ROTEIRO PARA ENCERRAMENTO DE BALANO

Palestrante: Daniel Tavares Santos

09/11/2011

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ROTEIRO PARA ENCERRAMENTO DE BALANO

PROGRAMA CRC
1 - Introduo 2 As peas Contbeis 3 Os trabalhos de Auditoria 4 Abertura e fechamento dos saldos de Dezembro 5 Os ajustes 6 A conferncia

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Bloco 1

INTRODUO

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Introduo
comum na maioria das empresas a existncia de uma presso muito grande para a apresentao dos resultados mensais gerados pela Contabilidade Geral.

Introduo
Essa presso para obter esses resultados o mais rpido possvel nem sempre permite aos analistas e aos responsveis pela execuo de todos os sistemas que geram os lanamentos contbeis uma ateno adequada, devido ao efeito "toque de caixa.

Introduo
Assim, sem dvida, irregularidades normalmente ocorrem, fazendo com que esses saldos, antes de serem utilizados, meream uma ateno redobrada.

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Introduo
importante considerar que muitas dessas irregularidades, geralmente devido ao seu volume, referem-se a vrios fatores como: classificao de conta indevida, lanamento invertido, lanamento a menor ou a maior, lanamentos em duplicidade, falta de lanamento, inverso de algarismos, lanamento com atraso, erro de digitao etc.

Introduo
A ocorrncia dessas irregularidades durante os diversos meses do ano nem sempre um problema muito grave, sendo o processo de reconciliao contbil uma rotina bastante desgastante nessas empresas, com o objetivo de manter esses dados corretos.

Introduo
comum nas empresas mais organizadas encontrar um setor especfico com a finalidade de reconciliao dos saldos contbeis.

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Introduo
Ao se aproximar o encerramento do balano anual, essa rotina mensal, geralmente feita com algum atraso, tem de ser alterada para que os saldos contbeis a serem apresentados nessa demonstrao atendam ao Princpio Contbil da Competncia.

Introduo
Pois, todas as pendncias devero ser regularizadas no prprio ano-base em que surgiram, mesmo que tenham de ser consideradas como "ajuste de balano".

Introduo
Os trabalhos para encerramento de balano embora se intensifiquem a partir de dezembro, podemos ainda dizer que mensalmente fazemos um pouco dele com os levantamentos mensais.

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Introduo
Antes de partimos para as peas precisaremos tratar efetivamente os ajustes com auditoria.

Introduo
E quando chegamos nesse perodo, sempre temos um e-mail ou relatrio de solicitao da auditoria com os itens que precisaremos preparar para que eles faam os devidos testes.

Introduo
Essa demanda de informaes por si s j causa impacto significativo no fluxo normal, pois temos que atender os auditores externos, internos, diretoria e os acionistas que querem o nmero.

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Introduo
No podemos nos esquecer que as informaes da publicao do exerccio anterior faz parte dessa elaborao.

Introduo
Mas no precisamos ter pnico, por que o encerramento do balano ser apenas um que faremos de muitos.

Introduo
Sem nos esquecer que este ano temos dois encerramentos: o societrio e o tributrio.

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Bloco 2

PEAS CONTBEIS

Demonstraes Contbeis
As demonstraes financeiras so relatrios elaborados com base na escriturao mercantil, com a finalidade de apresentar informaes aos diversos usurios, principalmente de natureza econmica e financeira, relativas a gesto do patrimnio ocorrido durante um exerccio social.

Demonstraes Contbeis
Exerccio Social por sua vez, tem a durao de um ano e a data do trmino dever ser fixada no estatuto (art. 175 da Lei n 6.404/76).

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Demonstraes Contbeis
Neste artigo a lei determina que ao fim de cada exerccio social, a diretoria elabore com base na escriturao mercantil da companhia, as seguintes demonstraes financeiras, que devero exprimir com clareza a situao do patrimnio da companhia e as mutaes no exerccio.

Demonstraes Contbeis
So elas: - Balano Patrimonial (BP); - Demonstrao dos Lucros ou Prejuzos Acumulados (DLPA); - Demonstrao do Resultado do Exerccio (DRE); - Demonstrao do Fluxo de Caixa (DFC); - Demonstrao do Valor Adicionado (DVA).

Apresentao e Publicao
A Lei nos 1 a 4 do artigo 176, estabelece tambm que: a) As demonstraes de cada exerccio sero publicadas com a indicao dos valores correspondentes das demonstraes do exerccio anterior;

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Apresentao e Publicao
b) Nas demonstraes, as contas semelhantes podero ser agrupadas; os pequenos saldos podero ser agregados, desde que indicada a sua natureza e no ultrapassem 0,1 (um dcimo) do valor respectivo de contas; mas vedada a utilizao de designaes genricas, como diversas contas ou contas correntes;

Apresentao e Publicao
c) As demonstraes financeiras registraro a destinao dos lucros segundo a proposta dos rgos da administrao, no pressuposto de sua aprovao pela Assemblia Geral;

Apresentao e Publicao
d) As demonstraes sero complementadas por notas explicativas e outros quadros analticos ou demonstraes contbeis, necessrios para esclarecimentos da situao patrimonial e dos resultados do exerccio.

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Apresentao e Publicao
A lei exige que as demonstraes financeiras das companhias abertas sejam obrigatoriamente auditadas por auditores independentes registrados na Comisso de Valores Mobilirios (CVM).

Apresentao e Publicao
No artigo 289 determina ainda que: - As S/A de Capital Aberto so obrigadas a publicar as demonstraes financeiras, anualmente, no rgo oficial da Unio ou Estado ou do Distrito Federal, conforme o lugar em que esteja situada a sede da companhia, e em outro jornal de grande circulao editado na mesma localidade;

Apresentao e Publicao
A CVM poder determinar que as publicaes ordenadas na Lei, sejam feitas, tambm, em jornal de grande circulao nas localidades em que os valores mobilirios da companhia sejam negociados em bolsa ou em mercado de balco, ou disseminadas por algum outro meio que assegure sua ampla divulgao e acesso s informaes;

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Apresentao e Publicao
As publicaes das demonstraes financeiras podero ser feitas adotando-se como expresso o milhar de reais; permitido as que companhias abertas disponibilizem suas demonstraes financeiras na internet.

Bloco 3

TRABALHOS DE AUDITORIA

Consideraes Gerais
Os auditores iro documentar todas as questes importantes para fundamentar seu parecer.

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Os papis de trabalho
Os papis do trabalho dem um auditor so utilizados por ele para execuo dos trabalhos de auditoria.

Objetivo dos papis de trabalho

a) ajudar, pela anlise dos documentos de auditorias anteriores, no planejamento e execuo da auditoria; b) facilitar a reviso do trabalho de auditoria; e c) registrar as evidncias do trabalho executado, para fundamentar o parecer do auditor independente.

Forma e Contedo dos Papis

O auditor deve registrar nos papis de trabalho informao relativa ao planejamento de auditoria, a natureza, oportunidade e extenso dos procedimentos aplicados, os resultados obtidos e suas concluses da evidncia da auditoria.

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Forma e Contedo dos Papis

A extenso dos papis de trabalho assunto de julgamento profissional, visto que no necessrio nem prtico documentar todas as questes de que o auditor trata; entretanto, qualquer matria que, por ser relevante, possa influir sobre o seu parecer, deve gerar papis de trabalho que apresentem as indagaes e concluses do auditor.

Procedimentos de Auditoria
Os procedimentos de auditoria so definidos como o conjunto de tcnicas que permitem ao auditor obter evidncias ou provas suficientes e adequadas para fundamentar sua opinio sobre as demonstraes contbeis auditadas, abrangendo testes de observncia e testes substantivos.

Procedimentos de Auditoria
Os testes de observncia visam a obteno de razovel segurana de que os procedimentos de controle interno, estabelecidos pela administrao, esto em efetivo funcionamento e cumprimento.

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Procedimentos de Auditoria
J os testes substantivos visam obteno de evidncia quanto suficincia, exatido e validade dos dados produzidos pelo sistema contbil da entidade, dividindo-se em: a) testes de transaes e saldos; e b) procedimentos de reviso analtica.

Riscos de Auditoria
Risco de auditoria a possibilidade de o auditor vir a emitir uma opinio tecnicamente inadequada sobre demonstraes contbeis significativamente incorretas.

Riscos de Auditoria
Deste modo, a anlise dos riscos de auditoria deve ser feita na fase de planejamento dos trabalhos, considerando a relevncia em 2 nveis:

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Riscos de Auditoria
a) em nvel geral, considerando as demonstraes contbeis tomadas no seu conjunto, bem como as atividades, a qualidade da administrao, a avaliao do sistema contbil e de controles internos e a situao econmica e financeira da entidade; e

Riscos de Auditoria
b) em nveis especficos, relativos ao saldo das contas ou natureza e volume das transaes.

Sistema Contbil e Controles

O sistema contbil e de controles internos compreende o plano de organizao e o conjunto integrado de mtodos e procedimentos adotados pela entidade na proteo do seu patrimnio, promoo da confiabilidade e tempestividade dos seus registros e demonstraes contbeis e da sua eficcia operacional.

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Sistema Contbil e Controles

importante que o auditor efetue estudo e avaliao do sistema contbil e de controles internos da entidade, como base para determinar a natureza, oportunidade e extenso da aplicao dos procedimentos de auditoria, considerando:

Sistema Contbil e Controles

a) o tamanho e a complexidade das atividades da entidade; b) os sistemas de informao contbil, para efeitos tanto internos quanto externos; c) as reas de risco da auditoria;

Sistema Contbil e Controles

d) a natureza da documentao, em face dos sistemas de informatizao adotados pela entidade; e) o grau de descentralizao de deciso, adotado pela administrao da entidade; e f) o grau de envolvimento da auditoria interna, se existente.

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Aplicao dos Procedimentos

A aplicao dos procedimentos de auditoria deve ser realizada, em razo da complexidade e volume das operaes, por meio de provas seletivas, testes e amostragens, cabendo ao auditor, com base na anlise de riscos de auditoria e outros elementos de que dispuser, determinar a amplitude dos exames necessrios obteno dos elementos de convico que sejam vlidos.

Bloco 4

ABERTURA E FECHAMENTO DOS SALDOS DE DEZEMBRO

Abertura dos saldos

Um dos passos iniciais abertura dos saldos de dezembro onde temos que ter a informao at esse momento validada, pois neste ms em especial teremos uma gama de informaes a serem analisadas. Para as empresas que fazem publicao trimestral nessa data a informao j esta mais efetivamente apurada.

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Abertura dos saldos

Nessa abertura fazemos atravs do levantamento do balancete.

Saldos Finais
Sabemos que para dizer que o nmero est enfim fechado, do momento em que abrimos o saldo de dezembro at o seu fechamento existe um longo caminho a ser percorrido, porm em pouco tempo.

Saldos Finais
Como vimos para o fechamento efetivo deste nmero teremos os apontamentos da auditoria e teremos diversos ajustes que precisaro ser feitos. No podendo esquecer que alm de ser o nmero final tambm um ms que precisa apresentar seu resultado individual.

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Saldos Finais
Em alguns momentos a auditoria ir trabalhar com saldos que ainda no so os finais, uma vez que possa ter sido constatado a necessidade dos ajustes e assim esses saldos mudaram muito.

Saldos anteriores
Os saldos das demonstraes do ano anterior tambm precisaro estar nas mos dos preparadores das demonstraes contbeis, uma vez que precisamos tambm expor as variaes ocorridas.

Roteiro
Portanto nosso roteiro, ir se iniciar aqui nos saldos. Aps teremos: - Levantamento das informaes de auditoria; - Levantamento do Balancete de Dezembro; - Levantamento do Balancete antes de depois do encerramento;

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Roteiro
- Elaborao das peas; - As notas explicativas; - Constituio das reservas; - Emisso das novas peas depois de apontados os ajustes de auditoria; - Conferncia de todas as peas.

Bloco 5

AJUSTES

Ajustes durante a elaborao

Durante a elaborao das demonstraes contbeis devido aos ajustes ocorridos no momento da auditoria.

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Ajustes durante a elaborao

A cada ajuste ocorrido ser necessrio que o processo seja refeito para que exista conformidade. Alm de que precisamos analisar que cada um desses detalhes produz reflexo em outras peas

Apresentao apropriada
As demonstraes contbeis devem representar apropriadamente a posio financeira e patrimonial, o desempenho e os fluxos de caixa da entidade.

Apresentao
Para a apresentao adequada, necessria a representao confivel dos efeitos das transaes, outros eventos e condies de acordo com as definies e critrios de reconhecimento para ativos, passivos, receitas e despesas como os estabelecidos na estrutura conceitual para a elaborao e apresentao das demonstraes contbeis.

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Aplicao dos pronunciamentos

Presume-se que a aplicao dos pronunciamentos, das orientaes e das interpretaes, com divulgao adicional, quando necessria, resulta em demonstraes contbeis que representam de maneira apropriada o que se prope a retratar.

Aplicao dos pronunciamentos

A entidade cujas demonstraes contbeis esto em conformidade com os pronunciamentos, orientaes e interpretaes do CPC deve declarar, de forma explcita e sem reservas, essa conformidade nas notas explicativas.

Aplicao dos pronunciamentos

A entidade no descreve suas demonstraes contbeis como estando de acordo com esses pronunciamentos, orientaes e interpretaes, a menos que cumpra todos os seus requisitos.

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Divulgaes
Quando a entidade no aplicar um requisito de pronunciamento, interpretao, orientao, ou de acordo com o subtpico anterior, deve divulgar: a) que a administrao concluiu que as demonstraes contbeis apresentam de forma apropriada a posio financeira e patrimonial, o desempenho e os fluxos de caixa da entidade;

Divulgaes
b) que aplicou os pronunciamentos, as interpretaes e as orientaes aplicveis, exceto pela no aplicao de um requisito especfico com o propsito de obter representao adequada;

Divulgaes
c) o ttulo do pronunciamento, da interpretao ou da orientao que a entidade no aplicou, a natureza dessa exceo, incluindo o tratamento que o pronunciamento, a interpretao ou a orientao exigiria, a razo pela qual esse tratamento seria inadequado e entraria (...)

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Divulgaes
(...) em conflito com o objetivo das demonstraes contbeis estabelecido na estrutura conceitual para a elaborao e apresentao das demonstraes contbeis e o tratamento efetivamente adotado; e

Divulgaes
d) para cada perodo apresentado, o impacto financeiro da no aplicao do pronunciamento, da interpretao ou da orientao vigente em cada item nas demonstraes contbeis que teria sido informado caso tivesse sido cumprido o requisito no aplicado.

Ajustes decorrentes de publicao

Sem desobedecer as normas estabelecidas pela Lei n 6.404/1976 e, ainda, observados os princpios de contabilidade geralmente aceitos, o profissional dever, para efeito de anlise, fazer adaptaes necessrias nas demonstraes.

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Ajustes decorrentes de publicao

Essas adaptaes, basicamente, caracterizam-se pela alocao mais adequada de um item ou, ainda, da juno de duas ou mais contas, de valor pouco significativo, sob uma nica rubrica.

Ajustes decorrentes de publicao

Observa-se que reclassificar, para fins de anlise, significa a grosso modo, dar uma nova classificao ou criar um novo agrupamento para algumas contas das demonstraes contbeis, sobretudo no Balano Patrimonial e, mais remotamente, na DRE.

Hiptese da Republicao de Balano A republicao das demonstraes financeiras, das quais faz parte o balano da sociedade, procedimento necessrio que se origina da divulgao de dados incorretos ou incompletos nas demonstraes financeiras e que torna necessria a providncia de nova divulgao, (...)

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Hiptese da Republicao de Balano (...) com as retificaes deliberadas pela assemblia, normalmente utilizada se a destinao dos lucros propostos pelos rgos de administrao no lograr aprovao (Lei n 6.404/1976 , art. 176 , 3), que possa forar modificaes introduzidas que devero constar da ata da assemblia.

Hiptese da Republicao de Balano Em alguns casos, os pareceres expressos no relatrio da auditoria podem aprovar expressamente a contabilizao de valores no observados na elaborao original do balano que, mais tarde, motive a determinao de republicao do balano.

Hiptese da Republicao de Balano Assim, o balano pode ter a necessidade de ser republicado, sem prejuzo das medidas cabveis decorrentes da omisso ou irregularidades, com as corrigidas que se fizerem necessrias, para adequada expresso da realidade econmica e financeira da entidade.

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Hiptese da Republicao de Balano Devero ser observadas, em relao aos destinatrios das informaes, as mesmas vias e com os mesmos destaques, sob meno explcita dos fatos que determinaram a republicao. (Lei 6.404/1976 , art. 134 , 4 e art. 176 , 3)

Bloco 6

CONFERNCIA DAS PEAS

Notas Explicativas
As notas explicativas so esclarecimentos que visam complementar as demonstraes contbeis e informar os critrios utilizados pela empresa, a composio dos saldos de determinadas contas, os mtodos de depreciao, os principais critrios de avaliao dos elementos patrimoniais etc.

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Notas Explicativas
So apresentadas logo em seguida das demonstraes financeiras, quando forem publicadas pela empresa.

Notas Explicativas
Dessa forma, as notas explicativas devem: a) apresentar informaes sobre a base de preparao das demonstraes financeiras e das prticas contbeis especficas selecionadas e aplicadas para negcios e eventos significativos;

Notas Explicativas
b) divulgar as informaes exigidas pelas prticas contbeis adotadas no Brasil que no estejam apresentadas em nenhuma outra parte das demonstraes financeiras; c) fornecer informaes adicionais no indicadas nas prprias demonstraes financeiras e consideradas necessrias para uma apresentao adequada; e

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Notas Explicativas
d) indicar: d.1) os principais critrios de avaliao dos elementos patrimoniais (especialmente estoques), dos clculos de depreciao, amortizao e exausto, de constituio de provises para encargos ou riscos, e dos ajustes para atender a perdas provveis na realizao de elementos do Ativo;

Notas Explicativas
d.2) os investimentos em outras sociedades, quando relevantes; d.3) o aumento de valor de elementos do Ativo resultante de novas avaliaes; d.4) os nus reais constitudos sobre elementos do Ativo, as garantias prestadas a terceiros e outras responsabilidades eventuais ou contingentes;

Notas Explicativas
d.5) a taxa de juros, as datas de vencimento e as garantias das obrigaes a longo prazo; d.6) o nmero, as espcies e as classes das aes do capital social; d.7) as opes de compra de aes outorgadas e exercidas no exerccio;

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Notas explicativas
d.8) os ajustes de exerccios anteriores; e d.9) os eventos subsequentes data de encerramento do exerccio que tenham, ou possam vir a ter, efeito relevante sobre a situao financeira e sobre os resultados futuros da companhia.

Das peas
Depois de todas as validaes feitas e uma vez que a auditoria tenha avaliado as peas, agora precisamos efetuar a conferncia das mesmas. Esse o momento de sentar em uma sala fechada e conferir os nmeros.

Das peas
Para fazer isso importante conhecer as demonstraes contbeis, por isso quem prepara deve conhecer efetivamente as informaes. Para efetuar o cruzamento com cada uma das peas.

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Das peas
Esse trabalho deve ser realmente exaustivo principalmente por que ele ser publicado, lgico que ao decorrer da elaborao j efetuamos algumas conferncias, mas sempre necessrio que faamos isso com o mximo de cautela.

Testes de soma
Nessa fase tambm efetuamos os testes de soma onde verificamos se todos os nmeros fecham, no s nas demonstraes como tambm nas notas explicativas.

Testes de soma
importante somar talvez mais de uma vez e at por pessoas diferentes para que a margem de erro seja a menor possvel. Pois, pode ser que a pessoa fique com vcio na soma. Alm de que pode ser cansativo esse trabalho dependendo da quantidade de informaes.

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Testes de soma
E preciso lembrar que a cada informao que a agncia publica, vale a pena gastar tempo verificando se esses nmeros e somas esto corretos.

Cruzamentos de dados
Em geral cada nmero no estar em apenas uma pea mas em vrias ao mesmo tempo, portanto cuidado com as divergncias.

Reviso ortogrficas
Revisar se todo o texto das notas explicativas esto corretos e coerentes.

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