telefone: Telemvel: Prazo mdio de entrega: Condies de Pagamento: Principais produtos: Observaes: Scarnes, Lda Sr. Antnio Carlos Rua do Estdio Nacional 21990087 916793432 Imediato 60 dias Carnes Encerra ao domingo

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Pedido de Compra
Pedido de Compra Bar Seco:

Designao Quantidade Cdigo Observ.

Vodka Absolut Whisky J&B Gin Gordons Tequilha Sierra Coca cola (33 cl) 20 10 8 100 15 08768 06788 07856 09675 00434

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Este impresso utilizado pelos chefes dos vrios servios para solicitarem ao departamento de compras a aquisio de certos produtos emitido em duplicado, o original segue para o chefe de compras, a cpia fica com a pessoa que faz o pedido para posterior conferncia da mercadoria.

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RECEPO

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Recepo de Mercadorias

Algumas empresas no exercem procedimentos de controlo por considerarem moroso ou desnecessrio, o que implica que fornecedores mais apressados ou distrados registem nas facturas ou nas guias de remessa quantidades diferentes das que foram entregues.
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Quem recebe as mercadorias?

Receiver : Um funcionrio do economato. Se possvel na presena do chefe de cozinha.

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Localizao e equipamento

Localizao:
O cais de recepo de mercadorias, deve localizar-se, entre a entrada de servio e o armazm, no mesmo piso que os locais de produo e de servio para evitar desperdcios de tempo e equipamento. Balana decimal de plataforma

Equipamento:

Balana 9/28/12

Normas de recepo

Fixao de horrio para a recepo dos diferentes produtos (normalmente manh) Verificao de:

Qualidade ou marca Quantidade Estado de conservao Preo

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Conferir se o produto confere com o

Se a mercadoria no satisfazer algum dos requisitos feita uma nota de devoluo, indicando a razo . Logo que recebida e conferida enviar produtos para as seces.

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Ficha de armazenamento frigorfico (meat tag)

Produto Novilho Fornecedor Data de recepo Peso Preo unitrio Preo total

Lombo de Scarnes 12/04/2010 10Kg 15 150

utilizada na recepo de carne e peixes frescos para posterior armazenagem frigorfica.

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um valioso instrumento de controlo pois:

Permite controlar perdas de peso do produto Facilita o trabalho de inventariao Indica o a data do armazenamento, logo as prioridades de consumo

emitida em duplicado. O original colocado junto do produto, dentro de 9/28/12 uma embalagem plstica, enquanto

Registo de entrada de mercadorias

Todas as mercadorias que do entrada num estabelecimento tm que ser registadas por forma a obterse um controlo eficaz. No exemplo seguinte podemos analisar os produtos, as quantidades, os fornecedores, a numerao dos documentos, os preos unitrios e os preos totais, bem como, destino das mercadorias. 9/28/12

Mapa de entrada de Mercadorias

Data:

Quant 10 kg 20 kg 30 lt 12 lt

N doc Produto 0001 0001 0101 0101 Lombo porco Salsichas porco Tomate pelado Azite 0,7

Pr unitrio 15 7,5 5,5 6,5

Pr total 150 150 165 78

Destino Cozinha Cozinha

Fornecedo r Scarnes Scarnes

Economato Makro Economato Makro

Total: Cozinha

543 300

Economato 243 9/28/12

Controlo da recepo de mercadorias

Cabe ao controlador verificar periodicamente o cumprimento destas normas. Devem controlados os seguintes pontos:

Higiene do cais de recepo Estado dos equipamentos Pesagem Contagem de mercadorias

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Armazenagem

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A Armazenagem de Mercadorias

So frequentes as deterioraes de produtos em armazm devido a :

Temperaturas desadequadas Excessivo grau de humidade Perodos excessivos de armazenagem Ventilao insuficiente Inadequada separao dos alimentos Falta de condies de higiene excessivo entre a entrega e a

Tempo 9/28/12

Armazns

Despensa ou Economato

Gneros alimentares no perecveis. Enlatados, enfrascados, ensacados, engarrafados, empacotados, etc... Deve estar prximo do cais de recepo de mercadorias Dever ser fresco, arejado, com pouca humidade, bem iluminado, revestido com materiais lavaveis e equipado com bancadas e prateleiras

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Cmaras frigorficas

Destinam-se a conservar os alimentos deteriorveis, que necessitam de frio para prolongarem a sua durabilidade. No deve haver misturas de alimentos, para evitar a transmisso de cheiros e respeitas as suas diferentes temperaturas de conservao. Dever existir 5 cmaras frigorificas

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Produto Frutas e Legumes Carnes e Aves Peixes e Mariscos Leite e derivados Conservao de Congelados

Temperatura 4 a 6 1 a 3 0 a 1 2 a 4 -18

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Cave

Onde se armazenam todas as bebidas. Deve situar-se abaixo do piso trreo para melhor conservao dos vinhos. A temperatura deve estar entre os 8 e 13 Sem entrada de luz natural para evitar a oxidao dos vinhos.
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Longe de caldeiras, tubagens

Artigos de papelaria, drogaria e manuteno

Dever existir pequenos armazns separados para cada famlia de produtos Arrumao de equipamento de reserva, como, mesas, cadeiras, roupa de mesa, talheres, loias, vidros, etc..

Reserva de Material

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Codificao dos produtos

Todos os produtos que entram em armazm devem ser codificados, no s para dar entrada e sada no sistema informtico, como tambm para facilitar a arrumao. Este procedimento obriga a um ordenamento criteroso, que simplifica tarefas de busca e de inventrio. As mercadorias so divididas em

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Fichas de stock

Importante documento de armazm, elaborado para cada produto. Regista todas as movimentaes de quantidades e preo, dando a qualquer momento as informaes das existncias, bem como os eu preo mdio. Permite ainda analisar oscilaes de preo e o turnover num dado perodo, 9/28/12

Valorizao das existncias em armazm

A flutuao dos preos obriga a um sistema de valorizao de mercadorias. Utilizando o sistema do custo mdio, usamos a seguinte formula:
Preo mdio = valor do stock : existncias
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Exemplo: Dia 1 : compra de 50 unidades a 10 cada Dia 2 : compra de 100 unidades a 12 cada Valor do stock = (50*10) + (100*12)= 1700
9/28/12 Existncias = 50 + 100 = 150

Assim, quando o produto x fosse tratado, quer para inventrios, quer para valorizar uma sada de armazm, o seu valor seria de 11,33 e no 10 ou 12 (preos de compra)

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Ficha de stock: Vinho tinto XPTO Quantidades

Stock mnimo: 15 unidades Preo Dbito/Crdit Saldo o

Data Document Entrada Sada Existnci Custo Mdio o a Jan Fev Mar Abr Mai Factura Jun requisio 48 30 33 60 20 40 15 75 55 15 2,4 2,2 2, 00 2,16 2,16 2,16 2,34 2,34 132 43,2 86,4 115,2 70,2 30 162 118,8 32,4 147,6 77,4

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Reconciliao de inventrios em armazm

Inventrio a contagem fsica de todas as mercadorias existentes num armazm. Tem por principal objectivo detectar desvios. Esta tarefa feita mensalmente pelo ecnomo e pelo controlador, que juntos, procedem contagem, registo e valorizao de todas as existncias em armazm. Tem por objectivo corrigir os registos

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Reconciliao de inventrios em armazm

Inventrio inicial (fsico) + Entradas em armazm (registo de compras)sadas de armazm (registo das requisies)= Existncia contabilstica Inventrio final (fsico) = Diferena de Inventrio

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Principais causas das diferenas de inventrio

Enganos nos registos Quebras Cedncias no contabilizadas Esquecimentos Roubos

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Distribuio

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Distribuio

a fase em que os produtos do sada do armazm e do entrada nos vrios sectores de produo ( cozinha, cafetaria, restaurante, bar, room service, mini bares, banquetes, etc...).
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Distribuio

Para as mercadorias sarem do armazm necessrio o preenchimento de um documento interno: requisio interna. Cada seco tem um livro de requisies, com numerao prpria e at cores diferentes, para melhor identificao e controlo.
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A requisio interna dever ser emitida em duplicado. O original deve ficar no armazm, enquanto o duplicado dever ficar na seco para que possamos conferir a mercadoria aviada.

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A requisio deve conter:

Data da requisio Numerao sequencial Assinaturas intervenientes Cdigo do produto Designao do produto Quantidades requisitadas Quantidades fornecidas Preo mdio

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Normas de distribuio

As mercadorias devem, ser levantadas num horrio definido para cada seco por forma a evitar aglomeraes. Respeitar o sistema FIFO, ou mais recentemente o sistema FEFO. No final do dia, dever emitir-se uma listagem com todas as sadas do armazm, o que possibilita analisar 9/28/12 diariamente o movimento das

Produo

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So vrias as seces que intervm na fase de produo:

Cozinha central Grill Cozinha do pessoal Cozinha temtica Snack Pastelaria

Etc 9/28/12

Todos eles devero ser locais:

Bem arejados Bem iluminados Revestidos de materiais claros e de fcil limpeza Equipamentos amovveis Ralos para escoamento de guas

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Estas seces tm muita importncia, uma vez que o seu desempenho influencia fortemente a rentabilidade da empresa. O chefe de cozinha e o director de f&B devero assegurar a produo de refeies nas melhores condies de economia, evitando gastos desnecessrios e gerindo eficazmente recursos humanos e 9/28/12

A aplicao de instrumentos de controlo assenta na verificao dos pontos crticos nas vrias fases da produo (HACCP, Hazard Analysis Control Critical Points)

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Numa cozinha tipo podemos encontar as seguintes sub-seces:

Roda Despensa do chefe Zona quente ou zona de confeco Zona fria ou Garde Manger Zona de lavagem ou plonge

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Lay out das zonas de produo e armazenagem :

Ver anexo

Anlise de desperdcios procedimento de controlo muito importante para anlise dos desperdcios resultantes da preparao dos peixes e carnes ( custos elevados).
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Estes artigos so comprados em bruto, mas tm que ser valorizados , para que o seu custo efectivo incida sobre o peso liquido, ou seja, parte do produto que vai ser confeccionada. Se duas peas de carne iguais tiverem preos diferentes, e a mais barata tiver maior % de desperdicio qual escolheria??? 9/28/12

Esta anlise permite calcular simultaneamente a taxa de desperdcio e o preo unitrio liquido das peas comparadas.

Exemplo:

Produto: Quantidade: Preos Unitrios: Desperdcio: Tx desperdcio a)

Lombo de Vaca 10Kg a) 25 e a)2Kg e b)27 b)1,5Kg

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(2:5)*100 =40%

Utilizar uma tabela de desperdcios

Tabela de desperdicios Robalo Cherne Linguado Linguado Lombo Vaca Vazia Borrego Pojadouro 9/28/12 Posta Fliete inteiro filete torned rosbife costeletas escalopes 35% 40% 10% 45% 35% 30% 20% 25%

Concluses:

O lombo do fornecedor B mais rentvel e tem um aproveitamento melhor. Para que se obtenha maior eficincia na gesto e controlo de desperdcios regularmente actualizadas.

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Teste do Cortador

Importante instrumento de gesto. Permite valorizar as diversas subdivies de uma pea de carne ou peixe comprada por inteiro, atravs de uma comparao com os preos do mercado.. Permite avaliar as vantagens/desvantagens econmicas e operacionais das compras de peas 9/28/12 inteiras.

Lombo de Novilho -12Kg Preo unittio 23 Preo total 276

Composio Peso da pea

Preo Valor totalValor total ValorizaoPreo unitrio mercado mercado interna Unitrio do % mercado 35 15 5 ---------210 75 5 290 72,4 25,9 1,7 100% 199,82 71,48 4,69 276 33,3 14,3 4,69 ----------

Torned Strogonoff

6 5

Hamburguers 1 Total 9/28/12 12

Concluso:

Neste caso existe vantagem econmica em compra a pea inteira. No entanto esta anlise apenas pondera o custo das matrias primas e no contabiliza o factor mo de obra.

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Ficha Tcnica de Produo

um instrumento de controlo que permite conferir se cada produto final est de acordo com o definido. Esta ficha garante um controlo de qualidade em toda a fase da produo. Numa operao organizada, para cada iten disponvel na oferta de f&b elaborada uma ficha tcnica com 9/28/12seguintes rubricas: as

Designao ou nome do produto Fotografia Ponto de Venda N de doses confeccionadas Ingredientes, quantidades, preo unitrio e preo total. Modo de preparao Forma de servir 9/28/12

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Ratio de food coast unitrio

Indicadores de gesto

Ratio food coast unitrio = Custo total unitrio: Preo de venda liquido *100 Margem contribuio unitria = Preo de venda lquido Custo total unitrio

Esta anlise permite avaliar o custo varivel de cada item, bem como a sua margem unitria de lucro bruto 9/28/12

Venda

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Potenciais de Venda

A anlise dos potenciais de venda, um instrumento de controlo que permite avaliar se o consumo dos referidos produtos coincide com a venda efectiva. Permitre comparar a venda potencial com a venda real. Se esta coincidir estamos perante um controlo perfeito
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Exemplo:

Consumo : 1 kg carne vaca Venda:5 doses torneds 0,200Kg

Neste caso no existe desvios entre a venda potencial e a venda real

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Principais razes para ocorrncia de desvios:

Inventariaes incorrectas Taxas de desperdcio mal calculadas Capitaes excessivas Facturao incorrecta Roubo

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