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APOSTILA PARA CONCURSOS PBLICOS

ADMINISTRAO DE MATERIAL E PATRIMNIO

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Contedo: 1. Administrao de materiais; 2. O sistema de administrao de materiais e patrimnio; 3. A administrao de materiais nas organizaes; 4. Identificao, classificao e controle de materiais e bens patrimoniais; 5. O mtodo ABC de classificao de materiais; 6. Sistemas de armazenagem; 7. Dimensionamento e controle de estoques; 8. Planejamento e programao da produo; 9. Material Requirements Planning (MRP); 10. A Filosofia JIT e sua importncia para a administrao de materiais; 11. Os sistemas logsticos, subsistemas e atividades; 12. Os sistemas de distribuio; 13. Os sistemas de transportes; 14. O gerenciamento da cadeia de suprimento (SCM); 15. A cadeia de suprimento digital e os negcios eletrnicos.

Administrao de materiais

O objetivo deste captulo apresentar o conceito de administrao de materiais e sua evoluo ao longo do tempo, como forma de estabelecer as bases para a aprendizagem desse contedo to importante para a formao do administrador. A administrao de materiais de vital importncia para a reduo de custos e aprimoramento dos processos produtivos, quando corretamente compreendida e desempenhada. Analisando-se os balanos das organizaes possvel perceber que os investimentos em estoques representam uma mdia de 1/3 dos ativos totais das empresas. Isso significa que fundamental gerenciar adequadamente os materiais que so utilizados nos processos produtivos.

Consideraes iniciais
Essencialmente, a atividade administrativa implica o processo de transformao de recursos de entrada em recursos de sada, conforme se visualiza na figura a seguir:
O autor.

Fornecedores

Recursos de entrada

Processamento dos recursos

Recursos de sada

Clientes

Financeiros Materiais Humanos Energticos Tecnolgicos Equipamentos Etc. Figura 1 A dinmica do funcionamento organizacional. Processos administrativos Processos operacionais Processos tecnolgicos Outros processos

Juros/Lucros Produtos Salrios Servios Marcas/Patentes Etc.

Administrao de Material e Patrimnio

Do ingls facilities, para significar todos os recursos adicionais necessrios aos processos produtivos, como: instalaes de ar comprimido, instalaes eltricas, de gs etc.

Os recursos de entrada so obtidos junto a fornecedores, e podem ser ordenados em grupos principais: recursos financeiros; recursos materiais; recursos humanos; recursos energticos; recursos tecnolgicos; equipamentos; facilidades1 etc. A organizao agrupa esses recursos e, utilizando-se de processos internos, os transforma em recursos de sada, destinados aos seus clientes. Isso implica que os recursos colocados disposio da organizao, obtidos de seus fornecedores, devem ser bem gerenciados para se obter as sadas de recursos desejados pelos clientes da organizao. Essa transformao de recursos depende em grande parte da administrao de materiais, que responsvel por obter e gerenciar os recursos que sero processados pela organizao. exatamente sobre essa atividade, a administrao de materiais, que vamos discorrer nesta obra, buscando demonstrar o seu papel para a Administrao, como ela funciona e os resultados que oferece aos sistemas organizacionais.

Recursos disposio das organizaes

Como se percebe, pela figura 1 (A dinmica do funcionamento organizacional), os recursos que so disponibilizados s organizaes, para que atinjam seus objetivos, tm sua origem naquilo que genericamente chamamos de fornecedores. Tais fornecedores podem disponibilizar s organizaes os diferentes tipos de recursos de que elas precisam para operacionalizar seus processos produtivos, podendo ser visualizados na figura a seguir.
Recursos organizacionais
O autor.

Financeiros (capitais)

Energticos

Tecnolgicos

Humanos

Materiais

Patrimoniais

Figura 2 Os recursos gerenciveis pelas organizaes.

Administrao de materiais

Claro que existem outros recursos que podem ser utilizados pelas organizaes, como os recursos informacionais. Porm, relacionamos apenas os seis encontrados na figura 2, e daremos nfase aos recursos materiais e aos patrimoniais, uma vez que os mesmos so o objeto de nosso estudo. Os fornecedores dos recursos financeiros so chamados de capitalistas e podem fornecer capitais prprios, os scios ou acionistas, ou capitais de terceiros, os fornecedores, bancos etc. Os fornecedores dos recursos energticos podem ser os governos (energia eltrica, gs etc.) ou empresas privadas (madeira, leo diesel etc.). Os fornecedores de recursos tecnolgicos (mquinas, equipamentos, software, processos etc.) podem ser tanto empresas pblicas quanto privadas. Os recursos humanos podem ser fornecidos por empresas terceirizadas ou contratados diretamente pela prpria organizao. Os recursos materiais so as matrias-primas, materiais auxiliares e os insumos utilizados nos processos produtivos, os de escritrio, de higiene e limpeza etc., e devem ser corretamente administrados, uma vez que so recursos de uso contnuo e precisam ser adquiridos e gerenciados visando atingir os objetivos de reduo de custos e/ou de maximizao de resultados. Geralmente, os recursos materiais encontram-se no chamado Ativo Circulante das organizaes e recebem o nome genrico de estoques. Por fim, os recursos patrimoniais so aqueles que compem o chamado Ativo Permanente das organizaes e so representados por mquinas, equipamentos, veculos, mveis, utenslios e demais facilidades necessrias ao funcionamento da organizao.

Recursos materiais
Essencialmente, entende-se por recursos materiais quaisquer bens que sejam utilizados nos processos produtivos organizacionais. Segundo Martins e Alt (2000, p. 6), por transmitirem a ideia de que so capazes de gerar produtos e servios e, portanto, produzir riquezas, os bens so muitas vezes considerados como sinnimo de recursos. Para a administrao de materiais, os bens (parte do patrimnio da organizao) so sinnimos de recursos materiais e, assim, so considerados
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Administrao de Material e Patrimnio

apenas aqueles que integram o chamado Ativo Circulante das organizaes e que, genericamente, recebem o nome de estoques. Ou seja, o objeto central da administrao de materiais o estoque disposio das organizaes. Os estoques so compostos, basicamente, de materiais auxiliares, matrias-primas, produtos em processo (WIPs Work in Process) e produtos acabados. Cada um desses materiais merecer um cuidado e ateno diferenciada para que os objetivos da organizao possam ser atingidos. A correta gesto dos estoques a essncia da administrao de materiais.

Recursos patrimoniais
Para a contabilidade, o patrimnio de uma organizao entendido como o conjunto de bens, direitos e obrigaes que so colocados sua disposio pelos scios e/ou fornecedores. O papel da administrao de materiais e do patrimnio zelar por tais recursos, gerindo-os de forma a garantir sua utilizao racionalmente para permitir que se atinjam os objetivos organizacionais de maximizao dos resultados (lucro). Esse conjunto de bens, direitos e obrigaes representa um conjunto de recursos que, bem administrado, poder contribuir com os objetivos da organizao, uma vez que, ainda segundo a cincia contbil, o patrimnio lquido representado pela seguinte equao: Patrimnio Lquido = (Bens + Direitos) Obrigaes

No conjunto de bens e direitos encontram-se os recursos patrimoniais (ativos permanentes), os estoques, os recursos financeiros etc. e, no conjunto dos direitos, encontram-se os resultados da venda dos produtos e/ou servios gerados pelos processos produtivos, representados, entre outros, por duplicatas a receber. Para a disciplina de administrao de materiais quando nos referimos ao patrimnio, estamos dedicando ateno apenas aos bens que fazem parte do ativo permanente. Como se pode perceber, pelos contedos acima, a administrao de recursos materiais diferente da administrao dos patrimoniais, embora sua gesto tenha a mesma finalidade, ou seja, contribuir para que se atinjam os objetivos das organizaes, em termos de minimizar os recursos (materiais ou patrimoniais) para possibilitar uma maximizao dos resultados.

Administrao de materiais

Conceito de administrao de materiais

Para compreender o significado da administrao de materiais, necessrio compreender o significado das duas palavras: administrao e materiais. A palavra administrao designa tanto a cincia que estuda os fenmenos organizacionais, quanto o local onde se localizam os servios administrativos ou, ainda, o conjunto de regras que objetivam ordenar e controlar os processos organizacionais, com produtividade e eficincia, visando atingir resultados predeterminados. Por outro lado, a palavra materiais assume o significado do conjunto de objetos, instrumentos, equipamentos, ferramentas ou outros que so utilizados em um servio ou processo produtivo. Ou, ainda, o mobilirio ou conjunto de utenslios de uma organizao. Dessas duas palavras, assim conceituadas, podemos inferir que administrao de materiais implica gerenciar os recursos disposio de uma determinada organizao para atingir os objetivos estabelecidos. Porm, no so todos os recursos apresentados na figura 1 que so objeto do gerenciamento pela rea de atuao da administrao de materiais. Apenas os recursos materiais propriamente ditos e os relacionados com o patrimnio que so objetos de preocupao da rea de materiais. Inicialmente, podemos definir a administrao de materiais como sendo o conjunto de regras, ou normas, que visam ordenar os processos organizacionais relacionados com os materiais disposio da organizao, com produtividade e eficincia, de forma a atingir objetivos preestabelecidos. Segundo diferentes autores, existem formas diversas de se conceituar a administrao de materiais. Segundo Arnold (1999, p. 26), a administrao de materiais a funo responsvel pelo fluxo de materiais a partir do fornecedor, passando pela produo at o consumidor ou, ainda, planejamento e controle da distribuio e administrao da logstica. Para Martins e Alt (2000, p. 5),
[...] a administrao dos recursos materiais engloba a sequncia de operaes que tem seu incio na identificao do fornecedor, na compra do bem, em seu recebimento, transporte interno e acondicionamento, em seu transporte durante o processo produtivo, em sua armazenagem como produto acabado e, finalmente, em sua distribuio ao consumidor final.

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Administrao de Material e Patrimnio

Para Arnold (1999, p. 26) administrao de materiais uma funo coordenadora responsvel pelo planejamento e controle do fluxo de materiais. Por outro lado, Francischini e Gurgel (2002, p. 5) definem a administrao de materiais como a atividade que planeja, executa e controla, nas condies mais eficientes e econmicas, o fluxo de material, partindo das especificaes dos artigos a comprar at a entrega do produto terminado ao cliente. Outra definio til a do Council of Supply Chain Management Professionals (CSCMP), ou Conselho dos Profissionais de Administrao das Cadeias de Suprimentos, que definem a administrao de materiais como sendo a logstica de entrada de materiais, desde os fornecedores at o processo produtivo. Ou, ainda, a movimentao e a administrao de materiais e produtos acabados desde a obteno (compra), at o processo de produo2. Nos trs primeiros conceitos apresentados, temos em comum a existncia de um fluxo de materiais desde o fornecedor, atravessando a organizao, at chegar ao cliente final. Apenas para o CSCMP que o fluxo se encerra no processo produtivo. Alm disso, tambm est implcita no conceito a existncia de uma quantidade de materiais em movimentao. Como fluxo se relaciona com tempo, isso significa que temos duas variveis essenciais a serem consideradas nos conceitos apresentados: (1) quantidade; e (2) tempo. Essas duas variveis (quantidade e tempo) sero sempre objetos de preocupao da administrao de materiais. Importante esclarecer, tambm, que o objeto de preocupao da administrao de materiais, sua razo de ser, deve estar focada em: utilizar da maneira mais racional possvel os recursos da organizao (maximizando-os); e apresentar um nvel de servio em consonncia com o desejado pelo cliente. Isso significa que a administrao de materiais deve preocupar-se em gerenciar adequadamente os fluxos de materiais ao longo dos processos, de forma a garantir sua melhor utilizao e, ao mesmo tempo, oferecendo o mais alto nvel de servios possvel aos clientes. Na evoluo dos conceitos como consequncia da evoluo da administrao, como se ver no prximo tpico, o que existiam eram termos

2 No original em ingls: Materials Management Inbound logistics from suppliers through the production process. The movement and management of materials and products from procurement through production.

Administrao de materiais

diferentes com significados semelhantes. Ou seja, tratava-se de atividades relacionadas com o deslocamento de materiais e um fluxo de informaes, desde uma fonte de matria-prima at o cliente final. Ao longo do tempo, a evoluo natural conduziu ao conceito mais amplo de logstica, que vem ocupando espao nas organizaes, conquistando respeito profissional e influindo na estratgia das organizaes. Finalmente, podemos conceituar a administrao de materiais como sendo o conjunto de regras, ou normas, que visam adequar os processos organizacionais aos fluxos de materiais disposio da organizao, garantindo sua maximizao, para atingir os objetivos organizacionais e os de satisfao do cliente em termos de nvel de servio. Ao longo do texto, utilizaremos indistintamente as expresses administrao de materiais, suprimentos, gesto de suprimentos ou logstica de suprimentos, com o mesmo significado acima exposto. Uma vez que sabemos conceitualmente o que administrao de materiais, podemos analisar sua evoluo ao longo do tempo e como as organizaes evoluram sob essa perspectiva.

Evoluo das organizaes e da administrao de materiais

Para se compreender como as organizaes evoluram, e com elas a administrao de materiais, necessrio entender o ambiente no qual as organizaes se inserem, ou seja, o cenrio (pano de fundo) em que elas precisam competir. Para isso, efetuamos um corte temporal a partir da II Grande Guerra Mundial (IIGGM), iniciando com a dcada de 1950 para explicar esse ambiente e suas consequncias para as organizaes. Uma vez que, segundo Corra e Corra (2004, p. 34-35):
A guerra praticamente ocorreu sobre a Europa e o Japo. Numa situao de guerra, os envolvidos no apenas visam a objetivos militares, mas tambm industriais de seus inimigos, de onde saem equipamentos e suprimentos. Isso significa que ao final da IIGGM a capacidade produtiva mundial encontrava-se severamente deprimida. Ao mesmo tempo, a capacidade de demanda, reprimida por muitos anos durante a guerra, estava vivendo um perodo de bolha de consumo.

No incio da dcada de 1950, o mundo vivia ainda as consequncias do ps-guerra, em que as indstrias estavam focadas em atender s demandas de um mundo em reconstruo, um mercado francamente comprador, exi19

Administrao de Material e Patrimnio

gindo grandes volumes de produo para atender a duas necessidades bsicas: reduo de custos operacionais; satisfazer clientes vidos por novidades. Quando as empresas precisam competir atravs de grandes volumes, para reduzir seus custos operacionais, a administrao de materiais deve estar focada no gerenciamento de seus inventrios. Na dcada de 1960, com o mundo reconstrudo e clientes atendidos em suas necessidades, em termos de produtos bsicos, surgem os grandes supermercados, sobretudo nos Estados Unidos da Amrica, e com as empresas necessitando realizar grandes esforos para concretizar vendas, passa a ser imperioso agregar valor aos produtos atravs da adio de servios. Nesse cenrio, o marketing ocupa o espao central das preocupaes organizacionais e a nfase da administrao de materiais passa a ser a distribuio dos produtos. J na dcada de 1970 o mundo assiste ao fenmeno da invaso de produtos japoneses, sem compreender muito bem o que acontecia. O incio da dcada teve a primeira grande crise do petrleo (1973), quando o barril de petrleo chegou casa dos U$30.00, fazendo com que os pases produtores auferissem grandes ganhos com suas exportaes e, como consequncia, buscassem aplicaes para seus recursos financeiros. Isso gerou uma enorme onda de investimentos de capitais, levando as organizaes a focarem na lucratividade, uma vez que precisavam remunerar adequadamente os capitais investidos. Nesse caso, a administrao de materiais teve que se concentrar nos processos produtivos para garantir eficincia operacional. Na dcada seguinte, 1980, em virtude da conquista de mercado pelos japoneses, as organizaes, compreendendo que o sustentculo das indstrias japonesas era o fenmeno da gesto da qualidade, investiram em programas de qualidade e fizeram com que o cenrio passasse a representar uma competio mundial extremamente acirrada, em que conquistava clientes aquela organizao com produtos com qualidade, preos competitivos e entregas pontuais. Isso conduziu a administrao de materiais a gerenciar os fluxos de materiais (matrias-primas) tanto nas compras, quanto na produo, como nas vendas, de forma a assegurar a qualidade desde o incio at o final do processo. Na dcada de 1990, como reflexo do processo evolutivo, as empresas se tornam globais, ou seja, passam a atuar em diferentes pontos do globo terrestre e, para isso, estabelecem parcerias com seus fornecedores e/ou distri-

Administrao de materiais

buidores, para garantir que seus produtos cheguem antes que os do concorrente aos clientes. Tambm ganha fora a preocupao com as questes ecolgicas, levando as organizaes a cuidarem com a compra de materiais ecologicamente corretos e com produtos idem. Isso conduz a administrao de materiais a novas tcnicas de gerenciamento, uma vez que era necessrio ajustar os processos internos aos processos dos seus fornecedores e/ou clientes, fazendo com que o foco passasse a ser nos processos gerenciais. Ao iniciar o sculo XXI, na dcada de 2000, o fenmeno da globalizao ganha ainda mais fora e a adio de inmeros novos competidores globais (suportados, inclusive, pelas facilidades da tecnologia da informao disponvel), ao invs de parcerias, as empresas comeam a estabelecer alianas tanto com fornecedores quanto com clientes, as preocupaes com as questes ecolgicas evoluem ainda mais (observe as exigncias de certificao ambiental para inmeras empresas) e ganha espao a preocupao com as questes sociais. A esse cenrio, a administrao de materiais obrigada a responder com aes flexveis e extremamente geis, uma vez que as organizaes competem com velocidade cada vez maior e, por outro lado, atuando em um nmero maior de pases. Alm disso, o surgimento do comrcio eletrnico tambm exige maior ateno s questes espao-temporais. Um resumo do processo evolutivo aqui descrito encontra-se no quadro a seguir. Quadro 1 Quadro evolutivo da administrao de materiais
poca
Anos 1950 Anos 1960 Anos 1970 Anos 1980 Anos 1990 Anos 2000

Cenrio de negcios
Volume de produo Vendas Investimento de capitais Competio acirrada Globalizao, parcerias, ecologia Globalizao, alianas, ecologia e responsabilidade social

nfase organizacional
Foco nos custos operacionais Agregao de valor atravs de servios Foco na lucratividade Foco na gesto da qualidade total Competio baseada no tempo Competio baseada no tempo e no espao geogrfico

nfase de materiais
Foco no inventrio Foco na distribuio Foco na produo Foco em compras produo vendas Foco nos processos gerenciais Foco na flexibilidade e na agilidade

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(RODRIGUEZ, 2004. Adaptado.)

Administrao de Material e Patrimnio

O quadro mostra como as organizaes evoluram e de que forma as exigncias sobre os sistemas gerenciais foram se ampliando. Na verdade, as exigncias em cada um dos cenrios de negcios continuam sendo feitas sobre os sistemas gerenciais. Tudo isso fez com que a administrao de materiais fosse ganhando cada vez mais relevncia para as organizaes. A administrao de materiais, com o apoio das Tecnologias da Informao e de Comunicao (TICs), tem atuado de forma integrada na gesto do fluxo de materiais atravs dos processos produtivos. Assim, os sistemas integrados de gesto empresarial (ERPs) so os responsveis por assegurar que a administrao de materiais consiga cumprir os objetivos organizacionais com eficincia e eficcia. A partir dessa evoluo, e da incluso da rea dentro do sistema logstico, a expresso mais utilizada para designar a rea de materiais gesto de suprimentos que, segundo Arnold (1999, p. 30), inclui todas as atividades em movimentar bens, do fornecedor para o incio do processo produtivo e, incluindo-se a distribuio fsica, do final do processo produtivo at o cliente final (consumidor3).

Usamos a expresso cliente, de forma abrangente, para incluir todos os elos da chamada cadeia de suprimentos: atacadistas, distribuidores, varejistas etc., e no apenas o consumidor ou usurio final.

Importncia da administrao de materiais

Diante do processo evolutivo por que passou, a administrao de materiais assume importncia essencial para as organizaes ao ter que realizar o equilbrio entre o nvel de servios a ser oferecido aos clientes e o custo de fornecer tal nvel de servios. Ainda segundo Arnold (1999, p. 31),
[...] agrupando-se todas as atividades envolvidas na movimentao e estocagem de bens em um departamento, a empresa tem uma oportunidade melhor de fornecer o melhor servio a um custo mnimo e assim aumentar lucros. A preocupao geral da administrao de materiais balancear prioridade e capacidade. O mercado estabelece a demanda. A administrao de materiais deve planejar as prioridades da empresa (quais bens produzir e quando) para atender a essa demanda. A capacidade a habilidade do sistema de produzir ou entregar bens. Prioridade e capacidade devem ser planejados e controlados para atender demanda de consumidores a um custo mnimo.

Como possvel perceber, trata-se de um desafio enorme e, para tanto, necessrio compreender o fluxo, apresentado na figura a seguir, que comea nos fornecedores, atravessa a organizao, passa pelos canais de distribuio, at chegar aos clientes finais.

Administrao de materiais

A gesto de suprimentos a gesto de um fluxo de materiais. Processo Produtivo Fornecedor

Suprimentos

MP

Transformao (WIPs)

PA

Distribuio Fsica

Clientes

Legenda: MP = Matria-prima WIPs = Work in Process ou Progress (Produtos em Processo) PA = Produtos Acabados

Figura 3 O fluxo de materiais.

A gesto desse fluxo de materiais implica uma srie de atividades (que compem processos) que, em ltima anlise, visam assegurar a disponibilidade dos materiais certos, na hora certa, no lugar correto, em condies de utilizao, por um custo que atenda s expectativas da organizao e de seus clientes. A rea de materiais , em essncia, uma importante rea operacional das organizaes, e paradoxalmente, no nvel das unidades de operaes propriamente dito, a tomada de decises em muitas empresas ainda no obedece a uma considerao mais sistmica de impactos nos resultados globais da organizao (CORRA; CORRA, 2004, p. 45). A rea de materiais uma
[...] atividade de gerenciamento estratgico de recursos escassos (humanos, tecnolgicos, informacionais e outros), de sua interao e dos processos que produzem e entregam produtos e servios visando atender a necessidades e ou desejos de qualidade, tempo e custo de seus clientes. Alm disso, deve tambm compatibilizar este objetivo com as necessidades de eficincia no uso dos recursos que os objetivos estratgicos da organizao requerem. (CORRA; CORRA, 2004, p. 45)

O comentrio acima deixa clara a importncia estratgica da administrao de materiais para, com um adequado gerenciamento dos recursos (...) escassos, atender aos interesses dos diferentes pblicos das organizaes, gerando as sadas esperadas por cada um desses pblicos, que esto relacioESTE UM MODELO DE DEMONSTRAO DA APOSTILA nadas na figura 1: juros, para os capitais de terceiros; lucros, para os capitais E CONTM APENAS UM TRECHO DO CONTEDO ORIGINAL. prprios; produtos e/ou servios, para os clientes; salrios, para O DESENVOLVIMENTO DA MATRIA CONTINUA POR MAIS os empregados; marcas e/ou patentes, para a sobrevivncia da organizao; PGINAS NA APOSTILA COMPLETA, QUE VOC PODER tributos, para os governos; e, ainda, outras sadas que atendam . OBTER EM http://www.acheiconcursos.com.brs necessidades ou desejos de outros pblicos especficos.

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O autor.