Gestão Profissional do Portfólio de Projetos: maturidade e indicadores

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Editor: Sergio Martins de Oliveira

Diretora: Rosa Maria Oliveira de Queiroz

Gerente de Produção Editorial: Marina dos Anjos Martins de Oliveira

Editoração Eletrônica: Abreu’s System Ltda

Capa: UseDesign

Produção de ebook: S2 Books

Técnica e muita atenção foram empregadas na produção deste livro. Porém, erros de digitação e/ou impressão podem ocorrer. Qualquer dúvida, inclusive de conceito, solicitamos enviar mensagem para editorial@brasport.com.br, para que nossa equipe, juntamente com o autor, possa esclarecer. A Brasport e o(s) autor(es) não assumem qualquer responsabilidade por eventuais danos ou perdas a pessoas ou bens, originados do uso deste livro.

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Um homem que não se alimenta de seus sonhos envelhece cedo

(William Shakespeare)

Agradecimentos

Agradecemos imensamente a todos que contribuíram direta ou indiretamente no desenvolvimento deste livro, bem como aos respondentes da pesquisa que serviu de base para os resultados obtidos. Participaram dezenas de organizações de diversas nacionalidades, tamanhos e setores, trazendo dados confiáveis de como estão sendo feitos os pontos pesquisados nesta obra.

Agradecemos também à equipe de soluções multimídia da Petrobras no desenvolvimento do logo e da identidade visual da ferramenta PPM Ready, mais especificamente à Janaina Aragão, Elza Suzuki e Yan Martins.

Sobre os Autores

Norberto Almeida é PhD em Business Administration pela Florida Christian University (FCU). Mestre em Sistemas de Gestão pela Universidade Federal Fluminense (UFF), MBA em Sistemas de Gestão pela UFF, MBI pelo NCE da UFRJ, pós-graduado em Análise, Projeto e Gerência de Sistemas pela PUC-RJ e formado em TI pela Universidade Celso Lisboa. Possui diversos artigos publicados no Brasil e no exterior. Atualmente é diretor executivo da Portfolio Expert. Atuou por mais de 15 anos na direção e na gerência de projetos, e em consultoria para inúmeras empresas nacionais e multinacionais. É certificado PMP pelo PMI desde 2001 e certificado MCTS e MCITP em Microsoft Project pela Microsoft. Professor de cursos de capacitação em gerenciamento de projetos, programa e portfólio, PMO, preparatórios para certificação PMP, preparatórios para certificação Microsoft Project, além de MBAs de gerenciamento de projetos da Fundação Getúlio Vargas (FGV), da Fundação Dom Cabral (FDC), do IAG da PUC-RJ, da UFRJ e da UFF. Autor dos livros Gerenciamento de Portfólio (Brasport, 2011) e Gerenciamento do Tempo em Projetos (Elsevier, 2014), coautor dos livros PMO: Gerência de Projetos, Programas e Portfólio na prática (Brasport, 2012), e Metodologia de Gerenciamento de Portfólio: Teoria e Prática (Brasport, 2013).

Rafael Olivieri Neto, economista, registrado no Corecon sob o nº 14.460, é especialista em Economia das Empresas pela USP, mestre em Educação, Arte e História da Cultura pela Universidade Mackenzie, PhD e pós doctor em Administração pela FCU (Florida Christian University). Atuou, entre 1980 e 2014, como Professor, coordenador de curso, diretor e pró-reitor em instituições de ensino, como a Universidade Anhembi Morumbi, UNIP (Universidade Paulista), UNIABC (Universidade do Grande ABC), UNIBERO, USF (Universidade São Francisco), entre outras. Exerceu diversos cargos gerenciais, entre 1983 e 1997, na CESP (Companhia Energética de São Paulo), na Fundação CESP e na COMGÁS (Companhia de Gás de São Paulo). Atualmente é diretor da Competency do Brasil – Educação e Desenvolvimento Humano. Coordenador do Programa de pós-graduação da FCU no Brasil e em Angola junto ao ISTA (Instituto Superior Técnico Angola), professor para programas de pós-graduação na USCS (Universidade de São Caetano do Sul) e na Fundação Getúlio Vargas (FGV Management).

Apresentação

Aadministração dos negócios de uma organização envolve garantir que seus produtos, serviços e soluções sejam entregues aos clientes internos e externos da forma mais efetiva possível. Os projetos são os responsáveis pelo desenvolvimento e pela renovação dos produtos e serviços das organizações, garantindo que não fiquem obsoletos e percam competitividade no mercado, sendo um dos fatores responsáveis pela sustentabilidade das organizações.

O gerenciamento efetivo do portfólio de projetos e programas da organização torna-se um fator de vantagem competitiva, pois trará alinhamento ao planejamento estratégico e aos objetivos de negócio e estratégias organizacionais, bem como uma melhoria nos resultados esperados.

Este livro busca responder a algumas lacunas encontradas nas organizações hoje, independentemente da natureza do negócio, porte ou segmento, pois a disciplina de gerenciamento de portfólio ainda é incipiente na maioria absoluta das organizações, onde temos projetos não alinhados à estratégia organizacional, falta de critérios claros para a seleção e priorização das iniciativas a serem executadas, bem como uma indefinição de que indicadores de desempenho utilizar para gerenciar os projetos e o portfólio como um todo.

Mais ainda, o avanço da maturidade das organizações em gerenciamento de projetos vem sendo muito lento, fazendo que os administradores, tomadores de decisão e acionistas questionem cada vez mais os investimentos grandiosos que estão sendo feitos nessa direção. Será que o foco não está errado? Será que, mais uma vez, as organizações não estão com o antigo hábito de fazejar, ou seja, sair fazendo sem planejamento, em vez de se preparar de forma adequada para permitir esse avanço de modo consistente e mais acelerado?

Entender por que isso vem acontecendo, bem como criar mecanismos para ajudar as organizações a se prepararem adequadamente, também foram metas desta obra, que fornece uma ferramenta para a avaliação dessa prontidão das organizações para o gerenciamento do seu portfólio de projetos e programas, recomendando um plano de ação que deve ser seguido para aumentar sua prontidão.

Todos os modelos e ferramentas desenvolvidos nesta obra estão disponíveis para uso ou podem ser obtidos gratuitamente. Foi utilizada uma base referencial consistente, bem como um benchmarking com diversas das principais organizações mundiais para o desenvolvimento desses modelos e ferramentas. Conforme forem sendo apresentados, orientações para sua utilização serão fornecidas.

Por último, informamos que esta obra foi desenvolvida com base na tese de Norberto Almeida, um dos autores, para a obtenção do título de Doctor of Philosophy in Business Administration (PhD) pela Florida Christian University (FCU) no ano de 2014, sob a orientação do professor Rafael Olivieri Neto, também um dos autores.

Um cordial abraço e o desejo de uma excelente leitura,

Norberto de Oliveira Almeida, PhD

Diretor Executivo da Portfolio Expert

www.portfolioexpert.com.br

Rafael Olivieri Neto, PhD

Diretor da Competency do Brasil –

Educação e Desenvolvimento Humano

www.competencydobrasil.com.br

Objetivos do Livro

Oobjetivo geral do livro foi desenvolver modelos e ferramentas que facilitem a tomada de decisão e o acompanhamento do portfólio de projetos de uma organização. O resultado final é um arcabouço teórico e os seguintes modelos e ferramentas, que podem sem utilizados e obtidos gratuitamente com a aquisição do livro:

Ferramenta baseada em plataforma web, para a avaliação da prontidão das organizações ao gerenciar seu portfólio de projetos, baseado nos quatro pilares do gerenciamento profissional de projetos, propostos por Norberto Almeida em 2011.

Ferramenta baseada no Microsoft Excelâ, para elaborar o inventário de projetos e selecionar e priorizar os projetos a serem executados pela organização.

Conjunto de indicadores para a avaliação do desempenho do portfólio de projetos.

Estrutura do Livro

Para melhor visualização e entendimento, o livro foi dividido da seguinte forma:

Introdução – Contém a contextualização do tema e do cenário das organizações.

Capítulo 1. Referencial Teórico – Contém a revisão bibliográfica, visando obter as contribuições dos principais autores da literatura atual para apoiar os assuntos utilizados.

Capítulo 2. A Pesquisa e a Análise dos Resultados – Descreve como foram feitas a pesquisa de campo do livro e a análise dos resultados.

Capítulo 3. Análise de Prontidão – Descreve o modelo e a ferramenta sugeridos para a análise da prontidão das organizações, para o gerenciamento profissional do portfólio de projetos.

Capítulo 4: Seleção e Priorização de Projetos – Descreve o modelo e a ferramenta sugeridos para a seleção e priorização dos projetos que comporão o portfólio de projetos da organização.

Capítulo 5: Indicadores de Desempenho de Projetos e Considerações Finais – Descreve o conjunto de indicadores sugeridos para a avaliação do desempenho dos projetos que comporão o portfólio de projetos da organização, bem como as considerações finais sobre o livro e seus possíveis desdobramentos.

Apêndices – Apresentarão todos os documentos elaborados pelos autores com o objetivo de complementar a argumentação.

Sumário

Introdução

Capítulo 1. Conceitos Fundamentais

1.1. Conceitos de gerenciamento de projetos

1.1.1. Projeto

1.1.2. Programa

1.1.3. Portfólio

1.1.4. PROJECT MANAGEMENT OFFICE (PMO)

1.1.5. Gerenciamento de portfólio

1.1.6. Modelos de maturidade em gerenciamento de projetos

1.2. Pilares do gerenciamento profissional do portfólio de projetos

1.2.1. Pessoas capacitadas

1.2.2. Metodologia de gerenciamento de projetos, programas e portfólio

1.2.3. Sistema de Informações de Gerenciamento do Portfólio (SIGP)

1.2.4. Governança do portfólio de projetos

1.2.4.1. Grupos de processos

1.2.4.2. Áreas de conhecimento

1.2.4.3. Visão geral da metodologia de gerenciamento de portfólio

1.3. Seleção e priorização de projetos

1.3.1. Categorização dos projetos

1.3.2. Metodologia de seleção, priorização e otimização

1.3.2.1. Método de ponderação de fatores

1.3.2.2. Programação linear ou programação linear inteira

1.3.2.3. Análise por envoltória de dados ou DATA ENVELOPMENT ANALYSIS (DEA)

1.3.2.4. Análise mulcritério usando o ANALYTIC HIERARCHY PROCESS (AHP)

1.3.2.5. Análise multicritério usando o MEASURING ATTRACTIVENESS BY A CATEGORICAL BASED EVALUATION TECHNIQUE (MACBETH)

1.3.2.6. Moderna Teoria do Portfólio (MTP) de Markowitz

1.3.2.7. Teoria dos jogos

1.4. Sucesso, métricas e indicadores

Capítulo 2. A Pesquisa e a Análise dos Resultados

2.1. A estruturação da pesquisa de campo

2.2. A análise dos resultados

2.2.1. Análise da caracterização da organização e do respondente

2.2.2. Análise dos processos de seleção e priorização dos projetos do portfólio

2.2.3. Análise das métricas e indicadores de desempenho dos projetos e do