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La Paz Bolivia
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TABLA DE CONTENIDO
Pg.
Caractersticas generales del sistema de contabilidad.. Normas generales de operacin 4 5
CAPITULO I COMPROBANTES
1. Registro de comprobantes. 1.1. Copia de Comprobantes. 1.2. Llenado de datos de factura de compras........ 1.3. Llenado de datos de boletos areos. 1.4. Llenado de datos de importacin... 1.5. Llenado de datos para retenciones... 1.6. Llenado de datos para factura de ventas. 2. Modificacin de comprobantes.. 3. Borrado de comprobantes.. 4. Registro de comprobantes borrados. 5. Visualiza comprobante....... 5.1. Visualiza comprobante previa a la impresin.. 6. Impresin de comprobante. 7. Resumen de comprobante. 8. Aplicacin de la norma contable numero 3 (UFV).. 8.1. Plan de cuentas....... 8.2. Cuentas en M/E....... 8.3. Rubros no Monetarios. 8.4. Norma Contable 3 (NC3). 9. Aplicacin de la norma contable numero 6 (TC). 10. Registro de comprobantes en (Bs $us).. 11. Asiento de apertura 12. Renumeracin de comprobantes 8 11 12 12 13 14 15 16 16 18 18 20 21 22 23 23 24 25 29 31 32 32 33
CAPITULO II LIBROS
1. Libro Diario 1.1. Reporte libros diaria (previa impresin) 2. Libro Mayor (una sola cuenta)... 3. Libro Mayor (varias cuentas).. 4. Libro de Compras IVA. 5. Libro de Ventas IVA. 6. Libro de Ventas (por da) 7. Registro de facturas anuladas.. 8. Dosificacin de facturas (n de autorizacin). 9. Importacin de libro de compras.. 10. importacin de libro de ventas. 11. Exportacin datos en formato TXT para libros IVA. 11.1. Exporta libro compras 11.2. Exporta libro ventas... 34 35 35 36 37 38 39 40 41 43 44 45 45 46
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CAPITULO V PRESUPUESTO
1. Asignacin presupuestaria. 2. Ejecucin presupuestaria.. 68 69
CAPITULO VI CONFIGURACION
1. Cdigos fijos contables... 1.1. Crdito, Debito y IT.. 1.2. Cierre de la gestin y otros. 1.3. Proyecto. 1.4. Otros cdigos fijos 1.5. Pie de pgina 1.6. Moneda y otros. 70 70 71 71 72 73 73
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Los comprobantes de ingreso registran transacciones que significan entrada, a la empresa o institucin, en trminos monetarios. Los comprobantes de egreso registran transacciones que significan salida, de la empresa o institucin, en trminos monetarios. En los comprobantes de traspaso se registran aquellas transacciones que no signifiquen ni entrada ni salida de dinero. Con los asientos (comprobantes) registrados se podr obtener en cualquier momento los reportes por pantalla o impresora de: Libro Diario, Libro Mayor y Libro de compras y Ventas IVA Balance de comprobacin de Sumas y Saldos Balance General Estado de Resultados
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Los siguientes reportes: Libro Diario, Libro Mayor, Libros de Compra, Libro de Ventas, Balance de Sumas y Saldos, Balance General y el Estado de Resultados al visualizar por pantalla, internamente son exportados en formato EXCEL en la carpeta D:\SIC-JACW\XLS, los que pueden ser modificado para su mejor presentacin. Si las facturas de ventas y las facturas de compras son registradas factura por factura con todos los datos requeridos para el libro de compras y ventas IVA, estos datos pueden ser exportados en formato TXT al Software de Libro de Compras y Ventas IVA de Servicio de Impuestos Nacionales. La parte del presupuesto se lo maneja con las cuentas de INGRESOS y EGRESOS del plan de cuentas, los mismos pueden ser marcados o seleccionados y presupuestados, y con el registro de comprobantes se obtendr la ejecucin presupuestaria. En vista de las continuas mejoras que se le hacen al sistema; pueden existir en el manual ciertas secciones que difieren con el sistema en s.
CONTROLES
Cuadro de texto, Permite ingresar datos o mostrar informacin.
Cuadro de edicin, Permite introducir textos largos. La tecla TAB se usa normalmente para pasar el enfoque al siguiente control en el orden de tabulacin.
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Cuadro combinado, Este control permite seleccionar un elemento de la lista contenida en un cuadro combinado, se debe pulsar en el botn situado a la derecha del control.
Cuadro de lista, Un cuadro de lista muestra una lista de elementos en la que es posible elegir uno o ms elementos.
Grupo de opciones, Este control contiene un grupo de botones de opcin de las que slo se puede elegir una.
Casilla de verificacin, Este control permite presentar varias opciones de las que se puede elegir una o ms de una.
Control numrico, Este control permite elegir en un intervalo de valores numricos al desplazarse por los valores cuando hace clic en las flechas arriba y abajo del control, o introduce un valor en el cuadro de control.
Botn de comando, Este control se emplea para iniciar acciones tales como imprimir un informe, aceptar los valores ingresados, cerrar o mostrar una ventana, o cada una de las opciones de una barra de tareas.
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Para el ingreso de datos existen teclas que facilitan la edicin de un campo (espacio destinado al ingreso de la informacin) las cuales se describen a continuacin. Num Lock Del Backs pace Ins Enter Crtl Y Esc Alterna el uso entre el teclado numrico y las flechas de movimiento. Borra caracteres sobre el cursor. Borra caracteres a la izquierda del cursor Cambia entre el modo insertar y sobrescribir Permite confirmar la seleccin de una opcin o el ingreso de la informacin digitada. Presionando simultneamente permite borrar hasta el fin de la lnea. Esta tecla por lo general se utiliza para escapar (dejar de hacer la accin que est realizando).
Algunos campos no permiten el ingreso de ciertos caracteres nmeros, esto es debido a que el sistema realiza la verificacin en el ingreso (Ejemplo, en el campo de importe no puede ingresar letras). La operacin del sistema est basada en la seleccin de opciones a travs de selectores tipo men.
MENU DE OPCIONES
Para seleccionar alguna de las opciones presentadas en pantalla, se debe hacer uso de las flechas de movimiento de cursor que se encuentran ubicadas al lado del teclado numrico, hasta iluminar la opcin deseada y luego presionar la tecla de ingreso (ENTER RETURN), o con el Mouse (ratn) presionando el botn izquierdo en la opcin deseada.
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CAPITULO I COMPROBANTES
Las transacciones comerciales son registradas en comprobantes contables. Los comprobantes contables son de tres tipos: Tipo 1 Comprobantes de ingreso Tipo 2 Comprobantes de egreso Tipo 3 Comprobantes de traspaso
Los comprobantes de ingreso registran transacciones que significan entrada, a la empresa o institucin, en trminos monetarios. Los comprobantes de egreso registran transacciones que significan salida, de la empresa o institucin, en trminos monetarios. En los comprobantes de traspaso se registran aquellas transacciones que no signifiquen ni entrada ni salida de dinero.
1. REGISTRO DE COMPROBANTES
Para registrar un comprobante: En el men Contabilidad, seleccione Comprobantes y, a continuacin, haga clic en Registro de Comprobante y siga los siguientes pasos: 1. Docto. Contable. Seleccione una opcin, existen 3: (1) Ingreso, (2) Egreso) y (3) Traspaso. 2. Fecha. Introduzca la fecha del comprobante. 3. Tipo Cambio. Introduzca el tipo de cambio correspondiente a la fecha del comprobante, si ya existiera almacenado en el sistema, se mostrara el dato, tambin puede modificarse. 4. Moneda. Seleccione un opcin, existen 2: Bs. y $us. Sin importar el tipo de moneda definido en el plan de cuentas. 5. Proyecto. Seleccione un elemento de la lista. 6. Pagado A Recibido De. Si el comprobante es Egreso (2), introduzca el nombre a quien pago. Si es ingreso (1), introduzca el nombre de quien le est pagando. Y Finalmente si es Traspaso (3), introduzca el porqu del comprobante. Longitud 55 caracteres 7. No Comprobte. Es un campo que muestra el nmero correlativo de comprobante de acuerdo al mes y el tipo. La numeracin del comprobante es correlativa en cada mes y en cada tipo de comprobante. Ejemplo: Mes Enero Enero Enero Febrero Tipo de Comprobante Ingreso Egreso Traspaso Ingreso Numeracin 1, 2, 3, 4,...N 1, 2, 3, 4,...N 1, 2, 3, 4,...N 1, 2, 3, 4,...N
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8. Glosa. Introduzca la explicacin de la operacin del comprobante, este campo es alfanumrico (letras y nmeros) de longitud 250 caracteres. Los primeros 75 caracteres son copiados a la referencia (la referencia es una pequea glosa que va al mayor de cada cuenta). Solo en este caso para pasar el enfoque al siguiente control en el orden de tabulacin utilice la tecla TAB. 9. Columna cdigo. La columna cdigo es un campo numrico, debe registrar el cdigo de la cuenta, en caso de no recordar el cdigo de la cuenta presione el botn < Buscar cuenta> o La tecla de control (F2). 10. Columna nombre cuenta. La columna nombre cuenta es un campo no editable muestra el nombre de la cuenta del cdigo digitado. 11. Columna referencia. La columna referencia es un campo alfanumrico, debe registrar una pequea glosa que corresponda a la cuenta seleccionada, la longitud de este campo es de 75 caracteres, para facilitar el ingreso de este dato copia automticamente la primera fila de la glosa. Si el tipo de moneda fue seleccionado en bolivianos (Bs.): 12. Columna debe (Bs.-). La columna debe (Bs.-) es un campo numrico, deber registrar el importe del cargo o dbito de la transaccin. 13. Columna haber (Bs.-). La columna haber (Bs.-) es un campo numrico, deber registrar el importe del abono o crdito de la transaccin. 14. Columna debe ($us.-). La columna debe ($us.-) es un campo numrico, esta columna no es editable, ya que muestra el equivalente en Dlares del importe en Bolivianos al tipo de cambio registrado. 15. Columna haber ($us.-). La columna haber ($us.-) es un campo numrico, esta columna no es editadle, ya que muestra el equivalente en Dlares del importe en Bolivianos al tipo de cambio registrado. Si el tipo de moneda fue seleccionado en Dlares: Columna debe ($us.-). La columna debe ($us.-) es un campo numrico, deber registrar el importe del cargo o debito de la transaccin. Columna haber ($us.-). La columna haber ($us.-) es un campo numrico, deber registrar el importe del abono o crdito de la transaccin. Columna debe (Bs.-). La columna debe (Bs.-) es un campo numrico, esta columna no es editable, ya que muestra el equivalente en Bolivianos del importe en Dlares al tipo de cambio registrado. Columna haber (Bs.-). La columna haber (Bs.-) es un campo numrico, esta columna no es editable, ya que muestra el equivalente en Bolivianos del importe en Dlares al tipo de cambio registrado. 16. Columna Bco. La columna Bco. es un control (cuadro combinado), si la cuenta es banco debe seleccionar el tipo de movimiento del banco, (si el importe es cargo, ejem. Depsito, intereses percibidos, etc.). (si el importe es abono, ejem. girado, retiro, etc.) 17. Columna No. Cheque. La columna es un campo numrico, registre el nmero de cheque si la cuenta es banco (haber o abono)
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18. Columna I.V.A. La columna I.V.A. le permite registrar los datos de una factura: Factura de compras o ventas. 19. Copia Comprobante. Entrando a esta opcin se puede hacer la copia de comprobantes anteriores.
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Importante:
Existen cuentas que se definen como fijos, que permiten agilizar el registro de: comprobante de Egreso (2) con factura de compras y sin factura, comprobante de Ingreso (1) con factura de ventas. Para registrar una factura de compras, debe seleccionar en documentos contables 2-Egreso 3-Traspaso, adems la cuenta contable que se debita (Columna debe), tiene que ser una cuenta de GASTOS (compras servicios), una cuenta de ACTIVO (adquisicin de bienes para uso o para la venta), una cuenta de PASIVO (Cuentas por pagar). Para registrar una factura de ventas, debe seleccionar en documentos contables 1-Ingreso 3Traspaso, adems la cuenta contable que se abona (Columna haber), tiene que ser una cuenta de INGRESO (venta de producto o servicio). Recuerde que los cdigos fijos y los porcentajes deben ser definidos con anterioridad en Contabilidad, Configuracin, Cdigos Fijos Contables. Las cuentas fijas para la factura de compras son: Crdito fiscal (cuenta del grupo de ACTIVOS) 13% (porcentaje ) el men
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1.1.
COPIA DE COMPROBANTES
seguidamente le aparecer la ventana
Para copiar un comprobante debe: seleccionar el mes; el tipo documento contable que utilizar y el nmero de comprobante (si es que lo sabe), luego presiona el botn Procesar. Si no puso el nmero de comprobante se generar una lista de todos los comprobantes del mes seleccionado, luego debe escoger el que desea copiar, presionar el botn . Una vez que copie el documento puede modificar los montos y la glosa, si estos tuvieran factura se debe volver a llenar los datos de facturas.
Manual del usuario del Sistema Contable 1.2. LLENADO DE DATOS DE FACTURA DE COMPRAS
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Al hacer un clic en la casilla del IVA en el registro de comprobantes generara la siguiente pantalla:
En esta pantalla debe seleccionarse el tipo de registro que se realizara para el caso compras, seguidamente aparecer la pantalla de llenado de facturas de compras debe registrar todos los datos que corresponden para generar el libro de compras.
1.3.
Al hacer un clic en la casilla del IVA en el registro de comprobantes generara la siguiente pantalla:
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En esta pantalla debe seleccionarse el tipo de registro que se realizara para el caso Boletos Areos, seguidamente aparecer la pantalla de llenado de boletos areos debe registrar todos los datos que corresponden para generar el libro de compras.
En esta pantalla debe seleccionarse el tipo de registro que se realizara para el caso Importacin, seguidamente aparecer la pantalla de llenado de importacin debe registrar todos los datos que corresponden para generar el libro de compras.
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En esta pantalla debe seleccionarse el tipo de registro que se realizara para el caso Retenciones, seguidamente aparecer la pantalla de llenado de retencin asumido (compras, servicios RC-IVA) debe registrar todos los datos que corresponden segn sea el caso, (retencin asumido de compras, servicios RC-IVA), para generar el libro de compras.
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Una vez registrado los datos del comprobante (cuadrado los importes del debe y haber) tenemos las siguientes opciones
Elegir impresora: Este botn permite seleccionar la impresora. Imprimir y grabar: Este botn permite guardar el comprobante e imprimir. Grabar: Este botn permite guardar el comprobante. Cancelar: Este botn permite cancelar el registro del comprobante.
2. MODIFICACIN DE COMPROBANTES
Para modificar un comprobante, ir al men Contabilidad, seleccione Comprobantes y, a continuacin, haga clic en Modifica Comprobante. Para modificar un comprobante debe seleccionar el tipo de comprobante, el mes correspondiente a la fecha del comprobante y el nmero de comprobante. Una vez recuperado el comprobante puede modificar casi todo, excepto: Tipo de comprobante, moneda y nmero de comprobante. La modificacin de datos es similar al Registro de Comprobantes en cuanto al registro de datos se refiere.
3. BORRADO DE COMPROBANTES
Para borrar un comprobante, en el men Contabilidad, seleccione Comprobantes y, a continuacin, haga clic en Borrado de Comprobante.
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1. Mes. Seleccione el mes en el cual se encuentra el comprobante que desea borrar, tambin existe la opcin todo que le permite desplegar todos los meses. 2. Docto. Contable. Seleccione un elemento de la lista: Ingreso, Egreso, Traspaso o de lo contrario todo y le desplegara todos los comprobantes segn el mes que selecciono. 3. Nmero del comprobante. Ingrese el nmero de comprobante a ser borrado. Si no recuerda el nmero de comprobante no es necesario que lo coloque, al presionar el botn procesar se desplegaran todos los tipos de comprobantes (ingreso, egreso y traspaso), de un determinado mes, todos los meses, segn los parmetros que dio en mes y documento contable. 4. Para visualizar el comprobante a ser borrado, presione el botn procesar. 5. Primero ubique en la columna No.Comp., un registro (fila) del comprobante a ser borrado, presionando doble clic el No. comp. El comprobante a ser borrado quedar marcado con .
6. Presione el botn Aceptar. A continuacin se muestra una ltima oportunidad para no borrar, presionando el botn No
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5. Visualiza Comprobante
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Para visualizar un comprobante, en el men Contabilidad, seleccione Comprobantes y, a continuacin, haga clic en Visualiza Comprobante. Para visualizar un comprobante primero debe seguir los siguientes pasos: 1. Mes. Seleccione el mes correspondiente a la fecha del comprobante que desea visualizar o de lo contrario seleccione todo, se desplegaran todos los meses. 2. Docto Contable. Seleccione un elemento de la lista: Ingreso, Egreso, Traspaso o de lo contrario todo lo cual desplegara todos los tipos de comprobantes del mes seleccionado. 3. Nmero del comprobante. Ingrese el nmero de comprobante a ser borrado. Si no recuerda el numero de comprobante no es necesario que lo coloque, presionando el botn procesar puede desplegar todos los tipos de comprobantes, de un determinado mes, todos los meses, segn los parmetros que se dio, marcando con un clic en una de las filas del comprobante se lo podr visualizar. 4. Para visualizar el comprobante a ser borrado, presione el botn procesar. 5. Primero ubique en la columna No.Comp., un registro (fila) del comprobante a ser Visualizado, .
presionando doble clic el No. comp. El comprobante a visualizarse quedar marcado con
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La barra de herramientas siguientes caractersticas: , Este botn permite ir a la Primera Pagina. , Este botn permite ir a la Pgina Anterior. , Este botn permite ir a una determinada Pgina. , Este botn permite ir a la Pgina Siguiente. , Este botn permite ir a la Ultima Pagina. , Este botn permite Cerrar vista previa. , Este botn permite Imprimir. Si presiona el botn cerrar vista previa
6. Impresin de Comprobante
Para imprimir uno o ms comprobantes, ir al men Contabilidad, seleccione Comprobantes y, a continuacin, haga clic en Impresin de Comprobante. Para imprimir uno o ms comprobantes registre los siguientes datos:
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1. Mes. Seleccione el mes correspondiente a la fecha del comprobante, o de lo contrario seleccione todo. 2. Docto Contable. Seleccione un elemento de la lista: Ingreso, Egreso, Traspaso, Ajuste, o todo. 3. Desde el Nmero. Ingrese el nmero de comprobante inicial. 4. Hasta el Nmero. Ingrese el nmero de comprobante final. 5. Para visualizar los comprobantes a ser impresos, presione el botn Procesar. 6. Presione el botn Imprimir Comprobantes, para imprimir todos los comprobantes mostrados (rango de comprobantes). Es importante mencionar que no existe despliegue previo a la impresin, y que se imprimirn todos los comprobantes que se seleccionaron segn parmetros que se dio.
7. RESUMEN DE COMPROBANTES
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Para obtener el resumen de comprobantes, en el men Contabilidad, seleccione Comprobantes y, a continuacin, haga clic en Resumen de Comprobantes. El resumen de comprobantes muestra los comprobantes por tipo y por mes, as como los comprobantes borrados. Si desea imprimir el Nmero de comprobantes Existentes, Borrados y Numeracin de Comprobantes, seleccione los botones correspondientes en cada caso.
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Para los ajustes de las cuentas del patrimonio debern estar adicionadas dos cuentas en el grupo tres de patrimonio, que son: - AJUSTE DE CAPITAL - AJUSTE DE RESERVAS PATRIMONIALES Se debe aclarar, que a partir de la vigencia de la norma, el ajuste de capital debe exponerse junto a su correspondiente cuenta de capital, concordante con el concepto fundamental de mantenimiento de capital, para medir los resultados; por tanto deber crearse en el grupo Patrimonio dentro del Ttulo Patrimonio la Cuenta Compuesta, Ajuste de Capital.
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Posteriormente en la columna tipo de cuenta indique a qu tipo de cuenta pertenece, las cuentas que han sido marcadas. Por ejemplo las cuentas de Capital son cuentas de Capital, la cuenta de Reserva Legal es una cuenta de Ajuste de Reservas Patrimoniales, Reservas y Otros.
Despus de haber realizado todas estas operaciones en cada una de las cuentas de detalle que pertenecen a cuentas de patrimonio, debe guardar, haciendo clic en el botn Grabar. Luego nuevamente haga clic en la ficha Rubros No Monetarios . En esta opcin se actualizar las partidas de Ingreso y Egreso de la gestin. Para efectuar este paso debe marcar las cuentas de Ingreso y de egreso, cuando el plan de cuentas de la empresa es muy extenso y muy detallado se recomienda utilizar la ayuda del sistema que consiste en lo siguiente: Para cuentas de Ingreso: Haga clic en la pestaa Desde el Cdigo, se visualizar el plan de cuentas, buscar las cuentas de ingreso y posicionarse en la primera cuenta de detalle y haga doble clic, sobre el cdigo, y aparecer el cdigo elegido. Ahora haga clic en la pestaa, Hasta el Cdigo, se visualizar el plan de cuentas, buscar las cuentas de ingreso y posicionarse en la ltima cuenta de detalle, haga doble clic, sobre el cdigo y aparecer el cdigo elegido. A continuacin en Tipo de Cuenta, haga clic en la pestaa y elija el tipo de cuenta, en este caso Ingresos.
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Ahora haga clic en el botn Marcar y aparecer una ventana indicando las cuentas que fueron marcadas.
Desmarque la cuenta: Ajuste por Inflacin y Tenencia de Bienes, de las cuentas de ingreso.
Por ltimo haga clic en el botn de comando Grabar. Luego nuevamente haga clic en la ficha Rubros No Monetarios . Para las cuentas de Egreso. Haga clic en la pestaa Desde el Cdigo, se visualizar el plan de cuentas, buscar las cuentas de Egreso y posicionarse en la primera cuenta de detalle y haga doble clic, sobre el cdigo, y se registrar el cdigo elegido.
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Luego haga clic en la pestaa, Hasta el Cdigo, se visualizar el plan de cuentas, buscar las cuentas de Egreso y posicionarse en la ltima cuenta de detalle y haga doble clic sobre el cdigo, y se registrar el cdigo elegido. A continuacin haga clic en la pestaa Tipo de Cuenta y elija el tipo de cuenta, en este caso Egresos.
Ahora haga clic en la pestaa Marcar y aparecer una ventana indicando las cuentas que fueron marcadas.
Proceda a desmarcar la cuenta: Ajuste por inflacin y tenencia de bienes de la cuenta de egresos, porque es contra cuenta.
Manual del usuario del Sistema Contable 8.4 NORMA CONTABLE 3 (NC3)
En esta misma pantalla a continuacin haga clic, en la ficha, Norma Contable 3.
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En Cdigos Fijos para los Asientos de Ajustes debemos establecer las contra cuentas de los ajustes. Como ser: Ajuste por Inflacin y Tenencia de Bienes Ajuste Diferencia de Cambio Mantenimiento de Valor Ajuste de Capital Ajuste de Reservas Patrimoniales
Haciendo clic en cada una de las pestaas se habilitar el plan de cuentas en el que podremos corroborar el cdigo de cada cuenta.
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En la opcin Documento Contable: haga clic en la pestaa y elija el tipo de comprobante en el que se generar el asiento de ajuste, para este ejemplo elija ajuste.
En la opcin Fecha para los asientos de Ajuste, debe colocar la fecha de cierre, en la que el sistema actualizar los Estados Financieros y una vez introducida la fecha, presione la tecla tabulador o Enter y automticamente se visualizar la UFV y el tipo de cambio de la fecha indicada.
Realizados todos estos pasos haga clic en el botn generacin de asientos de ajuste.
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Esta opcin permite generar el asiento de ajuste por inflacin y tenencia de bienes de las cuentas de Balance y de Resultados, es decir las cuentas de: ACTIVO, PASIVO, INGRESO Y EGRESO, y no as de las cuentas de PATRIMONIO. Se recomienda registrar en Fecha de Inicio del Periodo (dd/mm/aaaa), la fecha inicial del periodo y debe registrar la fecha al cual se desea actualizar con el tipo de cambio.
Manual del usuario del Sistema Contable 10. REGISTRO DE COMPROBANTES EN (Bs $us)
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Ir al men "Contabilidad", en el men desplegable seleccione "Comprobantes" en el sub-men desplegable, haga clic en " Registro de comprobantes en (Bs $us) y obtendr la siguiente pantalla: Esta opcin es similar al registro de comprobantes que tenemos en el punto 1, con la diferencia que en este caso en la casilla de moneda tiene 3 opciones: (1). Bs, (2). $us. y (3). Bs. y $us. En este ltimo caso se pueden registrar ambos importes tanto en dlares como en bolivianos sin que intervenga el tipo de cambio.
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CAPITULO II LIBROS
El Sistema SIC-JAC permite obtener los siguientes libros: Libro Diario Libro Mayor Libro de Compras IVA y Libro de Ventas IVA
1. LIBRO DIARIO
Para obtener el reporte del libro diario, en el men Contabilidad, seleccione Libros y, a continuacin, haga clic en Libro Diario. 1. Reporte por mes y Tipo de Comprobante. - Mes. Seleccione el mes correspondiente a la fecha del comprobante, o tambin la opcin Todo. - Docto. Contable. Seleccione un elemento de la lista, existen 5 opciones para seleccionar: (1) Ingreso, (2) Egreso (3) Traspaso, (4) Ajuste y (5) TODO. 2. Reporte por Rango de fechas. - Desde. Seleccione la fecha de inicio en que desea el reporte. - Hasta. Seleccione la fecha final en que desea el reporte. 3. Para visualizar el libro diario, presione el botn Procesar.
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6. Para imprimir el libro mayor, presione el botn Reporte. Nos muestra el reporte previo a la impresin. 7. Para salir del formulario, presione el botn Cancelar. 8. Para ver el registro en el comprobante, presione Ver comprobante. 9. Presione Elegir impresora para configurar la impresora.
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2. Hasta la cuenta. Ingrese el cdigo contable final, si no recuerda el cdigo puede buscar y seleccionar la cuenta. 3. Desde Fecha. Introduzca la fecha inicial del rango de fechas del que desea obtener el mayor. 4. Hasta Fecha. Introduzca la fecha final del rango de fechas del que desea obtener el mayor. 5. Moneda. Elija el tipo de moneda para obtener el libro mayor. 6. Tipo de Impresin. Elija el tipo de impresin.
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Para registrar facturas anuladas del libro de ventas, en el men Contabilidad, seleccione Libros y, a continuacin, haga clic en Registro de Facturas Anuladas. 1. Periodo Fiscal. Seleccione el mes en el que desea registrar las facturas anuladas, no utilizadas y extraviadas 2. Sucursal. Registre el nmero de la sucursal (casa matriz = 0, sucursal 1= 1 sucursal 2= 2, etc.) 3. Registro de Facturas Anuladas - Fecha: Indica la fecha en que se anulo la factura. - Desde el Nmero y Hasta el Nmero: Se ponen los nmeros de las facturas anuladas. - Generar Facturas: Este botn permite Generar las facturas que fueron anuladas. - Borra Facturas: Este botn permite borrar las facturas que no deseamos anular 4. Registro de Facturas No Utilizadas - Fecha: Indica la fecha de las facturas que fueron inutilizadas. - Desde el Nmero y Hasta el Nmero: Se ponen los nmeros de las que fueron inutilizadas. - Generar Facturas: Este botn permite Generar las facturas que fueron inutilizadas. - Borra Facturas: Este botn permite borrar las facturas que no fueron inutilizadas. 5. Registro de Facturas Extraviadas. - Fecha: Indica la fecha en la que se extraviaron las facturas. - Desde el Nmero y Hasta el Nmero: Se ponen los nmeros de las facturas que fueron extraviadas. - Generar Facturas: Este botn permite Generar las facturas que fueron extraviadas. - Borra Facturas: Este botn permite borrar las facturas que no fueron extraviadas. 6. Para grabar el registro de las facturas anuladas, no utilizadas y las extraviadas presione el botn Grabar. 7. Para salir del formulario, presione el botn Salir. Las facturas anuladas, inutilizadas y extraviadas se muestran en el libro de ventas de acuerdo al mes que corresponde.
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7. Columna Cdigo de Control (Alfanumrico) Si la factura es manual introduzca el 0, si es facturacin computarizada debe dejar en blanco. 8. Sucursal. Introduzca el nmero de la sucursal (casa matriz = 0, sucursal 1= 1 sucursal 2= 2. etc.).
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Nota
Para registrar datos de la factura de ventas en un comprobante, debe registrar los siguientes datos: Sucursal NIT del cliente Cdigo de Control (si la factura es manual el cdigo es 0 ) Nmero de la factura Nmero de Autorizacin Fecha de la factura Nombre del cliente Importe de la factura Importe ICE Importe exento
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Cuando existe una dosificacin de facturas los datos referidos a CDIGO DE CONTROL y NUMERO DE AUTORIZACIN son el mismo dentro de la dosificacin, para no repetir estos datos en los comprobantes, los registramos una sola vez en la opcin Dosificacin de Facturas (No. Autorizacin)
Para importar datos de los libros de compras IVA desde las sucursales, debe realizar desde el computador principal. Si esta en RED deben abandonar el sistema los dems usuarios. Nota: podran perder datos los dems usuarios si aun estn trabajando en RED. Antes de IMPORTAR debe obtenerse un Backup. El mes debe ser completo para importar. Para importar debe seguir los siguientes pasos: 1. Seleccione la ubicacin del backup que tiene de una de las sucursales. 2. Seleccione el mes en el cual debe importar el backup. 3. Seleccione la sucursal a la cual pertenece el backup. 4. Presione el botn Aceptar para la importacin de lo contrario el botn Cancelar.
Manual del usuario del Sistema Contable 10. IMPORTACION DE LIBRO DE VENTAS.
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Para importar del libro de ventas, en el men Contabilidad, seleccione Libros y, a continuacin, haga clic en Importacin de Libro de Ventas.
Para importar datos de los libros de venta IVA desde las sucursales, debe realizar desde el computador principal. Si est trabajando en RED, deben abandonar el sistema los dems usuarios. Nota: podran perder datos los dems usuarios si aun estn trabajando en RED. Antes de importar debe obtener un Backup. Para importar debe seguir los siguientes pasos: 1. Seleccione la ubicacin del backup que tiene de una de las sucursales. 2. Seleccione el mes en el cual debe importar el backup. 3. Seleccione la sucursal a la cual pertenece el backup. 4. Presione el botn Aceptar para la importacin de lo contrario el botn Cancelar.
Manual del usuario del Sistema Contable 11. EXPORTA DATOS EN FORMATO TXT PARA LOS LIBROS IVA.
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El Servicio de Impuestos Nacionales (SIN) una vez aprobada la Resolucin Normativa de Directorio No. 10-0047-05 relativa al nuevo formato de presentacin del Libro de Compras y Ventas IVA en un archivo plano (.TXT) a travs del Sistema Da Vinci. El mdulo Libro de Compras y Ventas, del Sistema Da Vinci es el encargado de la captura, validacin, consolidacin y envo de la informacin referente a los movimientos de compras y ventas de las empresas obligadas a presentar esta informacin. La presentacin se la realiza a travs de dos archivos planos, deben ser archivos tipo texto cuyos campos deben estar separados por el carcter Pipe Line (|) (ALTGR+1), uno para compras y otro para ventas, respetando el formato definido acorde con la resolucin vigente. ARCHIVOS PLANOS DE CAPTURA. Los archivos planos (.TXT) de captura deben regirse al siguiente formato:
ARCHIVO DE COMPRAS:
Nombre del Archivo: Compras_mmaaaa_NIT contribuyente (Ej. compras_022006_1003579028) Campos del archivo: TIPOFACTURA | NIT PROVEEDOR | RAZON SOCIAL PROVEEDOR | NUMEROFACTURA | NUMERO POLIZA | NUMERO DE ORDEN | FECHA FACTURA | IMPORTE SUJETO AL CREDITO FISCAL | CREDITOFISCAL Ejemplo: 1|1028627025|NOMBRE EMPRESA.|5228|0|7928155105|13/12/2005|55.80|7.25
ARCHIVO DE VENTAS:
Nombre del Archivo: Ventas_mmaaaa_NIT contribuyente (Ej. ventas_022006_1003579028) Campos del archivo: NIT-CI CLIENTE | RAZONSOCIAL CLIENTE | NUMEROFACTURA | NUMEROORDEN | FECHA FACTURA | IMPORTE SUJETO A DEBITO FISCAL | DEBITOFISCAL | FACTURA VALIDA ANULADA Ejemplo: 1028627025|NOMBRE EMPRESA|5890|7928155105|05/12/2005|450.6|58.58|V
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2. Ordenado por. Para exportar el libro de compras debe ordenar por FECHA, puede hacerlo presionando un clic. 3. Procesar. Despliega la lista de facturas en pantalla. 4. Examinar. El botn examinar permite ubicar la carpeta en que ser grabado el archivo texto de compras, Esta carpeta debe ser previamente creada, (Ej. ARCHIVO_TXT_LCV). 5. Exporta en Formato TXT para el Software Da Vinci. Este botn permite exportar el libro de compras en formato texto con el nombre Compras_mmaaaa_NIT contribuyente (Ej. compras_012009_1003579028), en la carpeta ARCHIVO_TXT_LCV (Grabar en) 6. Para salir del formulario, presione el botn Cancelar.
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FACTURA, puede hacerlo
4. Examinar. El botn examinar permite ubicar la carpeta en que ser grabado el archivo texto de ventas, Esta carpeta debe ser previamente creada, (Ej. ARCHIVO_TXT). 5. Exporta en Formato TXT para el Software Da Vinci. Este botn permite exportar el libro de ventas en formato texto con el nombre Ventas_mmaaaa_NIT contribuyente (Ej. ventas_012009_1003579028), en la carpeta ARCHIVO_TXT (Grabar en) 6. Para salir del formulario, presione el botn Cancelar.
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8. Seleccione el tipo de registro ya sea compras, boletos, importaciones o todo, para ver el libro de compras. 9. Para ver el libro de compras segn los parmetros que selecciono presion el botn Procesar. 10. Ordenar por. Este botn le da la opcin de ordenar por: fecha, nombre, importe, factura, NIT y Nro. Comprobante, puede hacerlo presionando un clic
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12.1. REGISTRO
Esta opcin le permite hacer el llenado de las facturas, para esto debe seguir los siguientes pasos: 1. Seleccione el periodo fiscal. 2. Seleccione la sucursal. 3. Seleccione el tipo de factura ya sea compras, boletos areos o importacin, seguidamente presione el botn Adicionar.
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FACTURA DE COMPRAS: en esta pantalla tiene dos tipos de datos a registrar que son los siguientes: a. Datos del comprobante. Estos datos no son obligatorios, es una referencia para si se realizo un comprobante por los importes de la factura, seleccionando el documento contable, registrando la fecha comprobante y Nro. de comprobante. b. Datos de la factura. Los datos a registrar son los siguientes: 1. Sucursal. Por defecto le aparecer la sucursal que eligi al ingresar. 2. Tipo de Factura. Este campo no es editable. Mercado interno. 3. Fecha de la factura. Registre la fecha de la factura. 4. Nit del Proveedor. Registre el Nit del proveedor. 5. Numero de Autorizacin. Registre el nmero de autorizacin de la factura. Si ya registro antes a este proveedor al momento de ingresar el Nit automticamente le aparecer el nmero de autorizacin, en algunos casos este puede cambiar debido a la dosificacin de las facturas. En el caso de alquileres se poner el Nro. Orden = 2 si es factura antigua. 6. Numero de la Factura. Debe registrar el nmero de la factura. 7. Cdigo de Control. Registre el cdigo alfanumrico de las facturas computarizadas, en el caso de facturas manuales o antiguas coloque 0 8. Nombre o Denominacin. Registre el nombre o la denominacin de la empresa que otorga la factura. 9. Importe de la Factura. Registre el importe total de la factura 10. Importe ICE. Registre el importe correspondiente al ICE, en los casos que sean facturas de bebidas alcohlicas o gaseosas y en el caso de los cigarrillos. 11. Importe Excento. Registe el importe excento del crdito fiscal, como por ejemplo en el caso de la factura de luz, que tiene un importe por servicio de aseo y alumbrado pblico que estn excentos del crdito fiscal. 12. Importe Neto. Este es un campo no editable, es la resta del importe de la factura menos el importe excento y el ICE. 13. Crdito Fiscal. Este es un campo no editable, saca el 13% del importe neto. 14. Para guardar los datos llenados en factura de compras presione el botn Aceptar caso contrario Cancelar.
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A continuacin le aparecer la siguiente pantalla: Si desea registrar otra factura de compras presione SI o de los contrario NO.
BOLETOS AREOS. en esta pantalla tiene dos tipos de datos a registrar que son los siguientes: a. Datos del comprobante. Estos datos no son obligatorios, es una referencia para si se realizo un comprobante por los importe de boletos areos, seleccionando el documento contable, registrando la fecha comprobante y Nro. de comprobante. b. Datos de la factura. Los datos a registrar son los siguientes: 1. Sucursal. Por defecto le aparecer la sucursal que eligi al ingresar. 2. Tipo de Factura. Seleccione una de las opciones, en este caso, Mercado interno.
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4. Razn Social de la lnea Area. Registre el nombre de la lnea area a la cual pertenece el boleto. 5. Numero de Boleto. Registre el nmero de boleto. 6. Fecha de emisin. Registre la fecha en la que se emiti el boleto. 7. Importe del Boleto. Registre el importe total del boleto. 8. Importe excento. Registre el importe excento si es que lo hubiera. 9. Importe Neto. Este es un campo no editable, registra la diferencia del importe del boleto menos el importe excento. 10. Crdito Fiscal. Este es un campo no editable, registra el 13% del importe neto. 11. Para guardar los datos llenados en boletos areos presione el botn Aceptar caso contrario Cancelar.
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A continuacin le aparecer la siguiente pantalla: Si desea registrar otra factura de boletos areos presione SI o de los contrario NO.
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IMPORTACIONES. en esta pantalla tiene dos tipos de datos a registrar que son los siguientes: c. Datos del comprobante. Estos datos no son obligatorios, es una referencia para si se realizo un comprobante por los importe de la pliza de importacin, seleccionando el documento contable, registrando la fecha comprobante y Nro. de comprobante. d. Datos de la Importacin. Los datos a registrar son los siguientes: 1. Sucursal. Por defecto le aparecer la sucursal que eligi al ingresar. 2. Tipo de Factura. Seleccione la opcin. Interno y exportacin. 3. Fecha. Registre la fecha de la pliza de importacin. 4. Nit Agencia Aduanera. Registre el Nit de la Agencia aduanera. 5. Agencia Aduanera. Registre el nombre de la agencia aduanera. 6. Numero de factura. Este campo no es editable, debe tener 0 7. Nro. De Autorizacin. Este campo no es editable, debe tener el numero 3. 8. Cdigo Aduana (3 dgitos). Registre el cdigo aduanero que contiene 3 dgitos. 9. Tipo de Tramite (emj. C). Este campo no es editable siempre ser C. 10. Nro. De Trmite. Registre el nmero de trmite. 11. Numero Pliza de Importacin. Este campo no es editable se genera automticamente, ao, cdigo aduana, tipo de tramite y Nro. de trmite. 12. Total IVA. Registre el total IVA que nos muestra la pliza de importacin. 13. Importe Neto. Este campo no es editable se genera automticamente. 14. Para guardar los datos llenados en boletos areos presione el botn Aceptar caso contrario Cancelar.
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A continuacin le aparecer la siguiente pantalla: Si desea registrar otra factura de importacin presione SI o de los contrario NO.
12.2. EDITAR
Esta opcin le permite editar los datos de las facturas que registro, debe seguir los siguientes pasos: 4. Seleccione el periodo fiscal. 5. Seleccione la sucursal. 6. Seleccione el tipo de factura ya sea compras, boletos areos o importacin, seguidamente presione el botn Procesar.
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7. De la lista que aparecer haga un clic en el No. de la factura que desea editar, en la columna Numero de Factura, luego presione el botn Editar. Le aparecer la siguiente pantalla, en esta hay dos tipos de datos: a. Datos del comprobante. Estos campos no son editables. b. Datos de la factura. Si estos datos fueron registrados sin comprobante se podrn editar todos los datos incluyendo los importes. Y si fueron registrados en un comprobante los campos a editar son; sucursal, tipo de factura, fecha de la factura, NIT del proveedor, No. de autorizacin, numero de factura, cdigo de control y el nombre o denominacin, una vez cambiados los datos debe presionar el botn Aceptar o de lo contrario Cancelar.
12.3. BORRAR
Esta opcin le permite borrar los datos de las facturas que registro, debe seguir los siguientes pasos: 1. Seleccione el periodo fiscal. 2. Seleccione la sucursal. 3. Seleccione el tipo de factura ya sea compras, boletos areos o importacin, seguidamente presione el botn Procesar. 4. De la lista que aparecer haga un clic en el No. de la factura que desea Borrar, en la columna Numero de Factura, luego presione el botn Borrar. Seguidamente si desea borrar la factura que visualizo presione el botn Aceptar de lo contrario Cancelar.
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13.1. REGISTRO
Esta opcin le permite registrar las facturas de ventas, debe seguir los siguientes pasos: 1. Seleccione el periodo fiscal. 2. Seleccione la sucursal, seguidamente presione el botn Adicionar. Adicin de datos: en esta pantalla tiene dos tipos de datos a registrar que son los siguientes: a. Datos del comprobante. Estos datos no son obligatorios, es una referencia para si se realizo un comprobante por la venta, debe seleccionar el documento contable, registrar la fecha comprobante y Nro. de comprobante. b. Datos de la factura. Los datos a registrar son los siguientes: 1. Sucursal. Por defecto le aparecer la sucursal que eligi al ingresar. 2. Fecha de la factura. Registre la fecha en la cual se emiti la factura. 3. Nit del Cliente. Registre el NIT del cliente al cual se le otorgo la factura. 4. Numero de la Factura. Registre el nmero de la factura que se emiti. 5. Nro. De Autorizacin. Este campo no es editable, genera automticamente. Este nmero lo recupera de la dosificacin de facturas. 6. Cdigo de Control. Este campo no es editable, genera automticamente en el caso de facturas computarizadas tambin lo recupera de la dosificacin de facturas, en el caso de que la factura sea manual se coloca 0.
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9. Importe ICE. Registre el importe del ICE si es que lo hubiera. Esto en la venta de bebidas alcohlicas y gaseosas. 10. Importe Excento. Registre el importe excento si es que lo hubiera. 11. Importe Neto. Este campo no es editable. Es la diferencia del importe de la factura menos el importe del ICE y del Excento. 12. Crdito Fiscal. Este campo no es editable. Muestra el 13% de importe neto. 13. Para guardar los datos registrados presione el botn Aceptar caso contrario Cancela
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A continuacin le aparecer la siguiente pantalla: Si desea registrar otra factura de ventas presione SI o de los contrario NO.
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3. De la lista que aparecer haga un clic en el No. de la factura que desea editar, en la columna Numero de Factura, luego presione el botn Editar. Le aparecer la siguiente pantalla, en esta hay dos tipos de datos: a. Datos del comprobante. Estos campos no son editables. b. Datos de la factura. Si la factura no fue cargada mediante comprobante todos los datos son editables incluyendo los importes, pero si se realizo mediante comprobante los campos a editar son; sucursal, fecha de la factura, NIT del cliente, numero de factura, cdigo de control y el nombre del cliente, una vez cambiados los datos debe presionar el botn Aceptar o de lo contrario Cancelar.
13.3. BORRAR
Esta opcin le permite borrar los datos de las facturas que registro, debe seguir los siguientes pasos: 1. Seleccione el periodo fiscal. 2. Seleccione la sucursal, seguidamente presione el botn Procesar.
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3. De la lista que aparecer haga un clic en el No. de la factura que desea Borrar, en la columna Numero de Factura, luego presione el botn Borrar. Seguidamente si desea borrar la factura que visualizo presione el botn Aceptar de lo contrario Cancelar.
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Para obtener el reporte de estados de cuenta, ir al men Contabilidad, seleccione Estados Financieros y, a continuacin, haga clic en Estados de Cuenta. 1. Desde Fecha. Aparece automticamente la fecha inicial para la acumulacin de saldos desde el inicio del periodo. 2. Hasta Fecha. Introduzca la fecha a la cual desea obtener el reporte. 3. Cdigo. Seleccione la cuenta mayor (cuenta compuesta =C), del que desea obtener el reporte. 4. Moneda. Marque el tipo de moneda para obtener el reporte. 5. Para seleccionar la impresora presione el botn Elegir Impresora 6. Para obtener el reporte del estado de cuentas presione el botn Reporte. 7. Para salir del formulario, presione el botn Cancelar.
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Las cuentas contables pueden ser de grupo o de detalle, cuando son de grupo significa que contienen otras subcuentas, sirven para totalizar y agrupar otras cuentas, las cuentas de detalle son las que se utilizan para realizar los asientos contables y no pueden contener subcuentas. Todas las cuentas deben tener: Cdigo de 10 dgitos Nombre de longitud mxima de 50 caracteres Clave de la cuenta o Clave G (Grupo) o Clave R (Rubro) o Clave T (Ttulo) o Clave C (Compuesta) o Clave S (Subcuenta) Moneda o Moneda 1 (Bs.) o Moneda 2 ($us) Cuentas agrupadoras: o Grupo (con clave G) o Rubro (con clave R) o Ttulo (con clave T) o Compuesta (con clave C) Cuenta de detalle: o SubCuenta En las cuentas de detalle se deben identificar la moneda (1=Bs. y 2=$us). En cambio las cuentas agrupadoras no tiene el tipo de moneda (para mantener la estructura se debe registrar 0). NIVEL 1 (GRUPO) CODIGO
1000000000 2000000000 3000000000 4000000000 5000000000
NOMBRE
ACTIVOS PASIVO PATRIMONIO INGRESO EGRESO
CLAVE
G G G G G
MONEDA
0 0 0 0 0
NOMBRE
ACTIVO CORRIENTE ACTIVO NO CORRIENTE PASIVO CORRIENTE PASIVO NO CORRIENTE PATRIMONIO INGRESOS OPERATIVOS INGRESOS NO OPERATIVOS
CLAVE
R R R R R R R
MONEDA
0 0 0 0 0 0 0
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NOMBRE
ACTIVO DISPONIBLE ACTIVO EXIGIBLE ACTIVO REALIZABLE ACTIVO DIFERIDO INVERSIONES ACTIVO FIJO PASIVO EXIGIBLE A CORTO PLAZO PASIVO EXIGIBLE A LARGO PLAZO PREVISIONES CAPITAL SOCIAL
CLAVE
T T T T T T T T T T
MONEDA
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
NOMBRE
CAJA BANCOS MONEDA NACIONAL BANCOS MONEDA EXTRANJERA CUENTAS POR COBRAR PRODUCTO CUENTAS POR COBRAR ENVASES Y CAJAS ANTICIPOS AL PERSONAL PRESTAMOS AL PERSONAL I.V.A. CREDITO FISCAL INTERESES POR COBRAR M/N INTERESES POR COBRAR M/E DEUDORES VARIOS DEUDORES MOROSOS
CLAVE
C C C C C C C C C C C C
MONEDA
0 0 0 0 0 0 0
0
0 0 0 0
NOMBRE
CAJA MONEDA NACIONAL CAJA MONEDA EXTRANJERA B.N.B. CTA. CTE. N 6000000890 BCO DE CREDITO CTA.CTE. N 43651-11-014 B.N.B. CAJA DE AHORROS N 690-002143 B.N.B. D.P.F. N 312751 B.N.B. D.P.F. N 319028
CLAVE
S S S S S S S
MONEDA
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Debe ingresar la ruta de acceso donde se encuentra el anterior sistema, haciendo un clic en el botn , y obtendr la siguiente pantalla:
Debe escoger la unidad para jalar la informacin, por ejemplo: La unidad "D", luego, haga doble clic, en la carpeta SIC - JACW, seleccione la empresa y la gestin. ubicacin. Por ltimo haga clic en el botn Presione el botn , para confirmar la
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Para realizar la asignacin de cuentas a los usuarios, haga clic en el men Contabilidad, seleccione Plan de Cuentas, y a continuacin, haga clic en Asignar Cuentas a Usuarios. 1. Usuarios: Seleccione el usuario al que desea asignar cuentas. 2. Usuario Seleccionado: Aparece automticamente el usuario seleccionado. 3. Desde el Cdigo: Seleccione la Sub-Cuenta (Nivel S) desde la cual desea asignar las cuentas. 4. Hasta el Cdigo: Seleccione la Sub-Cuenta (Nivel S) hasta la cual desea asignar las cuentas. 5. Botn MARCAR: Haga clic en el botn para marcar las cuentas seleccionadas. 6. Botn DESMARCAR: haga clic en el botn si desea desmarcar las cuentas. 7. Nomenclatura de Cuentas: en esta lista puede observar las cuentas marcas o desmarcadas. 8. Para guardar los cambios, presione en el botn GRABAR. 9. Para salir de la ventana, presione el botn SALIR
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CAPITULO V PRESUPUESTO
1. ASIGNACIN PRESUPUESTARIA
Para asignar el presupuesto, ir al men Contabilidad, seleccione Presupuesto y, a continuacin, haga clic en Asignacin presupuestaria y obtendr la siguiente pantalla:
La asignacin presupuestaria debe realizarse de las cuentas contables de Ingreso y Egreso, puede marcar las cuentas que tendrn asignacin del presupuesto, una vez marcado debe grabar con el botn
Para asignar el monto del presupuesto a una cuenta ya marcada como cuenta presupuestable, en la columna cdigo presione doble clic registre el importe en Bs.- y tipo de cambio de la fecha. Seleccione si el importe registrado corresponde a un presupuesto anual o mensual, luego asignamos el presupuesto con el botn
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Para ejecutar el presupuesto, ir al men Contabilidad seleccione Presupuesto y, a continuacin, haga clic en Ejecucin Presupuestaria. Para obtener el reporte de la ejecucin presupuestaria seleccione el tipo de moneda y presione el botn . .
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Manual del usuario del Sistema Contable 1.2. CIERRE DE LA GESTION Y OTROS
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El cdigo de la cuenta Resultados de la Gestin permite cerrar la gestin, si el ingreso es mayor que el egreso existir una utilidad o supervit, si por el contrario el egreso es mayor que el ingreso se tendr una prdida o dficit. El cdigo de la cuenta Resultados acumulados permite trasladar el resultado de la gestin anterior en el asiento de apertura. El cdigo de la cuenta Ajuste por inflacin y tenencia de bienes (ingreso, egreso) permite realizar el asiento de ajuste de las cuentas en Dlares y bolivianos. El cdigo de la cuenta Caja permite identificar el pago de un comprobante si fue en efectivo. El cdigo de la cuenta Banco permite identificar el pago de un comprobante si fue cancela con cheque.
1.3. PROYECTO
En esta pestaa podemos habilitar el manejo de proyectos, cuando esta marcado proyecto como vemos en la pantalla siguiente, podemos acceder a los estados financieros por proyecto y cuando lo desmarcamos nos consolida en uno solo.
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Para la impresin de los comprobantes de acuerdo a los tipos de: Ingreso, Egreso y Traspaso, puede registrar el pie de pgina (Registrado, Aprobado e Interesado).
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Los tipos de cambios deben ser registrados todos los das, si no hubo variacin de todas maneras deben ser registrados, como se muestra en la pantalla.
El botn
El botn
El botn
El botn permite direccional la ruta a otra empresa en la carpeta SIC-JACW. Haciendo clic en este botn obtendr la siguiente pantalla:
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En esta pantalla deber seleccionar el nmero de empresa y la gestin de la que importar los datos, una vez seleccionada la empresa haga clic en el botn Direccionada la ruta Haga Clic en el botn . , y el sistema importar los datos.
2. NDICE DE UFV
Para registrar los tipos de cambio, en el men Contabilidad, seleccione Utilidades y, a continuacin, haga clic en ndice UFV y obtendr la siguiente pantalla:
El botn
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El botn
El botn
El botn permite direccional la ruta a otra empresa en la carpeta SIC-JACW. Haciendo clic en este botn obtendr la siguiente pantalla:
En esta pantalla deber seleccionar el nmero de empresa y la gestin de la que importar los datos, una vez seleccionada la empresa haga clic en el botn Direccionada la ruta haga Clic en el botn . , y el sistema importar los datos.
3. NUEVO USUARIO
Para registrar un nuevo usuario, en el men Contabilidad, seleccione Utilidades y, a continuacin, haga clic en Nuevo Usuario y obtendr la siguiente pantalla:
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Para registrar un nuevo usuario debe ingresar el nombre del usuario luego la contrasea y finalmente debe confirmar la contrasea.
4. ACCESO A USUARIO
Para registrar el acceso al nuevo usuario, en el men Contabilidad, seleccione Utilidades y, a continuacin, haga clic en Acceso a Usuario y obtendr la siguiente pantalla:
Para permitir el acceso a las diferentes opciones, primero seleccione el usuario marcando con un clic en seleccione usuario, en la parte de opciones debe habilitar las diferentes opciones que muestra el sistema contable ( deshabilitar). Tambin le permite eliminar usuarios creados, excepto los usuarios JAC y X.
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Para seleccionar la carpeta donde se guardar la informacin. Podra guardar en el mismo disco duro de la computadora en una unidad distinta en la que se encuentra el sistema contable SIC-JAC, pero se recomienda que la copia de seguridad (Backup) sea en disquetes (y con doble copia). Pero si existe quemador mucho mejor si se copia toda la carpeta sic-jacw donde se encuentra todas las empresas creadas y gestiones, es decir la informacin y los programas de todo el sistema contable. 1. Copiar la Informacin Contable en la carpeta por Defecto Esta opcin por defecto copia la informacin contable en la carpeta: SIC-JACW-0XEMPRE\XXXX\BACKUP\, en la unidad en la que se instal el sistema SIC-JAC. 2. Seleccionar la Carpeta para copiar la informacin Contable Haciendo clic en esta opcin se habilitar el botn . A continuacin tenemos la opcin para seleccionar una carpeta o el lugar para guardar la copia de seguridad.
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3. Copiar la Informacin Contable en una Unidad del Disco (A:) Esta opcin por defecto copia la informacin en la unidad A: del computador. Para obtener la copia haga clic en el botn . La copia que el sistema generar sera en un archivo comprimido con extensin RAR. El nombre del archivo es por ejemplo CN010901_250109_112847.RAR (CN=Contabilidad, 01= Nmero de empresa, 09= periodo, 01= tipo de cierre_ddmmaa_hhmmss) Si no desea realizar la copia haga clic en el botn .
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SELECCIONAR EL ARCHIVO DE RESGUARDO (EJM. Cn010901_240909_115249 ARCHIVO COMPRIMIDO) Seleccione la carpeta descomprimida y haga clic en el botn . La carpeta ser seleccionada.
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Las tablas o archivos tienen ndices que permiten ordenar por algn campo en particular, por alguna razn como por ejemplo corte de energa elctrica puede que algunos ndices que estaban abiertos se daen para subsanar esto debe realizar el mantenimiento de ndices indexar.
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Todos los datos de la empresa pueden ser modificados, excepto el Ao y el Periodo. Para guardar los datos modificados haga clic en el botn .
Para poder consolidar las empresas, debe seleccionar las empresas, haciendo un clic en la casilla de verificacin . .
Para confirmar la consolidacin de las empresas dentro el sistema contable haga clic en el botn
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Para crear otros tipos de comprobantes, en el men Contabilidad, seleccione Otros y, a continuacin, haga clic en Tipos de Comprobante y obtendr la siguiente pantalla:
El botn permite adicionar otro tipo de comprobante, el tipo de comprobante nmero 4 deber ser exclusivamente de AJUSTE para la aplicacin de la NC 3 y 6.
El botn
5. PROYECTO
Para crear o editar las fuentes de financiamiento, en el men Contabilidad, seleccione Otros y, a continuacin, haga clic en Proyecto y obtendr la siguiente pantalla:
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El botn
El botn
El botn
6. SUCURSAL
Para crear o editar las sucursales, en el men Contabilidad, seleccione Otros y, a continuacin, haga clic en Sucursal y obtendr la siguiente pantalla:
El botn
El botn
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Para verificar si existen comprobantes desbalanceados, ir al men Contabilidad, seleccione Otros y, a continuacin, haga clic en Verifica Comprobantes Desbalanceados y obtendr la siguiente pantalla, en esta se mostraran si existen comprobantes desbalanceados.
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La Carpeta SIC-JACW debe renombrar con SCI-JACWMMM o con cualquier otro nombre Ejemplo SCI-JACWMMM Para que la informacin existente no se PIERDA o DESAPARESCA
Una vez renombrado la carpeta SIC-JACW por ejemplo con SIC-JACWMMM PUEDE PROCEDER A INSTALAR el Sistema contable.
Manual del usuario del Sistema Contable 2. PASOS PARA INSTALAR EL SISTEMA DE CONTABILIDAD
Paso 1) Introduzca el CD en la unidad que corresponda y obtendr la siguiente pantalla:
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Paso 2)
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Paso 4) pulse Cambiar>, si desea cambiar la unidad en la cual se instalar el programa. Se recomienda instalar en una unidad distinta a la unidad C.
Paso 5)
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Una vez instalado el sistema, en el escritorio del Windows se muestra el icono para ingresar al sistema
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Paso 2) Puede ingresar todo los datos, pero los datos que necesariamente debe ingresar son: Nombre, Ciudad, Ao y seleccionar el periodo y luego pulse Aceptar
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Paso 3)
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El nombre del usuario es X y la contrasea Y. La contrasea no se muestra, solo aparece asterisco (*). En la fecha aparecer por defecto la fecha actual, este campo es editable se puede cambiar, el tipo de cambio y el ndice UFV si lo conoce puede ingresarlo, caso contrario coloque 0. Pulse Aceptar. Posteriormente puede crear un nuevo usuario con el nombre y contrasea personalizada.
Por defecto aparece el nombre de la empresa, la ciudad, ao y periodo, puede cambiar el nombre de la empresa y la ciudad pero no puede cambiar el ao y el periodo. Luego pulse Aceptar
Manual del usuario del Sistema Contable 6. PASOS PARA INSTALAR EN RED EL SISTEMA CONTABLE SIC-JAC 1 Paso en el SERVIDOR
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2) En la columna Carpeta, seleccin la unidad donde se instal el sistema contable SIC-JACW, en esta unidad cree una capeta denominada .
3) Comparta esta carpeta haciendo clic derecho sobre esta, seleccione Compartir con, habilitando, Lectura y Escritura, como se muestra en la siguiente pantalla.
SIC-JACW
RED_SIC-JAC
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5) Sobre el icono de red hacer clic y luego seleccionar Conectar a unidad de red
6) En la pantalla Conectar a unidad de red, seleccion una letra para la nueva unidad en red.
Haga clic en el botn , en la red ubique el computador en que se cre la carpeta RED_SIC-JAC, seleccione la carpeta RED_SIC-JAC que se ha compartido y haga clic en aceptar.
Manual del usuario del Sistema Contable 7. PASOS PARA CREAR EL NUEVO ACCESO DIRECTO DEL SISTEMA SIC-JAC EN EL ESCRITORIO
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1) Desde el escritorio del computador, deber eliminar el acceso directo que se genera al momento de la instalacin. Para ello, haga un clic con el botn derecho del mouse sobre el icono del Sistema de Contabilidad, que se encuentra en el escritorio del computador. Aparecer varias opciones, elija: Eliminar y haga clic en si.
2) Luego, haga un clic derecho con el mouse, sobre el escritorio del computador, en Nuevo. Seleccione "Acceso Directo".
En la pantalla, Crear Acceso Directo, presione el botn "Examinar", ser enviado a la ventana, "Buscar Carpeta".
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A continuacin, escoja "EQUIPO", se desglosarn las unidades de disco del ordenador, seleccione la unidad virtual creada con anterioridad.
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En la lista, busque el logo de un zorro (Caracterizado por el lenguaje de Visual Fox Pro). Haga clic en el botn Aceptar.
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2 PASO EN LA TERMINAL
1) Haga clic derecho en el botn Explorar. del escritorio, en el men desplegable seleccione
3) En la pantalla Conectar a unidad de red, seleccin una letra para la nueva unidad en red.
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4) Haga clic en el botn , en la red ubique el servidor del programa SIC-JACW seleccione la carpeta RED-SIC-JAC que se ha compartido y haga clic en aceptar.
PASOS PARA CREAR ACCESO DIRECTO DESDE EL ESCRITORIO. NOTA: Deber seguir los mismos pasos que se realizaron para crear el acceso directo al escritorio en la
mquina del servidor, aplquelos aqu en la maquina terminal. Ver pgina (96).
En la ventana que aparecer haga clic en la opcin Abrir ubicacin / buscar destino
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Una vez abierto debe borrar todo los archivos que se encuentran en la misma:
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2. Nos vamos al sistema contable SIC-JAC, si queremos exportar el libro diario, hacemos el siguiente procedimiento para obtener el reporte del libro diario, en el men Contabilidad, seleccione Libros y, a continuacin, haga clic en Libro Diario. Para ver el reporte haga clic en VER LIBRO DIARIO
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3. Volvemos a la carpeta XLS que minimizamos en la primera parte, y ah podemos ver que ya se gener el archivo Excel del libro diario :
Debe guardar este archivo en otra carpeta que no sea la carpeta XLS, porque esta carpeta es exclusiva del sistema no lo puede mantener abierto, porque no podr ver ningn otro reporte. En cualquier unidad de su mquina puede crear una nueva carpeta, por ejemplo: LIBRO DIARIO, en esta carpeta guardar el archivo Excel del libro diario.
Para exportar, los estados financieros, mayores, estado de cuentas, libros de compras y ventas debe seguir los mismos pasos desde el punto 2.