NSAN KAYNAKLARI KTAP ZETLER 15 ALIAN NER SSTEMLER

Kitap Ad: EMPLOYEE SUGGESTION SYSTEMS Yazar: Robert L. Bassford & Charles L. Martin Yayn Tarihi: 1998 Yaynevi : Crisp Learning Sayfa Says : 112 Sayfa Fiyat : 13.95 USD Crisp 50-Minute Kitap Serisi Hakknda: 200den farkl balk ieren, kiisel geliime ynelik kitap serisidir. Herkesin kendi hznda renebilmesine imkan tanyan bir yaps vardr. ve kiisel kullanm amacyla hazrlanan eitim kitaplar, altrmalar, aktiviteler, deerlendirmeler ve rnek olay almalar da iermektedir.

EDTRN YORUMU: Resmi neri sistemleri sayesinde, her yl organizasyonlar tarafndan iki milyar dolarlk bir tasarruf elde edilmektedir. Ortalamada, her 100 alan bana, ylda 33.000 dolardan fazla bir tasarruf sz konusudur. Bir ok irket, kalite ve yenilikilik alanlarndaki ilerlemelerini, alan neri sistemlerine borlu olduklarn ifade etmektedir. Eer sizin organizasyonunuzda alanlarnzn fikirlerini ynetecek bir sistem yoksa, ya da mevcut sistem yeterince iyi deilse, ok ciddi bir kaynanz kullanmamak yoluyla sraf ediyorsunuz demektir. Robert L. Bassford alan neri Sistemlerinin eksiklii ya da yanl kullanm, gerekten de organizasyonlarda en ok sraf edilen deerli kaynaklarn banda geliyor. Bunun nedeni, bir ok nsan Kaynaklar sisteminde olduu gibi, st Ynetimin uygulamayla ilgili tam destek ve balln almadan harekete geilmesi... st Ynetimler, neden nsan Kaynaklar sistemlerinden desteklerini esirgerler? sorusunun yantn, daha nceki zetlerimizde kapsaml biimde paylamaya altk. Bu yndeki paylamlarmz phesiz ki devam edecektir ancak, zetle unu syleyebilirim ki, ana neden, bu sistemlerin irket sonularna ne ekilde hizmet ettiinin anlalamamas ve irket stratejileri ile ak ve dorudan bir balant kurulamamasdr. Buna ilaveten, bu tip sistemlerin kurulum planlamas esnasnda, st Ynetim sre dahilinde, kendilerinden beklenecek onay verme aamalarn tam olarak anlayamamaktadr. Pek ok alanda, kazan salayabilmek iin, nce yatrm yapmann gerekliliine inanan st ynetimler, sra insan kaynana gelince, belirsizlikler nedeniyle aniden cimrileebilmektedir. alan neri Sistemleri, hem nerilerin hayata geirilmesi esnasnda gerekecek harcamalar, hem de neriyi getiren kiilere verilecek dller nedeniyle, ayr bteler gerektirmektedir. st Ynetim, bu iin her aamasn pek bir sevmekte, ancak sra para harcamaya geldiinde, sistemi sorgulamaya ve onaylar duraklatmaya balamaktadr. Ne ac deil mi? alanlarnn iyi fikirler gelitirebileceine inan tamayan ynetimler tarafndan ynetiliyoruz. Bu gvensizlik, bir sre sonra ya gerekten de iyi fikir gelitirmeyen alanlarn olumas, ya da st Ynetimin verdii kararlara duyulan benzer bir gvensizlik eklinde karlk gryor. Her iki durumda da, kaybeden yine irketler oluyor...

Kitabmzla ilgili tartma platformumuzu bir kez daha hatrlatalm: http://finance.groups.yahoo.com/group/insankaynaklarikitapozetleri

yi okumalar, zlem Demir Ylmaz ozlemdemir.au@karya.org

ALIAN DL SSTEMLER, Resmi neri sistemleri sayesinde, her yl organizasyonlar tarafndan iki milyar dolarlk bir tasarruf elde edilmektedir. Ortalamada, her 100 alan bana, ylda 33.000 dolardan fazla bir tasarruf sz konusudur. Bir ok irket, kalite ve yenilikilik alanlarndaki ilerlemelerini, alan neri sistemlerine borlu olduklarn ifade etmektedir. Eer sizin organizasyonunuzda alanlarnzn fikirlerini ynetecek bir sistem yoksa, ya da mevcut sistem yeterince iyi deilse, ok ciddi bir kaynanz kullanmamak yoluyla sraf ediyorsunuz demektir. ALIAN NER SSTEMLERNN YARARLARI Organizasyon asndan yararlar Den maliyetler Artan ciro Srelerin yeniden tanmlanmas Artan kalite Artan karllk Gelien iletiim Deiime daha az diren Organizasyon genelinde en iyi uygulamalarn hayata geirilmesi

alanlar asndan yararlar Artan Moral Daha fazla ibirlii Somut dller Maddi olmayan (ayni) takdirler Artan yaratclk Daha az i tekrar Profesyonel geliim Daha fazla i gvencesi

Mteriler asndan yararlar Daha yksek kalite Daha hzl servis Yeni rnler ya da hizmetler Daha dk fiyat

Hissedarlar asndan yararlar Daha yksek yatrm dn oran

alan neri Sistemleri, ie yarayan fikirlerin yaam bulma ansn arttrabilmelidir. Bu fikirler, bir dizi engeli aarak, uygulanma ansn elde etmelidirler. Bu engeller arasnda: Olumsuzluklar hmalkarlklar Duyarszlk / lgisizlik Korku Yaratclk eksiklii Saygnlk eksiklii

saylabilir. alan neri Sistemi OLMADAN Fikir Ak ALIANLARIN POTANSYEL FKRLERNN HAVUZU Bunu daha nce hi dnmemitim Bu yaplamaz Bu benim iim deil Kimin umurunda? ALIANLARIN NER VERME KONUSUNDAK ALGILARI Yneticim bunun sama bir fikir olduunu dnecek Daha sonra raporlarm e yaramaz

YNETCLERE LETLEN FKRLER Bu baka bir departman ilgilendirir bizi deil Baka projelere ayracak zamanmz yok Sorunlarmz olduunu itiraf edemeyiz Biz bunu daha nce denedik Bu sama bir fikir YNETCLER TARAFINDAN BEENLEN FKRLER Deerlendirilmesi iin komiteye yollayalm Daha nce hi bu ekilde yapmamtk u anda yeterli kaynamz yok Dier departmanlardan destek alamayz

SONU : HAYATA GEEN OK AZ FKR

alan neri Sistemi OLDUUNDA Fikir Ak ALIANLARIN POTANSYEL FKRLERNN HAVUZU Bunun zerinde alrsam, bir zm bulabilirim Eminim, bunu yapmann daha iyi bir yolu vardr Beyin frtnas yapalm ALIANLARIN NER VERME KONUSUNDAK ALGILARI Bunun yerine, u ekilde yapsaydk ne olurdu? Denemekten bir zarar gelmez Yneticim beni dikkate alacaktr

YNETCLERE LETLEN FKRLER Rakamlar zerinde alalm ve bakalm ie yarayacak m... Bu konuyla ilgili liderlik roln stlenebiliriz Bu herkesin menfaatine olur YNETCLER TARAFINDAN BEENLEN FKRLER Bunu denememeyi gze alamayz Hemen ie koyulalm Ne kaybmz olur ki?

SONU : HAYATA GEEN PEK OK FKR

ALIAN NER SSTEMLERNN ANA PRENSB 1. Her ey gelitirilebilir 2. Her birey geliim fikirleri retebilir 3. Fikirleri ynetebilmek iin resmi bir sisteme gereksinim vardr Bu ana prensiple ilgili pheleriniz varsa, salkl bir alan neri Sistemi kurup gelitirmeniz olas deildir. O nedenle, ncelikle bu alanlarda kendi tutum ve alglarnz sorgulamanz rica edebilir miyiz?

NER SSTEMNN KURULUMU

ADIM 1 Temeli Atn

ADIM 2 Hedef ve Amalar Belirleyin

ADIM 3
Kritik Konularda Politika Belirleyin

ADIM 4 S Yapsn Oluturun

ADIM 5 Dahil Olan Herkesi Eitin

ADIM 6 S Duyurun

ADIM 7 Gelen Sorular Ynetin

ADIM 8 S Gelitirin

ADIM 1 : Temeli Atn Resmi bir alan neri Sistemi kurulumunda, bu konu en kritik maddeler arasnda yer almaktadr. Ynetim destei olmakszn, alan neri Sistemleri, henz hayata gemeden, lme mahkum olmu demektir. alan neri Sistemlerinin, st Dzey Ynetim desteine gereksinimleri vardr. Bunun nedeni de, hem fikirlerin hayata geirilebilmeleri iin, hem de

alan neri Sistemi bte fonlar ve dl demeleri iin, ynetim onayna gereksinim duyulmasdr. nerileri olan alanlar, S kavramn benimsemeden nce, st ynetimin sistemi benimsediine dair sinyalleri grmek isterler, Orta kademe yneticiler de, kendi departmanlarnda S tevik etmeden nce, bekle ve gr tutumu iine girebilirler. Organizasyonda gelecek olan nerileri deerlendirme ve uygulamas istenen kiiler dahi, zamanlarn ve enerjilerini yatrmadan nce, st ynetimin konuya olan ilgilerini grmek isteyeceklerdir.

Ksaca, st ynetim S ciddiye almad takdirde, kimse almayacaktr. Balang olarak, irketin her alanndan yneticilerin katld bir toplant dzenleyin. neri programn balatma olasln konuun. neri sistemleriyle ilgili baar hikayelerini paylan. Bir neri sisteminin irketin kalite gelitirme abalarna ne ekilde destek olacan gsterin. irketle ilgili, bir ka iyi neri rnei verin. Sorularna ve endielerine karlk verin. Desteklerini isteyin, ya da bir takip toplantsnda detaylar konuma sz aln.

Balangtaki st ynetim destei nemli olmakla beraber, bunun srdrlebilirliinin daha da nemli olduunu unutmayn. zellikle zor ekonomik dnemlerde, her trl uygulamann gereklilii sorgulanaca iin, st ynetimi alan neri Sisteminin ileyii hakknda bilgilendirecek ve gncel kalmalarn salayacak bir iletiim sistemi kurmay ihmal etmeyin. st Ynetim desteini almanz takiben, alan neri Sisteminizi kurmak ve ynetmek iin bir Ynetim Komitesi oluturmanz gerekmektedir. Bu komite: Dzenli olarak (aylk ya da eyrek dnemlerde) toplanarak, programn kural ve prosedrlerini gzden geirmek, Programa iletilen fikirlerin son halini deerlendirmek ve onaylamak, Fikirlerin uygulanmas ve performans hakknda geribildirim toplamak, neri sisteminin performansna ynelik raporlama yapmak

amalaryla bir araya gelecektir. Komite, organizasyondaki farkl fonksiyonlar, farkl ynetim dzeylerini ve gereksinim varsa farkl corafi dalmlar temsil edebilmelidir. daelinde saylar be ila dokuz arasnda olmas gereken bu ynetim komitesi yelerinden Olumlu bir tutum iinde olmalar, nerilen fikirlerin organizasyonda hayata geirilmeleri konusunda istekli olmalar, Zamannda gerekli kararlar verebilmeleri, Organizasyonu gelitirmek iin her frsat dikkate almalar, beklenir.

ADIM 2 : Hedef ve Amalar Belirleyin alan neri Sistemlerinin hedefleri, uzun vadeli olanlardr. Amalar ise, daha ksa vadeli ve daha niceliksel olmaldr. alan neri sistemlerinin baars asndan, ksa vadeli amalarda fazla iddial olmadan, gereki olanlar belirlemenizi nermekteyiz. ADIM 3 : Kritik Konularda Politika Belirleyin Kural ve politikalar belirlerken, dikkate almanz gereken 12 kritik konu vardr: Uygun Adaylar Uygun Fikirler alann Kapsam (nerilerin i kapsam dndan da olup olamayaca) dl Tipleri o Nakdi o Ayni (mobilya, beyaz eya, elektronik eyalar,vb) o cretli zin o Genel Mdr ile yemek o Seyahat o Plaket ve sertifikalar Azami dl dl Dalm o Ne zaman? o Nasl? Deerlendirme Sreci zlenemeyen gc Tasarrufu dlleri nerenlerin Kimlik Bilgisinin Aklanmas Kabul Edilmeye nerilerin Ynetimi

ADIM 4: S Yapsn Tasarlayn Programa bir isim verin Sisteme bir logo tasarlayn Sre Akn tanmlayn o nerilerin nasl gelitirildii o nerilerin nasl ilendii o Hangi formlarn kullanld o Formlarn nerelere gnderildii o nerilerin nasl kayt altna alnd o nerileri kimlerin deerlendirdii o nerilerle ilgili kimlerin son karar verdii o neriyi yapanlara son kararlar kimin ilettii Politika el kitabn hazrlayn alan neri Formunu hazrlayn neri Deerlendirme Formunu hazrlayn neri zleme Sistemini hazrlayn

ADIM 5 : lgili Herkesi Eitin alan neri Sistemlerinde, ilgili taraflar eitmek ii zamana braklmamal ve bir an nce, planl bir ekilde uygulamaya konmaldr. Eitilecek drt ana grup sz konusudur: 1. 2. 3. 4. S Ynetim Komitesi alanlar Deerlendiriciler Yneticiler

alanlarn eitiminde, sistemin kullanmnn yan sra, zellikle yeni fikir gelitirme konusu zerinde durulmaldr. ADIM 6 : Sistemi Duyurun lk yl promosyon planna dahil etmenizi nerdiimiz baz promosyon malzemeleri: Posterler Afiler Masa st nesneleri kartmalar Mousepadler Kahve kupalar Rozetler

olabilir. Sistemin desteklenmesi adna yrtebileceiniz baz aktiviteler ise: irket blteninde yaynlanacak makaleler dl trenleri S videolar st dzey yneticilerle birlikte ekilen fotoraflar Teekkr notlar ve mektuplar

eklindedir. ADIM 7 : Gelen Sorular Ynetin. Sisteme hazrlanrken, sk sorular sorular ve cevaplarna ilikin bir belgeyi hazrlamanz ve politika el kitab iinde bulundurmanz neririz. Bunun haricinde, gelecek sorular cevaplamak iin yeterli sayda kiiye sorumluluk verilmesi ve hzl geridn yaplmas da nemlidir. ADIM 8 : Sistemi Gelitirin Her sistem balatlmasnda olduu gibi, alan neri Sistemlerinde de, hayata geirilen ksmlarn ne kadar iyi iledii ve ilemeyen ksmlarla ilgili ince ayarlar yaplmas nem

tamaktadr. zellikle de sistemin alanlar tarafndan ne kadar iyi anlald konusu, kritik neme sahiptir ve bu anlamdaki dzeltmeler vakit kaybetmeden, hemen yaplabilmelidir. Gelitirme gereksinimi duyabileceiniz ana alanlar: Amalar : Sistem amalar ile irket hedefleri uyum iinde midir? Yeteri kadar iddial ama, br yanda yeteri kadar da gereki midir? Aklk : Yanl ya da eksik anlalmalara neden olan kural ya da uygulamalar var mdr? Uygunluk : Sistemin uygunluk kapsam yeterli midir? Daha fazla saydaki alan neri sistemi uygunluk kapsamna dahil edilmeli midir? Etkililik: Hayata geirilen fikirlerin ortak noktalar nelerdir? Bu zellikler, dier fikirlere de yansmas asndan nasl yaygnlatrlabilir? Etkinlik : nerilerin verilme ve deerlendirilme sreci gelitirilebilir mi? Bu sreci daha az kiiyle yrtmek mmkn m? Formlar ve krtasiye azaltlabilir mi? dller : dl sistemi hala uygun mudur? Yeteri kadar motive edici midir? alanlara, yneticilerine, deerlendiricilere ilave dller nerilmeli midir?

ZEL SZLK : Formal : Resmi Suggestion System : neri sistemi Utility Bill : Elektrik, doalgaz vb hizmet faturalar Apathy : Duyarszlk, ilgisizlik Eligible : Uygun, seilebilir Steering Committee : Ynetim Komitesi Commitment : Ballk, taahht Award : dl Effectiveness : Etkililik Efficiency : Etkinlik Clarity : Alk, netlik Goal : Hedef Objective : Ama Quantitative: Niceliksel, saysal Short term : Ksa vadeli Long term : Uzun vadeli Job Scope : Kapsam Evaluator : Deerlendirici