Gestión auxiliar de documentación económico-administrativa y comercial. ADGG0408

Bibliografía

Capítulo 1

Gestión auxiliar de documentación administrativa

1. Introducción

En el ámbito empresarial y, más concretamente, desde el punto de vista administrativo, la actividad se caracteriza por tener como base fundamental la documentación.

Se puede afirmar por ello que los documentos administrativos se consideran el fundamento de los actos llevados a cabo por la organización y que, por ende, una adecuada gestión de los mismos se considera una labor importante.

En el presente capítulo, se van a estudiar los documentos administrativos más habituales de la Administración pública y, más profundamente, los relacionados con la empresa privada, analizando su estructura, sus funciones y sus características.

Asimismo, se estudiará la forma de gestionar toda esta documentación de manera informatizada.

2. Los documentos administrativos en entidades públicas y privadas

La documentación administrativa utilizada en las entidades públicas y privadas difiere una de otra. Por ello, se va a describir por separado cada una de ellas.

2.1. Entidades públicas. Administración pública

A continuación, se van a desarrollar algunos aspectos relevantes de la documentación de la Administración pública.

Elementos

Con carácter general, los elementos que conforman la estructura de los documentos de la Administración pública son:

Encabezamiento: parte inicial, contiene el título del documento al que se refiere (solicitud, acuerdo, alegación, etc.) y datos identificativos tales como datos personales, número de expediente, asunto, referencias, etc.

Ejemplo: Como encabezamiento de una resolución tipo, se muestra la siguiente.

Cuerpo: parte central, formada por el contenido del documento, que dependerá del que se trate, es decir, exposición de motivos, formulación del recurso, alegaciones, etc.

Ejemplo: siguiendo con la estructura de la resolución anterior, se muestra un ejemplo de cuerpo de la misma.

Pie o cierre: parte final que incluye lugar, fecha y firma del autor/a del documento, así como datos del destinatario, si existiese.

Ejemplo: por último y como parte final, se muestra un ejemplo de pie de resolución.

Además, los documentos administrativos incluyen también el escudo oficial del organismo correspondiente, un lugar reservado al número de registro de salida, el logotipo, el sello y el visto bueno del superior jerárquico.

Funciones

Los documentos de la Administración cumplen principalmente dos funciones:

De constancia: esta función permite demostrar la existencia de un acto y su conservación, así como poner de manifiesto los efectos que puedan producir dichos actos y sus posibles errores.

De comunicación: utilizados como medio de comunicación entre la Administración y su entorno o con el exterior.

Características

Para que un documento pueda ser considerado como administrativo, debe contener una serie de particularidades:

Es necesario que produzca algún tipo de efecto, ya sea informativo o jurídico, frente a terceros o incluso dentro de la propia organización.

Debe ser expedido por un órgano administrativo de la Administración o sujeto que lo represente.

Tiene que estar emitido de forma válida y, para ello, es necesario que cumpla una serie de requisitos formales contemplados en la normativa que en cada caso corresponda.

Su redacción tiene un estilo impersonal, por la utilización forzosa de estilos rígidos. Los formatos están normalizados.

Está relacionado con otros documentos administrativos, para formar un expediente.

Sabía que...

Los documentos administrativos también son denominados comunicaciones formales, ya que deben cumplir con una serie de normas, tanto en su redacción como en su forma.

Actividades

1. Contestar a las siguientes cuestiones sobre los documentos administrativos públicos:

¿De qué partes consta su estructura?

¿Cuáles son sus funciones? Explicarlas brevemente.

Indicar tres características.

Clasificación

Tal como recoge la siguiente tabla, los documentos administrativos se pueden agrupar en cinco bloques.

Algunos de los documentos de esta clasificación no son exclusivos de las Administraciones públicas, siendo susceptibles de ser utilizados en las gestiones empresariales.

Ejemplo

Las empresas pueden hacer uso de los certificados y las actas.

Métodos de registro

Las pautas a seguir en el registro de la documentación administrativa en organismos públicos está regulada en el artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.

Los órganos administrativos dispondrán de un registro general en el que se anotarán todos los escritos o comunicaciones que sean presentados o que se reciban en cualquier unidad administrativa. De igual forma, se deberá registrar la salida de documentación oficial, ya sea para otro órgano o para un particular.

Dichos órganos administrativos podrán crear otro registro auxiliar con el objetivo de facilitar la presentación de escritos y comunicaciones. Este comunicará al registro general cualquier anotación efectuada.

Nota

Las anotaciones se realizarán por orden de llegada o salida de los documentos, indicándose la fecha del día correspondiente.

Una vez se ha registrado la documentación, esta pasará a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas.

Tanto el registro general como el auxiliar deben estar informatizados, garantizándose, de cada anotación realizada, la constancia de:

Un número.

Epígrafe que exprese la naturaleza del documento.

Fecha de entrada.

Fecha y hora de su presentación.

Identificación del interesado.

Órgano administrativo que remite el documento.

Si procede, persona u órgano administrativo al que se envía.

Si procede, referencia al contenido del documento que se registra.

Las solicitudes, escritos y comunicaciones que los particulares dirijan a la Administración pública podrán presentarse en:

Los registros de los órganos administrativos a que se dirijan.

Los registros de cualquier órgano administrativo perteneciente a la Administración General del Estado, de las Comunidades Autónomas, de las Diputaciones Provinciales, Cabildos y Consejos Insulares, los Ayuntamientos de los municipios o cualquier otro órgano de la Administración Local que posea el convenio correspondiente.

Las oficinas de Correos.

Las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.

Cualquier otro órgano que establezca la normativa vigente.

Normativa básica para su elaboración

La normativa básica que rige la elaboración de la documentación administrativa en las entidades públicas está contemplada en las siguientes normas:

Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Ley 4/1999, de 13 de enero, de modificación de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Ley 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social.

Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regula la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, la expedición de copias de documentos y devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro.

Real Decreto 1465/1999, de 17 de septiembre, por el que se establecen criterios de imagen institucional y se regula la producción documental y el material impreso de la Administración General del Estado.

Actividades

2. Buscar en internet un modelo de recurso y otro de notificación y enumerar las diferencias que existen entre ambos.

3. ¿Cuáles son los datos que deben constar en el registro auxiliar de un documento administrativo?

2.2. Entidades privadas. Empresas

En el ámbito empresarial, a través de los documentos comerciales, se tiene constancia de la realización de operaciones mercantiles.

Elementos, funciones y características

Con carácter general, los elementos que conforman la estructura de un documento expedido o recibido en la empresa son similares a los ya indicados para las entidades públicas:

Encabezamiento.

Cuerpo.

Pie.

Aunque, en este caso, se debe tener en cuenta que el contenido de cada una de las partes es diferente, según el documento que se esté tratando. Por ello, es más adecuado no desglosar la estructura en estas tres partes, sino indicar en líneas generales el contenido mínimo que debe existir en el documento, siendo este el siguiente:

Nombre o razón social de las partes intervinientes en la operación comercial.

Dirección social o fiscal de ambas partes.

NIF o CIF.

Datos del agente comercial, si procede.

Datos generales de los productos objeto de la operación.

Datos identificativos del documento, tales como fecha de expedición, número y serie, vencimientos, etc.

Datos bancarios para la formalización de la operación.

Los documentos comerciales en las entidades privadas tienen una serie de funciones definidas y relevantes:

Constituyen un medio de verificación de la realización de actos de comercio en la empresa.

Contienen la relación jurídica derivada de la operación comercial, es decir, derechos y obligaciones establecidos entre las dos partes que intervienen.

Son la base para la correcta contabilización de las operaciones comerciales llevadas a cabo en la empresa y su posterior comprobación.

Sirven para establecer un control sobre las actividades realizadas.

Las características de los documentos administrativos en las entidades privadas se desglosarán más específicamente en cada uno de los apartados dedicados a ellos, aunque, con carácter general, se pueden nombrar las siguientes:

Son documentos únicos e irremplazables.

Surgen como consecuencia de las operaciones llevadas a cabo en la actividad de la empresa.

Están relacionados con otros documentos.

Ejemplo: el albarán está relacionado en primer lugar con el pedido y, a continuación, con la factura.

El papel que los contiene suele estar normalizado, aunque su formato depende de la propia empresa.

Clasificación y métodos de registro

Una clasificación común de los documentos que se pueden expedir o recibir en la empresa es la que se muestra a continuación.

Toda la documentación que se maneja en la actividad empresarial es importante que sea correctamente registrada y archivada, con el fin de tener un control exhaustivo de la misma.

El método de registro por excelencia es el Libro Registro, en el cual la documentación que entra o sale de la empresa es sistemáticamente anotada, archivada y distribuida. Su objetivo principal es la cómoda localización de un determinado documento, ante un requerimiento del mismo. Para ello, se utilizarán el número y la referencia, que informarán sobre la posición y el archivo donde esté ubicado el documento.

Por regla general, las empresas suelen tener dos libros registro anuales, uno para las entradas y otro para las salidas, en los cuales se anotarán solo aquellos documentos que estén debidamente identificados y firmados.

Nota

El Código de comercio obliga a determinadas empresas y profesionales a llevar una serie de libros registro referidos a las compras, ventas, gastos e ingresos.

El registro de la documentación que se expide o recibe en la empresa debe hacerse a través de un código numérico o alfanumérico, correlativo y distinto según se trate de entradas o salidas. Tiene carácter anual.

El contenido del libro registro es:

Numeración y referencia.

Fecha de entrada o salida.

Fecha del documento.

Procedencia o destino.

Órgano receptor o emisor.

Asunto.

Estos libros registro se pueden llevar de forma manual o informatizada, siendo esta última opción la más usada en la actualidad.

Nota

Con los avances tecnológicos, la gestión documental ha experimentado un cambio drástico. Los documentos electrónicos pasan a tener un soporte de carácter óptico o magnético, que puede ser físico (CD, DVD) o virtual (memoria del ordenador), y son gestionados a través de sistemas integrados.

Normativa básica para su elaboración

Como normativa reguladora de los distintos documentos administrativos que se manejan en las organizaciones empresariales, se pueden citar las siguientes:

De la factura:

Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido.

Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, del Reglamento del IVA.

De la E-factura:

Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas.

De las notas de abono y las facturas rectificativas:

Real Decreto 87/2005, de 31 de enero, disposición transitoria 2ª sobre expedición de facturas y documentos sustitutivos y rectificación de anotaciones registrales.

De las nóminas o recibos de salario:

Orden de 27 de diciembre de 1994, por la que se aprueba el modelo de recibo individual de salario.

Real Decreto Legislativo 1/1994, de 20 de junio, texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social.

De carácter general:

Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de datos de carácter personal.

Actividades

4. Descargarse de internet cualquier aplicación informática que gestione facturas y observe cómo se obtienen el libro registro de facturas emitidas y el de facturas expedidas.

5. Conseguir un modelo de pedido, albarán, factura y recibo y conservarlos en el ordenador para ser utilizados en las actividades siguientes.

3. Documentos administrativos en la gestión de la compraventa

Se considera compraventa mercantil aquella en la que se adquieren productos de naturaleza tangible para revenderlos, de igual forma o transformados, con el objetivo de obtener un beneficio en la reventa (art. 325 del Código de comercio).

Por su parte, la compraventa civil se define como el contrato por el cual una de las partes se obliga a entregar una cosa determinada y la otra a pagar por ella un precio cierto, en dinero o signo que lo represente (art. 1445 del Código civil).

Los documentos administrativos que intervienen en la gestión de la compraventa son los que se indican en el siguiente esquema y se desarrollan en los próximos apartados.

Esquema de un proceso de compraventa

3.1. El pedido

En toda transacción comercial, existen una serie de documentos